Casa civil manual de redaçÃo da presidência da república



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6. Telegrama

6.1. Definição e Finalidade


Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc.

Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. 1.4. Concisão e Clareza).


6.2. Forma e Estrutura


Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet.

7. Fax

7.1. Definição e Finalidade


O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.


7.2. Forma e Estrutura


Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes.

É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir:



[Órgão Expedidor]

[setor do órgão expedidor]

[endereço do órgão expedidor]

_______________________________________________________________________________________________

Destinatário:____________________________________________________________________________________

No do fax de destino:_____________________________________________________ Data:_______/_______/____

Remetente: _____________________________________________________________________________________

Tel. p/ contato:_______________________ Fax/correio eletrônico:_______________________________________

No de páginas: esta +_______________________________________No do documento:_______________________

Observações:____________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

8. Correio Eletrônico

8.1 Definição e finalidade


O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.

8.2. Forma e Estrutura


Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. 1.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais).

O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.

Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo..

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.


8.3 Valor documental


Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

CAPÍTULO III

ELEMENTOS DE ORTOGRAFIA E GRAMÁTICA

9. Introdução


Nesta seção aplicam-se os princípios da ortografia e de certos capítulos da gramática à redação oficial. Em sua elaboração, levou-se em conta amplo levantamento feito das dúvidas mais freqüentes com relação à ortografia, à sintaxe e à semântica. Buscou-se, assim, dotar o Manual de uma parte eminentemente prática, à qual se possa recorrer sempre que houver incerteza quanto à grafia de determinada palavra, à melhor forma de estruturar uma frase, ou à adequada expressão a ser utilizada.

As noções gramaticais apresentadas neste capítulo referem-se à gramática formal, entendida como o conjunto de regras fixado a partir do padrão culto de linguagem. Optou-se, assim, pelo emprego de certos conceitos da Gramática dita tradicional (ou normativa). A aplicação de conceitos da Gramática gerativa implicaria, forçosamente, em discussão de teoria lingüística, o que não parece apropriado em um Manual que tem óbvia finalidade prática.

Sublinhemos, no entanto, que a Gramática tradicional, ou mesmo toda teoria gramatical, são sempre secundárias em relação à gramática natural, ao saber intuitivo que confere competência lingüística a todo falante nativo. Não há gramática que esgote o repertório de possibilidades de uma língua, e raras são as que contemplam as regularidades do idioma.

Saliente-se, por fim, que o mero conhecimento das regras gramaticais não é suficiente para que se escreva bem. No entanto, o domínio da correção ortográfica, do vocabulário e da maneira de estruturar as frases certamente contribui para uma melhor redação. Tenha sempre presente que só se aprende ou se melhora a escrita escrevendo.

Cada uma das três seções seguintes apresenta uma breve exposição do assunto tratado, acompanhada dos exemplos correspondentes. Consulte-as sempre que tiver alguma dúvida. Se não for possível resolver sua dificuldade, recorra ao dicionário ou a obra específica.

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