1 Administração: conceito e importância 14



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RECURSOS


Pessoas

Informação e conhecimento

Espaço

Tempo


Dinheiro

Instalações



DECISÕES


Planejamento

Organização

Execução e direção

Controle


OBJETIVOS


Resultados esperados do sistema



Fonte: (MAXIMIANO, 2000, p. 25)

Para melhor aproveitar o estudo da administração, você precisa pensar em situações práticas em que haja pessoas utilizando recursos para produzir bens e serviços. Pense em organizações próximas, como padarias, supermercados, a prefeitura de sua cidade, e outras, com as quais você tem contato direto. Pense também em organizações distantes, mas que têm influência sobre sua vida: a rede de televisão a cujos programas você assiste, as empresas que fabricam os produtos que você usa (como roupas e automóveis) e as companhias fornecedoras de serviços, como telefone, água e esgoto, e energia elétrica. Pense na organização em que você trabalha. Pense em si próprio e em sua família como -administradores de recursos e tomadores de decisões.
1.1.2 Decisões
Tomar decisões significa fazer escolhas. O processo administrativo abrange quatro tipos principais de decisões, também chamadas processos ou funções. A Quadro 1 resume os quatro processos e descreve as decisões de cada um.

Quadro 1: Principais decisões do processo administrativo



PROCESSO

SIGNIFICADO

Planejamento

Consiste em tomar decisões sobre objetivos e recursos necessários para realiza-los

Organização

Consiste em tomar decisões sobre a divisão de autoridade e responsabilidade entre pessoas e sobre a divisão de recursos para realizar tarefas e objetivos.

Direção

Compreende as decisões que acionam recursos , especialmente pessoas, para realizar tarefas e alcançar objetivos

Controle

Consiste em tomar decisões e agir para assegurar a região dos objetivos

Fonte: (MAXIMIANO, 2000, p. 26)

1.1.3 Recursos
Os recursos que as organizações utilizam classificam-se em seis tipos principais: instalações, espaço, tempo, dinheiro, informações e pessoas. As organizações são sistemas de recursos empregados na realização de objetivos, como mostra a Figura 2.

Figura 2: A organização como sistema de recursos que realiza diversos tipos de objetivos





Pessoas

Informação e conhecimento

Espaço

Tempo

Dinheiro

Instalações

ORGANIZAÇÃO



OBJETIVOS

Fonte: (MAXIMIANO, 2000, p. 26)



1.1.4 Objetivos
Os objetivos são os resultados esperados, ou fins que as organizações ou sistemas procuram atingir, por meio do emprego dos recursos. Os objetivos organizam-se em uma cadeia de meios e fins. Produtos e serviços são objetivos imediatos, que possibilitam a realização de outros objetivos, como o atendimento dos interesses dos acionistas, a satisfação dos clientes e a contribuição para a comunidade.

Um sistema ou organização que consegue realizar seus objetivos é eficaz. Entre duas organizações, ou entre dois momentos da mesma organização, é mais eficiente aquela que realiza o mesmo objetivo com menor quantidade de recursos. Eficácia é a capacidade de realizar objetivos. Eficiência é a capacidade de utilizar produtivamente os recursos.


1.1.5 Pessoas
As pessoas estão no centro do processo administrativo. Elas tomam decisões, compartilham o processo decisório com outras pessoas ou são afetadas pelas decisões que outras tomam. Como indivíduos ou membros de organizações, as pessoas são os principais agentes do processo administrativo.
1.1.6 Administradores
Os administradores, ou gerentes, são as pessoas que tomam decisões de administração. Podem ser indivíduos (como um presidente de empresa) ou grupos (como a assembléia de acionistas que nomeia esse mesmo presidente). Todas as pessoas que administram sistemas de recursos e objetivos são administradores (ou gerentes). Você é administrador de seus objetivos pessoais, de seu próprio tempo e de outros recursos pessoais. Algumas pessoas administram o trabalho de outras pessoas, porque ocupam posições de chefia.

1.2 Importância Social da Administração

A administração é o processo que procura assegurar a eficácia e eficiência das organizações. A administração, como assinalou Fayol, é importante em qualquer escala de utilização de recursos para realizar objetivos - individual, familiar, grupal, organizacional ou social. A Figura 3 ilustra essas definições, bem como a relação entre o aumento da quantidade de recursos e a complexidade do processo administrativo.

Embora o processo administrativo seja importante em qualquer contexto de utilização de recursos, a razão principal para estuda-lo é seu impacto sobre o desempenho das organizações. As organizações assumiram importância sem precedentes na sociedade e na vida das pessoas. Há poucos aspectos da vida contemporânea que não sejam influenciados por alguma espécie de organização. A sociedade moderna é uma sociedade organizacional, em contraste com as sociedades comunitárias do passado, como indica a Figura 4.

O principal motivo para a existência das organizações é o fato de que certos objetivos só podem ser alcançados por meio da ação coordenada de grupos de pessoa.

Figura 3: A complexidade do processo administrativo aumenta de forma diretamente proporcional ao volume e interdependência de recursos

Fonte: (MAXIMIANO, 2000, p. 28)

Figura 4: Você está cercado, Caríba de todos os tipos de organizações





SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL



DEPARTAMENTO DE TRÂNITO

SINDICATO

COMPANHIA TELEFÔNICA

CLUBE

PREFEITURA

ESCOLA

SECRETARIA DA SEGURANÇA

COMPANHIA DE ELETRICIDADE

ESTADO

SANEAMENTO BÁSICO

Fonte: (MAXIMIANO, 2000, p. 29)



1.3 Impacto da Qualidade da Administração
Devido a sua importância para a realização de objetivos sociais, as organizações afetam a qualidade de vida tanto positiva quanto negativamente. É dramático o impacto do mau funcionamento de uma organização, especialmente de grande porte, sobre a sociedade. Pense nos seguintes casos:

  • Numa cidade inundada pelas chuvas, e lembre-se da Prefeitura. No baixo nível do ensino, na necessidade de pagar planos de saúde ou pensão, ou nas filas nos hospitais públicos, e lembre-se de que o governo não trabalha como deveria.

  • Tomara que você não tenha vivido os 21 anos de ditadura, época em que os militares, que vivem falando em disciplina e hierarquia, destituíram um Presidente da República legitimamente eleito e depois resolveram transformar o Brasil num imenso quartel. Invasões de escolas e sindicatos, censura de todos os tipos de pensamento discordante, proibição de funcionamento de centros acadêmicos, prisões arbitrárias, justiça de exceção, entre outras coisas, algumas bem piores. Era perigoso ser estudante ou professor naquele tempo.


2 TEORIA ADMINISTRATIVA

Essencialmente, uma teoria é uma representação abstrata do que se percebe como realidade. A teoria é um conjunto de afirmações ou regras feitas para enquadrar alguma parte do mundo real. Segundo F. von Hayek, sem teoria, os fatos são silenciosos.

A Teoria Geral da Administração é o corpo de conhecimentos a respeito das organizações e do processo de administrá-las. É formada por princípios, proposições e técnicas em permanente elaboração. Não há na teoria da administração fórmulas ou receitas definitivas, como acontece com outras disciplinas. Teoria, em administração, significa um conjunto de conhecimentos organizados, produzidos pela experiência prática das organizações.

As teorias da administração compreendem dois tipos principais de conhecimentos (ou teorias): descritivos e prescritivos, resumidos no Quadro 2.

Quadro 2: Dois tipos de conhecimentos a respeito da administração das organizações.


CONHECIMENTOS DESCRITIVOS

  • Procuram explicar o que são as organizações e como são administradas.

  • Diferentes autores têm diferentes explicações.

  • Há muitas teorias que explicam de forma diferente as mesmas coisas.

CONHECIMENTOS PRESCRITIVOS

  • Procuram explicar como as organizações devem ser administradas.

  • Compreendem doutrinas ou filosofias e técnicas, ou ferramentas, para administrar as organizações.

Fonte: (MAXIMIANO, 2000, p. 29)

2.1 Conhecimentos Descritivos
Conhecimentos de natureza descritiva são os que se propõem explicar um evento ou fenômeno da realidade. As teorias descritivas da administração compreendem explicações ou interpretações das organizações e do processo administrativo. Seu objetivo entender e explicar as organizações e os administradores.

Em toda descrição encontra-se a interpretação do autor. Diferentes autores, procurando entender o mesmo evento ou processo, interpretam-no de maneiras diversas ou chegam a conclusões divergentes. Muitos dos conhecimentos descritivos, por isso, são proposições, ou explicações-tentativas, que os autores apresentam para leitores e estudantes tirarem suas próprias conclusões-fomo os autores divergem na interpretação da realidade, surgem às teorias alternativas e, com elas, a polêmica e as críticas.


2.2 Conhecimentos Prescritivos
Há teorias que propõem recomendações, soluções para problemas ou decisões que devem ser tomadas em certas situações: são as teorias prescritivas, que compreendem duas grandes categorias: doutrinas (princípios ou preceitos) e técnicas.
2.2.1 Doutrinas
As doutrinas ou princípios (ou, ainda, preceitos) recomendam como agir e contêm valores implícitos ou explícitos. Os valores definem o que é importante e em que a atenção deve estar concentrada. A doutrina procura orientar os julgamentos e decisões dos administradores a respeito dos inúmeros aspectos de seu trabalho. Por exemplo: o movimento da administração científica tinha uma doutrina ou princípio da eficiência dos recursos. O movimento da qualidade tem uma doutrina ou princípio da satisfação do cliente. A escola do pensamento estratégico tem uma doutrina de eficácia da organização.
2.2.2 Técnicas
As técnicas são soluções para problemas específicos. Por exemplo: o problema de estudar a eficiência de um processo pode ser resolvido com as técnicas do estudo de tempos e movimentos. As técnicas, em geral, agregam-se em métodos.

Ao estudar e praticar administração, é de extrema importância distinguir as técnicas dos princípios. Os princípios, que são mais importantes, têm utilidade genérica.




3 FORMAÇÃO DO CONHECIMENTO ADMINISTRATIVO

Os conhecimentos administrativos são produzidos pela observação da experiência prática das organizações e de seus administradores. Há duas fontes principais desses conhecimentos: a própria experiência prática e os métodos científicos. O conhecimento sempre volta para o mundo que o produziu, num processo de constante elaboração: como procura mostrar a Figura 5.


Figura 5: Processo de formação e disseminação das teorias da administração



FORMAÇÃO DO CONHECIMENTO

Relatos da experiência prática

Métodos científicos de observação e análise














Educação formal e informal

Contatos pessoais

Livros

Artigos


Treinamento
DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO

Fonte: (MAXIMIANO, 2000, p. 30)

3.1 Experiência Prática
Desde que existem as organizações, os administradores vêm criando um acervo de conhecimentos que aumentam e se refinam, de geração a geração. O administrador a atual dispõe de considerável acervo teórico, que faz parte da cultura coletiva e é produto da transmissão de conhecimentos empíricos desde que as primeiras organizações humanas foram criadas. Esse acervo de conhecimentos práticos resulta também de am processo de seleção natural. Os princípios e as técnicas que se revelam mais úteis são preferidos àqueles cuja aplicação produz resultados duvidosos.

A experiência prática continua sendo importante fonte de conhecimentos sobre como administrar. Muitas contribuições teóricas continuam a ser feitas por praticantes da administração, que refletem e registram sua própria experiência.


3.2 Métodos Científicos
O segundo vetar do moderno conhecimento administrativo é a aplicação da ciência à observação das organizações e dos administradores. A produção de conhecimentos administrativos por meio da aplicação de métodos científicos (processos sistemáticos de aquisição e tratamento de informações) é semelhante a outras formas de pesquisa, que se dedicam ao estudo de outros fenômenos, como a observação do universo ou da vida no mar. A metodologia é essencialmente a mesma.' O que muda é apenas o objeto de estudo. Há cinco métodos mais comuns usados na pesquisa de administração, que serão descritos a seguir: experimento, levantamento simples, levantamento correlacional, método do caso e incidente crítico.

3.2.1 Experimento
O experimento é o método científico por excelência, e consiste, em linhas gerais, em medir as conseqüências de uma alteração produzida em uma situação. Por exemplo:


  • O que acontecerá com a produtividade se for aplicado o método X de trabalho?

Para obter respostas a essa pergunta, é preciso:




  • Medir a produtividade atual de um grupo de pessoas chamada grupo experimental.

  • Introduzir o método X.

Medir novamente a produtividade.

O esquema geral de um experimento encontra-se na Quadro 3.

Quadro 3: Desenho de um experimento






MOMENTO 1

MOMENTO 2

MOMENTO 2

GRUPO EXPERIMENTAL

Mede-se a produtividade

Modifica-se uma variável, como o método de trabalho

Mede-se a produtividade

DRUPO DE CONTROLE

Mede-se a produtividade

Nenhuma alteração é introduzida

Mede-se a produtividade
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