A gestão Orçamental nos Serviços e Fundos Autónomos – a fctuc



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Daniela Alegre Barros da Silva

A Gestão Orçamental nos Serviços e Fundos Autónomos – A FCTUC
Setembro 2011




A Gestão Orçamental nos Serviços e Fundos Autónomos – a FCTUC


Relatório de Estágio

Núcleo de Gestão Orçamental e Conta – Faculdade de Ciências e Tecnologia da

Universidade de Coimbra
Mestrado em Gestão – Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra

Autora: Daniela Alegre Barros da Silva

Período do Estágio: 15/07/2010 a 15/01/2011

Orientadora FCTUC: Dra. Maria Conceição Pereira Girão

Orientador FEUC: Prof. Doutor Mário Augusto
Agradecimentos

Este relatório representa a conclusão de uma etapa na minha vida, marcando o culminar desta tão intensa vivência académica.

Esta meta, que pareceu tantas vezes difícil de alcançar, foi ultrapassada com esforço e dedicação e, sobretudo com o apoio daqueles que me rodeiam. Por esta razão começo por expressar o meu agradecimento aos meus pais, por todo o apoio, carinho, compreensão e pela confiança que depositaram em mim.

Agradeço ao meu orientador, Professor Doutor Mário Augusto, pela disponibilidade prestada, compreensão e paciência e a todos os professores pelos conhecimentos transmitidos.

Agradeço à “família FCTUC” pela forma calorosa com que me recebeu, fazendo-me sentir verdadeiramente parte integrante da organização. Um especial agradecimento à minha orientadora Dra. Maria Conceição Pereira Girão por todo o apoio prestado, ao José Carlos Pimenta e à Mara Simões por todos os conhecimentos transmitidos, pelo apoio, paciência e compreensão ao longo de todo o estágio.

Um obrigada especial ao meu irmão, ao meu avô, ao meu namorado e a todos os amigos que sempre me apoiaram e continuam a fazer parte da minha formação enquanto pessoa.

Coimbra, Janeiro de 2011

Resumo
O presente relatório visa retratar o trabalho desenvolvido ao longo do estágio curricular, o qual faz parte do plano de estudos do Mestrado em Gestão da Faculdade de Economia e pretende proporcionar ao estudante um primeiro contacto com o mercado de trabalho e com a realidade profissional.

Este estágio foi desenvolvido na Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade de Coimbra (FCTUC), mais exactamente no Núcleo de Gestão Orçamental e Conta (NGOC), da Divisão de Serviços Financeiros e Patrimoniais.

Para compreender as actividades desenvolvidas foi necessário fazer uma pesquisa sobre a realidade do Sector Público, em particular dos Serviços e Fundos Autónomos.

A Reforma da Administração Financeira do Estado (RAFE) introduziu profundas alterações relativas à organização administrativa do Estado em Portugal. Com a publicação do Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP) e dos seus planos sectoriais foi dado mais um passo importante no desenvolvimento e normalização da contabilidade do sector público administrativo português.

Foi dado maior ênfase ao Orçamento, pois representa, nas entidades públicas, um marco jurídico e financeiro, regulador da sua actuação, constituindo o documento superior da actuação financeira destas entidades.

O único lugar onde o sucesso vem antes do trabalho é no dicionário”



Albert Einstein

Índice



Agradecimentos 3

Resumo 4


Índice 5

Índice de Figuras 6

Índice de Quadros 6

Relação de Siglas 7

Introdução 9

PARTE I – Apresentação da FCTUC 10

1. A FCTUC 11

2. Centro de Serviços Comuns 17

PARTE II - Enquadramento 19

1. Contextualização 20

1.1 O Sector Público em Portugal 20

1.2 A Reforma da Contabilidade Pública em Portugal 22

1.2.1 Serviços e Fundos Autónomos 23

1.2.2 Plano Oficial de Contabilidade Pública 24

1.2.2.1 Comissão de Normalização Contabilística da Administração Pública 26

1.2.2.2 POC-Educação 26

1.2.2.3 A Contabilidade Analítica 28

1.3 O Controlo Económico-Financeiro 29

1.3.1 O Controlo Interno 29

1.3.1.1 Inspecção-Geral de Finanças 31

1.3.1.2 Direcção Geral do Orçamento 31

1.3.2 O Controlo Externo 32

PARTE III – A Prestação de Contas 34

1. Informação a prestar 35

1.1 A Organização Contabilística da FCTUC 36

1.2 Conta de Gerência 37

PARTE IV – O Orçamento do Estado 40

1. O Orçamento 41

1.1 Lei de Enquadramento do Orçamento do Estado 42

2. Preparação do Orçamento do Estado 45

3. Projectos de Orçamento na FCTUC 49

PARTE V – Execução do Orçamento 51

1. Execução do Orçamento 52

2. Contas da Execução Orçamental da FCTUC 54

2.1Execução Orçamental da Receita 55

2.2 Execução Orçamental da Despesa 57

2.3 Operações extra-orçamentais 61

PARTE VI – Considerações Finais 63

1. Análise Crítica das Competências/Conclusões 64

Bibliografia 66

ANEXOS 69

ANEXO I – Informação a prestar à DGO 70

ANEXO II – Prazos para a Execução Orçamental 71

ANEXO III – Tabela de Fontes de Financiamento 72




Índice de Figuras
Figura 1 - Organograma da FCTUC 12

Figura 2 - Edifício dos Serviços Centrais da FCTUC 17

Figura 3 - Execução da Receita e da Despesa por Fonte de Financiamento 54

Figura 4 – Estrutura da Despesa da FCTUC 60

Índice de Quadros

Quadro 1 - Classificação Orgânica da FCTUC 11

Quadro 2 - Estrutura Económico-Financeira do Sector Público 20

Quadro 3 - Fontes de Financiamento dos Serviços e Fundos Autónomos 46

Quadro 4 - Centros de Responsabilidade da FCTUC 53

Quadro 5 - Operações a contabilizar na Contabilidade Orçamental

e seus resultados 58

Quadro 6 - Regras para as Transferências provenientes da União Europeia 61

Relação de Siglas
AP – Administração Pública

AR – Assembleia da República

CNCAP – Comissão de Normalização Contabilística da Administração Pública

CRP – Constituição da República Portuguesa

CSC – Centro de Serviços Comuns

DGO – Direcção Geral do Orçamento

DLEO – Decreto-Lei de Execução Orçamental

DSFP – Divisão de Serviços Financeiros e Patrimoniais

EUC – Estatutos da Universidade de Coimbra

ERP – Enterprise Resource Planning

FAI – Fundo de Apoio à Investigação

FCT – Fundação para a Ciência e Tecnologia

FCTUC – Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade de Coimbra

GIAF – Gestão Integrada Administrativa e Financeira

IGF – Inspecção Geral de Finanças

IGFSS – Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social

INE – Instituto Nacional de Estatística

LEOE – Lei de Enquadramento do Orçamento

MGP – Método de Gestão de Projectos

NGOC – Núcleo de Gestão Orçamental e Conta

OE – Orçamento do Estado

OR – Ordem de Recebimento

PIDDAC – Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração Central

PLO – Pedido de Alteração Interna entre Rubricas e de Reforço

POC – Plano Oficial de Contabilidade

POCAL – Plano Oficial de Contabilidade para as Autarquias Locais

POCP – Plano Oficial de Contabilidade Pública

RAFE – Reforma da Administração Financeira do Estado

RJIES – Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior

RP – Receitas Próprias

SCI – Sistema de Controlo Interno

SFA – Serviço e Fundo Autónomo

SIC – Sistema de Informação Contabilística

SIGO – Sistema de Informação de Gestão Orçamental

SPA – Sector Público Administrativo

SPE – Sector Público Empresarial

TC – Tribunal de Contas

UC – Universidade de Coimbra

UE – União Europeia

Introdução


O presente relatório visa retratar o trabalho desenvolvido ao longo do estágio para a conclusão do Mestrado em Gestão. O estágio curricular permite que se faça uso das competências e conhecimentos adquiridos durante toda a formação académica. Pretende ainda que se aumente o sentido de responsabilidade e que se desenvolvam novas competências.

O estágio teve uma duração de seis meses e decorreu no Núcleo de Gestão Orçamental e Conta da Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade de Coimbra.

A educação assume um papel central como factor de competitividade na economia cada vez mais globalizada. A evolução dos sistemas de ensino superior acompanha a sua adaptação às transformações que vão ocorrendo na sociedade.

As universidades tornaram-se complexas organizações, movimentando recursos elevados, necessitando, assim, de um sistema contabilístico que seja capaz de responder às necessidades de informação dos seus utilizadores e as suas contas deverão transmitir uma imagem fiel e apropriada da entidade.

O relatório encontra-se dividido em seis partes distintas: a primeira destina-se a uma breve apresentação da entidade de acolhimento do estágio, a FCTUC, apresentando nomeadamente, a sua missão e visão; a segunda parte diz respeito ao enquadramento, incluindo referências ao Sector Público em Portugal, à Reforma da Administração Financeira do Estado, ao POCP, POC-Educação e ao Controlo Económico-Financeiro; a terceira parte refere-se à Prestação de Contas; a quarta parte respeita ao Orçamento do Estado, definição de orçamento e LEOE; a quinta parte refere-se à execução do Orçamento; e, a última, mas não menos importante, sexta parte apresenta as considerações finais.
PARTE I – Apresentação da FCTUC

1. A FCTUC

A Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade de Coimbra, criada no ano de 1972, é uma unidade orgânica/faculdade da Universidade de Coimbra (UC) da qual fazem parte outras sete faculdades: Ciências da Educação e Ciências do Desporto e Educação Física, Direito, Economia, Farmácia, Letras, Medicina e Psicologia.
A UC é a mais antiga das universidades portuguesas, com sete séculos de existência. De acordo com os seus estatutos, é uma instituição dedicada à criação, transmissão, crítica e difusão da cultura, ciência e tecnologia, através do estudo, da docência e da investigação.

A UC constitui uma estrutura complexa que engloba e participa em centenas de organismos com intervenção em domínios que vão desde a investigação ao empreendedorismo até à organização de fóruns internacionais de ensino e de investigação. No entanto, no centro da sua actividade continuam a estar a docência e a investigação.


No ano de 2009, ano de significativas alterações estatutárias, foram aprovados os Estatutos da Universidade de Coimbra (EUC) publicados em Diário da República em 01/ 09/ 2008. Estes Estatutos foram aprovados na sequência do Novo Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior (RJIES), estabelecido na Lei n.º 62/2007, de 10 de Setembro.

Verificaram-se com o novo regime estatutário alterações profundas ao nível dos órgãos de direcção e gestão da Universidade e das correspondentes Unidades Orgânicas. A FCTUC viu-se então envolvida numa sequência de eleições para proceder à constituição dos novos órgãos definidos pelos Estatutos. E a 17 de Novembro de 2009 foi eleito o seu primeiro director: o Prof. Doutor João Gabriel Monteiro de Carvalho e Silva.

Verificaram-se também alterações ao nível da estrutura da FCTUC, as 14 Unidades Orgânicas que a constituíam ficaram reduzidas a 11, resultado da fusão de alguns Departamentos. Assim, os Departamentos actuais são: Arquitectura, Ciências da Terra, Ciências da Vida, Engenharia Civil, Engenharia Electrotécnica e de Computadores, Engenharia Informática, Engenharia Mecânica, Engenharia Química, Física, Matemática e Química. Os Centros de Investigação integrados na FCTUC ganharam uma importância acrescida. Estes Centros têm representantes no Conselho Científico da FCTUC.
Para além dos 11 Departamentos acima referidos, a FCTUC inclui ainda: o Museu da Física, o Museu de História Natural, o Jardim Botânico, o Instituto Geofísico e o Observatório Astronómico. As suas instalações dividem-se pelo Pólo 1 e Pólo 2 da UC, com excepção do Instituto Geofísico e do Observatório Astronómico.
Em 1994 a FCTUC passou a deter o estatuto de Escola Universitária com autonomia administrativa e financeira. O modelo de gestão, descentralizado para os Departamentos, teve ampla participação assegurada pela existência de Conselhos e Comissões Directivas, Científicas e Pedagógicas, com representação de todos os corpos e tendencialmente paritário. No ano de 1981 iniciaram-se, com medidas legislativas, o regime semestral, o sistema das Unidades de Crédito e a semi-autonomia Departamental.
Quadro 1 – Classificação Orgânica da FCTUC:

Ministério

1

5

Ciência, Tecnologia e Ensino Superior

Secretaria

0

1

Funcionamento – SFA

Capítulo

0

4

Estabelecimentos de Ensino Superior e Serviços de Apoio – Funcionamento

Divisão

0

5

Universidade de Coimbra

Subdivisão

0

2

UC – Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade de Coimbra

A FCTUC é tutelada pelo Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior. É constituída sob a forma de pessoa colectiva de direito público e goza de autonomia estatutária, científica, pedagógica, administrativa e financeira, nos termos dos artigos 24º e 25º, n.º 2, dos EUC (Despacho Normativo n.º 79/89, de 28 de Agosto), revogado pelos novos Estatutos da UC (Despacho Normativo n.º 43/2008, de 21 de Agosto, DR, 2.ª, n.º 168, de 1 de Setembro de 2008). A sua classificação orgânica é apresentada no Quadro 1. A FCTUC dispõe de um sistema contabilístico assente no POC-Educação, aprovado pela Portaria 794/2000, de 20 de Setembro, assegurando a compatibilização entre contabilidade orçamental, contabilidade patrimonial ou financeira e contabilidade analítica ou de custos. Este sistema contabilístico é apoiado na aplicação informática GIAF (Gestão Integrada Administrativa e Financeira).


O sistema informático GIAF é um Enterprise Resource Planning (ERP) implementado com base na especificidade da própria FCTUC e que permite, simultaneamente, integrar e controlar a informação, de forma a dar resposta a uma boa gestão operacional fácil e rápida para a tomada de decisões das áreas competentes da gestão.

Em 2009, entrou em funcionamento o MyGIAF, um sistema que assenta em processos de workflow, e a aplicação informática de gestão de projectos e unidades de I&D, Método de Gestão de Projectos (MGP).

Todos os movimentos, quer sejam da despesa quer da receita, são afectos a centros de custo, subcentros e centros de responsabilidade (que correspondem aos serviços centrais, aos diversos Departamentos e aos Centros e Unidades de Investigação e Projectos), sendo toda a gestão financeira centralizada na Divisão de Serviços Financeiros.
Relativamente à estrutura organizacional, a gestão da Faculdade é tutelada pelos órgãos de governo da UC, dirigida pelos órgãos de governo da Faculdade (Assembleia da Faculdade, Director, Conselho Científico e Conselho Pedagógico) os quais são apoiados pelas unidades de serviços e suporte.
Fig. 1 - Organograma da FCTUC


Fonte: http://www.uc.pt/fctuc/Faculdade/direccao, acedido a 17 de Outubro de 2010

A FCTUC adoptou um formato organizativo de desconcentração por serviços. Deste modo, verificamos que existem serviços centrais e serviços periféricos, situando-se estes últimos ao nível dos departamentos. A cada nível de gestão corresponde um determinado grau de autonomia.


As actividades principais da FCTUC passam por ministrar cursos de licenciatura, mestrado e doutoramento e também pelo desenvolvimento de actividades de investigação através de Projectos e Unidades de Investigação.

A missão da FCTUC consiste em “desenvolver a formação e o progresso do conhecimento nos domínios das ciências exactas, naturais, de engenharia, de arquitectura e das tecnologias, promover a prestação de serviços à sociedade, divulgar o conhecimento e a cultura científica, e ainda, contribuir para a cooperação internacional” (artigo n.º 4 do RFCTUC).


Uma vez que o estágio se realizou na Divisão de Serviços Financeiros e Patrimoniais (DSFP), mais especificamente no Núcleo de Gestão Orçamental e Conta (NGOC) importa referir as respectivas missões:
- Missão da DSFP: “Gerir (Planear, Coordenar, Organizar e Controlar) os recursos materiais e financeiros, para que as unidades orgânicas e serviços da FCTUC possam dispor de recursos que satisfaçam as necessidades prioritárias dos seus públicos-alvo, atinjam e mantenham o seu nível de actividade actual ou futura e os apliquem de forma adequada, com mais valor, e consistente com a missão que a FCTUC prossegue.”
- Missão do NGOC: “Assegurar a gestão orçamental do Orçamento do Estado, de Funcionamento Estrutural, de Autofinanciamento e de Projectos de I&DT, para uma adequada realização da despesa e arrecadação da receita pelos órgãos directivos da Faculdade e pelos investigadores responsáveis pelos projectos.”
A DSFP é composta por: Unidade de Serviço de Contabilidade, Núcleo de Gestão Orçamental e Conta, Núcleo de Execução de Projectos de I&D, Unidade de Serviço de Património, Aprovisionamento e Inventário e ainda pela Unidade de Serviço de Tesouraria.
Para melhor compreender as actividades desenvolvidas, eis os serviços prestados, aos utilizadores internos e externos, pela DSFP:

  • Contabilização de processos de despesa, verificando a regularidade financeira;

  • Contabilização de processos de receita: de propinas, de prestações de serviços, de outras actividades, de financiamento à investigação, de financiamento do ensino;

  • Gestão de movimentos de contas bancárias;

  • Pagamento de despesas a fornecedores e prestadores de serviços;

  • Recebimento de valores através de atendimento de tesouraria e a processos de receita provenientes de clientes ou outros parceiros;

  • Atendimento presencial para matérias económico-financeiras nas unidades orgânicas da FCTUC;

  • Apuramento dos saldos de projectos antigos no âmbito do projecto CURE;

  • Produção dos mapas de contabilidade analítica;

  • Prestação de contas da gerência;

  • Realização de processos de compra, verificando a conformidade legal da despesa;

  • Gestão de contratos celebrados de fornecimento contínuo celebrados com fornecedores;

  • Inventariação dos bens móveis e imóveis da FCTUC;

  • Prestação de contas de projectos e unidades de I&DT;

  • Justificação de despesa através de pedidos de pagamento a entidades financiadoras;

  • Apoio a acções de verificação externa da realização da despesa e de cumprimentos das regras de mercados públicos, nomeadamente, auditorias no âmbito de projectos e unidades de I&DT;

  • Reporting da execução orçamental às entidades de tutela;

  • Reporting da execução orçamental aos utilizadores internos, relativa a orçamentos de funcionamento estrutural, orçamentos de receitas próprias e orçamentos de projectos e unidades de I&DT;

  • Consolidação de contas com a UC.

Este serviço rege-se pelos seguintes valores:



  • Fiabilidade e certeza/segurança (competência legal, proporcionalidade, profissionalismo, resposta atempada, integridade profissional);

  • Abertura e transparência (protecção do interesse público, protecção do interesse do público-alvo, justificação das medidas implementadas, participação do público-alvo);

  • Accountability (os serviços explicam e justificam as suas acções e decisões e responsabilizam-se pelas suas consequências, nomeadamente no que se refere à orçamentação, à prestação de contas e ao controlo);

  • Eficiência (manutenção de um bom rácio entre recursos empregues e serviços ou bens obtidos);

  • Eficácia (garante do desempenho do serviço na prossecução dos seus objectivos económicos);e, por último, ética e conduta (todos os colaboradores e estudantes da FCTUC têm a responsabilidade pela segurança dos bens da Faculdade, para evitar perdas ou danos, e para a eficiência no uso dos recursos).

2. Centro de Serviços Comuns


Na sequência da publicação dos novos Estatutos da Universidade de Coimbra foi estabelecida a implementação de um Centro de Serviços Comuns (CSC) – Despacho Normativo n.º 43/2008, de 1 de Setembro, DR, 2ª, n.º 168).
O diploma acima referido estabelece, no seu artigo 9º (Gestão descentralizada), que todas as Faculdades e demais unidades orgânicas gozam de capacidade de decisão quanto à execução do plano de actividades e correspondente orçamento, no respeito pelas orientações estratégicas definidas pelos órgãos competentes da UC e no limite das competências transferidas; gozam ainda de autonomia científica, pedagógica e cultural, mas não são dotadas de autonomia administrativa e financeira.
Um CSC apresenta-se-nos como um modelo de gestão que oferece suporte corporativo, combinando e consolidando serviços das várias unidades orgânicas existentes numa entidade que se pretende que seja eficiente e orientada para os resultados. Permite alcançar a uniformização dos processos de rotina, uma maior automatização e uma obtenção de informação de suporte à gestão mais fácil.
No caso específico da Universidade de Coimbra, o CSC constitui uma alteração significativa na relação da Administração com as Unidades Orgânicas e Serviços da UC. É um projecto complexo que tem impacto ao nível de toda a estrutura administrativa da UC. A sua implementação baseia-se num modelo organizacional integrado e coerente, dotado de flexibilidade de actuação, agilidade e capacidade de ajustamento, numa perspectiva de desenvolvimento centralizado de actividades comuns.

Pressupõe a utilização de métodos comuns e a partilha de recursos e dados, numa lógica de gestão por processos, de eficiência e de orientação para os resultados.


O CSC da UC é constituído pelos seguintes serviços:

- Gestão de Sistemas e Infra-estruturas de Informação e Comunicação (GSIIC);

- Gestão do Edificado, Segurança, Ambiente, Segurança e Saúde no Trabalho (GESASST);

- Gestão Académica (GA);

- Gestão de Recursos Humanos (GRH);

- Gestão de Aprovisionamento, Logística e Património (GALP);

- Gestão Financeira (GF).

A entrada em vigor deste novo molde administrativo da UC ficou prevista para o dia 1 de Janeiro de 2011. No entanto, como este é um processo moroso, até à data do final do meu estágio, não se verificaram mudanças no NGOC. A alteração mais significativa para a FCTUC é a perda da sua autonomia administrativa e financeira. Inicia-se, assim, um novo ciclo, esperando que seja dotado de maior coerência estratégica das diversas faculdades que integram a UC.





Fig. 2 – Edifício dos Serviços Centrais da FCTUC




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