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21. Desenvolvimento de sistema de informação, análise do negócio, diagnóstico situacional, levantamento de necessidades, metodologia de especificação de sistemas

Toda organização deve prover um intenso fluxo e informações para seus profissionais. Organizações competitivas estudam as necessidades de informações de seus gerentes e projetam seus sistemas de informação (SI) de modo a satisfazer suas necessidades. Todos os sistemas – incluindo os Sis – apresentam características que os tornam capazes de alcançar seus objetivos, mantendo uma estrutura interna, ao mesmo tempo em que se adaptam ao ambiente. Ao serem implantados de modo integrado, eles oferecem muitos benefícios associados ao com desempenho da organização, como:




  1. Identificação de novos negócios.

  2. Compartilhamento das idéias.

  3. Crescente habilidade para antecipação das surpresas.

  4. Integração das perspectivas.

Além disso, a organização fica mais consciente do ambiente, o que incentiva ações mais competitivas e o comportamento proativo em relação às mudanças.

Para construir um SI, deve-se identificar as informações necessárias para a melhor tomada de decisões. É importante determinar se os dados necessários estão disponíveis dentro da organização ou se devem ser procurados; como os dados devem ser procurados; como os dados devem ser organizados; a forma no qual eles devem ser relatados e a tabela de acordo com a qual eles serão distribuídos.

O sistema de informação é uma série estruturada de redes de informação que ligam as necessidades de informação de cada processo as fontes de dados. Dentro de cada organização existem vários sistemas de informações. Os bancos de dados constituem o suporte básico dos sistemas de informação. Modernamente, o conceito de sistema de informações está intimamente relacionado com a tecnologia da informação e envolve necessariamente a presença do computador, ou rede de microcomputadores, além de programas específicos para processar dados e informações.

O sistema de informação deve representar a interseção entre aquilo que os administradores pensam que precisam, o que eles realmente necessitam e o que é economicamente viável.

Um SI eficiente deveria prover informações consolidadas de modo a minimizar as incertezas na tomada de decisão.

Deve-se fazer um diagnóstico da demanda por informação apresentada pelos gerentes, levantando algumas informações como:




  1. Que decisões você toma regularmente?

  2. Que informações você necessita para tomar essas decisões?

  3. Que estudos especiais você solicita periodicamente?

  4. Que informações você obtém regularmente?

  5. Que informações você quer e não está obtendo agora?

  6. Que informações você quer diariamente? Semanalmente? Mensalmente? Anualmente?

  7. Que revistas ou relatórios comerciais você gostaria de consultar regularmente?

  8. Sobre quais assuntos você gostaria de ser mantido informado?

O bom funcionamento de um SI depende de três fatores:




  1. A natureza e a qualidade dos dados disponíveis.

  2. Os meios e as técnicas pelas quais os dados são processados para prover informação útil.

  3. A habilidade de trabalharem juntos os responsáveis pelo funcionamento do sistema e os gerentes que usam os resultados.

Para realizarem sua análise, planejamento, implementação e para controlar responsabilidades, os gerentes precisam de informações sobre acontecimentos no ambiente. O papel do SI é o de avaliar as necessidades de informações, desenvolver as informações necessárias e distribuí-las de forma oportuna.


As informações são desenvolvidas usando vários sistemas, a saber:


  1. Os sistemas de informações transacionais.

  2. Os sistemas de inteligência de negócios.

  3. Os sistemas de pesquisa de mercado.

  4. Os sistemas de análise e suporte à decisão.

Vejamos cada um desses sistemas:


Sistemas de informações transacionais (SIT)
Um ponto de partida freqüentemente subutilizado é o uso eficaz dos registros da própria organização. Muitas vezes o grande volume de dados, que podem ser usados para ajudar na tomada de decisões – de natureza estratégica e tática – são mantidos nos lugares mais improváveis dentro da organização (por exemplo, no departamento de contabilidade). Dados sobre como quem compra e quanto compra podem ser obtidos das cópias das notas fiscais. Da mesma forma, registros de venda mostram certos padrões de lealdade do cliente, identificando lacunas nas compras do cliente e destacando clientes mais importantes.

O valor dos dados coletados internamente depende, antes de tudo, de como são coletados. Infelizmente, os registros de venda não são coletados ou mantidos de forma a facilitar o seu uso para a tomada de decisões estratégicas. Como regra geral, é desejável que a coleta rotineira de dados se faça de forma mais detalhada possível para atender às exigências de análise de dados não previstas inicialmente.

Muitas informações trazidas pelo SIT suportam decisões relacionadas aos resultados obtidos pela organização, como informações sobre pedidos, vendas, preços, custos, níveis de estoque, contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento e faturamento.

Com a análise dessas informações, é possível localizar oportunidades e problemas importantes.


Sistemas de inteligência de negócios (ou competitiva)
Uma área da pesquisa que somente recentemente está recebendo atenção séria e ampla é a inteligência de negócios. Embora soe intrigante, a inteligência de negócios é apenas o processo de coletar e analisar informação pública disponível sobre as atividades e planos da concorrência. Os dados usados para estudar os concorrentes vem de várias fontes externas e internas. Os mais comuns são os bancos de dados criados e vendidos pelas agências de pesquisa. Os mais simples são os serviços de recorte de jornais e revistas, que monitoram um grande número de publicações, atrás de artigos sobre áreas particulares ou organizações.

Hoje em dia, há milhares desses serviços de bancos de dados competitivos disponíveis.



Fontes úteis são os relatórios do governo, produzidos e colocados à disposição por agências governamentais. Por exemplo, o IBGE fornece documentos públicos, estatísticas sobre o país e informações sobre vários setores comerciais.
Sistemas de pesquisa de mercado
Um SI bem desenhado pode prover um fluxo contínuo desse tipo de informação para a tomada de decisão. Com essa capacidade, os gerentes podem continuamente monitorar o desempenho dos produtos, mercados e processos críticos. A maior parte dos projetos de pesquisa de mercado completa as seguintes etapas:


  1. Definição do problema: o primeiro passo consiste em definir claramente o problema a ser trabalhado. Em geral, é preciso que haja uma série de discussões na organização e fora dela para ter certeza de que o projeto de pesquisa está lidando com as questões pertinentes.

  2. Pesquisa exploratória: como parte da definição do problema e ponto de partida para o processo de pesquisa em si, a pesquisa exploratória será usada para identificar as lacunas de informação e especificar a necessidade de pesquisa mais aprofundada.

  3. Seleção das fontes de informação: dados primários, secundários ou ambos podem ser usados em uma pesquisa. Os dados primários são os novos dados coletados especificamente para o projeto em mãos. Os dados secundários são dados disponíveis já coletados para algum outro propósito. Os números sobre renda familiar do Censo da População, compilados pelo governo federal, são dados secundários. A informação secundária pode ser coletada mais rapidamente e por um custo menor do que os primários.É um equívoco processual coletar dados primários antes de exaurir o que pode ser aprendido com a informação disponível nas fontes secundárias.

  4. Fontes de dados secundários: excelentes fontes de informação secundária estão prontamente disponíveis para os pesquisadores no mercado. Uma dessas fontes são os registros e relatos dentro da própria organização.

  5. Fontes de dados primários: após exaurir todos os dados secundários disponíveis considerados pertinentes, os pesquisadores podem ainda sentir falta de dados suficientes. Se for assim, devem recorrer às fontes primárias e juntar ou comprar a informação.

  6. Métodos de coleta de dados: há três métodos de coleta de dados primários: pesquisa por meio de entrevistas ou questionários, observação onde não há interação direta com a situação ou pessoa em estudo e experimentação. A experimentação é um método de coletar dados primários no qual o pesquisador observa os resultados da mudança de uma variável numa situação enquanto mantém constantes as outras condições. Os experimentos são conduzidos em laboratórios ou no campo. Já que cada método tem pontos fracos e fortes, a escolha de qual usar depende do tipo de problema, tempo e dinheiro disponíveis para o projeto.

  7. Análise dos dados e apresentação dos resultados: o valor da pesquisa é determinado pelos seus resultados. Como os dados não podem falar por si só, a análise e interpretação são componentes-chave de qualquer projeto. Os computadores podem tabular e processar massas de dados rapidamente e a baixo custo.

  8. Condução de um acompanhamento: os pesquisadores devem acompanhar seus estudos para determinar se seus resultados e recomendações estão sendo usados. A administração pode decidir não usar as descobertas de um estudo por várias razões. O problema que gerou a pesquisa pode ter sido mal definido, se tornando menos urgente ou até mesmo desaparecido. Ou a pesquisa pode ter sido concluída muito tarde para ser útil. Sem um acompanhamento, o pesquisador não tem como saber se o projeto estava no alvo e se as necessidades da administração foram atendidas, ou se ele deixou a desejar. Como resultado, uma importante fonte de informação para a melhoria da pesquisa no futuro seria ignorada.


Sistemas de análise e suporte à decisão (SSD)
Um sistema de suporte à decisão permite ais executivos interagir com dados e usar vários métodos de análise para integrar, analisar e interpretar informação. O coração do SSD é o dado – tipos diferentes de dados de uma ampla variedade de fontes. Em geral, o SSD reúne dados descrevendo consumidores, concorrentes, tendências sociais e econômicas e o desempenho da organização. Ao combinar computadores pessoais e softwares amigáveis, o SSD permite que os executivos retenham dados, examinem relações e produzam relatórios que atendam às necessidades específicas. Essa capacidade interativa possibilita aos executivos uma reação ao que eles vêem em um grupo de dados, fazendo perguntas e conseguindo respostas imediatas.

O SSD adiciona velocidade e flexibilidade para o SI ao tornar o executivo uma parte ativa do processo de pesquisa. O uso crescente de redes virtuais de informação conectadas aos sistemas de computadores em diferentes localidades para que vários executivos trabalhem no mesmo problema tem enriquecido o potencial do SSD.



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