Conservação Preventiva para o acervo sob guarda do Arquivo Histórico/ufjf: um estudo de caso



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Conservação Preventiva para o acervo sob guarda do Arquivo Histórico/UFJF:

um estudo de caso*

Andréia de Freitas Rodrigues*

Janaina de Paula Almeida**


Resumo: O objetivo do presente artigo é divulgar o trabalho de preservação de documentos em papel desenvolvido no Arquivo Histórico/Arquivo Central/UFJF, relatando as ações de higienização, pequenos reparos e acondicionamento efetuados na Série Inventários do Século XIX, do Fórum Benjamin Colucci, que é parte do acervo do Arquivo Histórico/UFJF.

Apresentando um histórico do trabalho e noções básicas de preservação, enfatiza os cuidados essenciais nessa área, que devem ser tomados em arquivos e centros de documentação, garantindo melhores condições de guarda do acervo e promovendo a conservação preventiva dos mesmos.



Palavras-Chave: Documentação; Preservação; Conservação; Restauração; Memória.

Abstract: The purpose of this paper is to publicize the work of preserving paper documents developed in the Historical Archive / Archive Central / UFJF, reporting the actions of cleaning, minor repairs and packaging made ??in the Nineteenth Century Series Inventories, Forum Benjamin Colucci, which is part of the collection of the Historical Archive / UFJF.

Featuring a job history and basics of preservation, emphasizes the essential care in this area that should be taken into archives and documentation centers, ensuring the best conditions to keep the collection and promoting preventive conservation of the same.
Keywords: Documentation, Preservation, Conservation, Restoration, Memory.
O acervo do Arquivo Histórico/UFJF é constituído em sua grande maioria por documentos e livros de suporte celulósico. Papéis de variadas gramaturas, formatos e procedências: recortes de jornais, manuscritos, livros, revistas e periódicos, etc....Também encontram-se no acervo microfilmes, discos de vinil, microfichas e negativos fotográficos. O espaço destinado à guarda do acervo ocupa dois andares do prédio localizado na Avenida Rio Branco, pertencente à UFJF. Esta edificação não fora construída inicialmente, para abrigar as coleções, assim, todo o prédio necessita de revisões periódicas e cuidados específicos que permitam uma adequada guarda de todo acervo. O objetivo do presente artigo é divulgar o trabalho de preservação de documentos em papel desenvolvido no Arquivo Histórico/Arquivo Central/UFJF, relatando as ações de higienização, pequenos reparos e acondicionamento efetuados atualmente na Série Inventários do Século XIX, do Fórum Benjamin Colucci, que é parte do acervo sob a guarda do Arquivo Histórico/UFJF.

Apresenta um histórico do trabalho e noções básicas de preservação, enfatizando os cuidados essenciais nessa área, que devem ser tomados em arquivos e centros de documentação, para garantia de melhores condições de guarda do acervo e promoção da conservação preventiva dos mesmos, uma vez que a deterioração desse patrimônio é preocupação constante.


A Série Inventários de Século XIX do Fórum Benjamin Colucci, é constituída por uma vasta documentação arquivística de natureza textual, reunida num banco de dados disponibilizado nas dependências do Arquivo Histórico, para a consulta de pesquisadores e do público em geral. Este acervo possui grande valor histórico e informativo, pois mostra como foram conduzidos os processos de inventários durante os anos de 1830 a 19001 na ‘Comarca do Parahybuna’, revelando relações, encaminhamentos e desdobramentos que mostram parte da história de formação da cidade e região. Estas informações podem ter um significado especial para os pesquisadores, estudantes, gestores do patrimônio ou públicos, além da população de modo geral, que pode acessar e resgatar parte de sua história.
O acervo documental encontra-se em estantes de aço e em caixas de papelão polionda. Os processos estão guardados em envelopes de papel pardo, identificados exteriormente com manuscrito em lápis 6B. De modo geral, o suporte deste acervo é constituído de grande variedade de tipos e tamanhos de papel e têm inscrições em tintas metalográficas, o que leva ao encontro de diferentes estados de hidrólise ácida, escurecimento, esmaecimento da tinta e resistência do suporte celulósico. Embora o estado geral dos documentos não seja o de deterioração avançada, encontramos em algumas folhas rasgos de grandes proporções, amassados, vincados, com redução da legibilidade, com perdas do suporte e principalmente com muita sujidade em toda superfície e nas laterais das folhas.

Inicialmente está sendo desenvolvido o trabalho de higienização mecânica devido à enorme quantidade de poeira acumulada sobre os documentos, causada principalmente pelo tempo de exposição e manuseio físico do acervo. Esta atividade foi iniciada em 2011 e se estenderá ao longo de 2012 e 2013, em quatro horas diárias, com auxílio dos estagiários voluntários perfazendo um total de 240 processos higienizados e acondicionados em 2011.

Anteriormente, os documentos trabalhados passaram pelo processo digitalização, em andamento, quando foram numeradas as páginas dos processos e retiradas as costuras originais.

Para a higienização do acervo, que é um procedimento permanente e cíclico, são necessários equipamentos simples como trinchas, borrachas, estiletes e mesas de trabalho adequadas, com iluminação eficiente. As pessoas envolvidas nos procedimentos devem estar devidamente equipadas com EPI’s que garantam sua integridade física (luvas, jalecos, máscaras, toucas e óculos de proteção).

Os procedimentos de acondicionamento também são permanentes e cíclicos, de acordo com as necessidades dos documentos e necessitam também de materiais específicos, com qualidades arquivísticas2, como papéis alcalinos, fios de algodão, caixas adequadas, bibliocantos, etc...

A consolidação estrutural de dobras, vincos e amassados é realizada com a planificação parcial ou total das folhas; a consolidação de rasgos, que comprometem a informação com remendos em papel japonês, é reduzida devido à sensibilidade tanto do suporte quanto da tinta, que reagem ao material utilizado impedindo o uso; é realizada a remoção de material metálico como clips e grampos.

Os documentos que se encontram em péssimo estado de conservação são entrefolhados e separados para futura intervenção de restauração.

O acondicionamento final é feito em envelopes de papel branco alcalino, substituindo os envelopes de papel ácido, além da alocação destes em caixas de polipropileno, material estável para conservação.


A conservação permitirá, portanto, ampliar a vida útil destes documentos, preservando os originais, possibilitando a digitalização dos documentos e disponibilizando o acesso direto à informação.

A preservação dos acervos documentais garante importante acesso à informação tanto em arquivos quanto em outras unidades de informação. O estado de conservação em que se encontram os acervos documentais e bibliográficos de instituições públicas e privadas é o que torna imprescindível e urgente a adoção de uma política de preservação, postura que trabalha contra a deterioração das coleções, sendo, a higienização a primeira ação efetiva para estender a vida útil desses documentos.


O papel é o suporte mais comumente utilizado para o registro da informação. Desde tempos remotos até a atualidade, sua produção sofreu inúmeras alterações e mais recentemente, o papel alcalino tornou-se essencial para a fabricação de livros ou para suportes de documentos, garantindo uma melhor qualidade e longevidade dos registros de informações. A velocidade com que é percebida a deterioração de livros e documentos é fruto de uma conjunção de fatores, entre intrínsecos e extrínsecos, que ameaçam a integridade do suporte celulósico. A consciência da relevância dessa questão resultou no aprimoramento de um programa de preservação no Arquivo Histórico/UFJF.
O trabalho de conservação do acervo precisa ser desenvolvido, primeiro com procedimentos simples, seguindo as orientações internacionais que contextualizam os pressupostos teóricos de toda restauração, considerando, além dos procedimentos físicos pelos quais o documento passa, questões de memória e patrimônio, valores sinérgicos que trazem critérios de intervenção para toda documentação. Os conceitos básicos e princípios da conservação/restauração vêem sendo revistos e atualizados ao longo dos anos e no caso dos documentos em suporte celulósico, passaram por grandes avanços após a cheia do rio Arno, em Florença, em 1966.

Ainda recente no Brasil, a preocupação com a preservação do patrimônio inicia com a criação, em 1933, da Inspetoria de Monumentos Nacionais (IPM), cujo principal objetivo era impedir a depredação do patrimônio, quer pelo comércio de objetos de importância histórica, quer pela destruição arquitetônica. Em 1937 foi criado o Serviço do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (SPHAN) e que depois passou ao atual Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional. O IPHAN, tem suas ações orientadas por legislações específicas, voltadas para a identificação, documentação, preservação, conservação, restauração, fiscalização e difusão dos mais diversificados conjuntos de bens culturais, atentando para a preocupação e busca de providências e soluções, desde as mais simples até as mais elaboradas, para a salvaguarda dos bens culturais.

A necessidade de orientação prática para quem atua na área de preservação e conservação requer a conscientização das condições e necessidades específicas de cada acervo, a disseminação de procedimentos de conservação preventiva e orientações, quanto ao uso dos materiais e técnicas disponíveis, trabalhando sempre dentro dos pressupostos teóricos da restauração, dos critérios de respeito ao original e dos princípios básicos que norteiam toda e qualquer tomada de decisão que se refere à preservação, conservação, restauração.

Prevenção, preservação, conservação e restauração podem ser compreendidas como níveis distintos de intervenções que afetam o estado físico e/ou químico dos bens culturais. Esses são conceitos básicos que devem ser trabalhados para qualquer bem cultural, seja ele arquitetônico, artístico ou documental, seguindo os pressupostos teóricos e dentro da teoria internacional de restauração, que preza em primeiro lugar, o respeito ao original e busca critérios técnicos para o trabalho com o acervo cultural.

A preservação é considerada “função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação, restauração de documentos” (CAMARGO,1996: 61) ou “o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais” (CASSARES,2000: 15).

Considerando seu campo de atuação, a preservação constitui o domínio mais amplo do campo de proteção do patrimônio, incluindo ações de âmbito geral como pesquisa, difusão, acautelamento, ou proteção legal do bem, assim como ações de conservação e restauração. A elaboração de políticas, planos, normas e diretrizes diversas voltadas para o financiamento e a manutenção das instituições, prevendo e antecipando riscos e perigos pelos quais o acervo pode ser atingido e criar mecanismos para evitá-los são ações previstas dentro do amplo campo de atuação da preservação.

Entende-se por conservação como o “conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração” (CAMARGO, 1996: 18) ou “conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos: higienização, reparos, acondicionamento' (CASSARES, 2000: 15). Assim, pode-se considerara a conservação como o conjunto de estratégias e ações adotadas de forma consciente pela instituição responsável, visando a manutenção das características originais e o prolongamento da vida dos bens culturais materiais. Esse conjunto de ações compreende tanto as intervenções realizadas nos bens culturais propriamente ditos, quanto as estratégias e ações direcionadas ao controle das condições do ambiente em que estes estão inseridos. Essas ações são geralmente periódicas, inseridas em rotinas preestabelecidas, no que se denomina conservação preventiva, destinadas a conferir condições adequadas de integridade e ambiência, como por exemplo, higienização, pequenos reparos, controle das condições ambientais (temperatura, umidade, luz), sem no entanto aplicar ao bem cultural intervenções de restauro. As atividades de conservação são definidas em função de diferentes necessidades e variadas características de cada acervo e bem cultural, tais como o formato, as dimensões, as técnicas de fabricação e os materiais constituintes dos objetos, levando em conta, indispensavelmente, as condições e as variações ambientais locais e de guarda.

Por fim, a restauração pode ser pensada como o “conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados' (CAMARGO, 1996: 67) ou “conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos /químicos adquiridos pelo documento al longo do tempo e do uso, intervendo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico” (CASSARES, 2000: 15).

A restauração é a intervenção que altera de fato, fisicamente a matéria do bem cultural. É realizada em casos específicos e após criteriosa avaliação dos riscos e benefícios para o bem em questão. Geralmente será a opção para os casos quando está em risco a integridade do bem – sua unidade histórica ou estética – mas ainda mantém uma legibilidade suficiente (pois quando não resta ao bem legibilidade suficiente, este já é considerado como uma ruína). De acordo com Cesare Brandi, a restauração é “o momento metodológico de apreensão da obra de arte, na sua consistência física e na dupla polaridade estético-histórica com vistas à sua projeção no futuro”(BRANDI, 2004: 262).

A restauração, por mais criteriosa que seja, implica em procedimentos que causarão algumas alterações irreversíveis nas características originais do bem, o que provoca a perda ou diminuição de sua autenticidade. Condições ideais de preservação e conservação colaboram para que a realização de restaurações seja cada vez menor ou até dispensável.

É também importante lembrar que, ações de restauro requerem cuidados e conhecimentos específicos, diferentes para cada suporte trabalhado (pintura, escultura, papéis, fotos, metais, cerâmicas, mobiliário, têxteis, etc), a fim de que tenha o menor impacto possível ao bem tratado e que não ocorra a piora do estado geral do mesmo.
Retomando o trabalho realizado com acervo de suporte celulósico, a sujidade é considerada o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Contêm partículas diversas, fuligem, mofo, impurezas que retêm umidade e colaboram para o aumento da acidez e degradação do papel. É durante o procedimento de higienização, realizado regularmente, que é possível, não apenas a retirada da poeira, mas também de outros materiais danosos como grampos e clipes metálicos, fitas adesivas ou resíduos de cola.

Diante de uma variada bibliografia sobre conservação preventiva em bibliotecas e arquivos, existem diferentes abordagens à respeito dos procedimentos sobre a higienização. Aqui, será dada atenção a alguns autores importantes, para adiante destacar o procedimento de higienização adotado no Arquivo Central/Arquivo Histórico/UFJF.

A limpeza é o método mais simples de remoção do pó e demais sujidades a seco (BECK, 1991:57). O pó é removido das lombadas e partes externas de volumes e livros com aspiradores de baixa potência e para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas ou escovas e pincéis macios, de acordo com a resistência do material. Corpos estranhos mais aderidos e resistentes devem ser removidos com um pequeno bisturi sem corte. A limpeza é um dos fatores prioritários de preservação e sendo assim, a higienização é de fundamental importância para um acervo bibliográfico. Dentre todas as vantagens que apresenta, a eliminação do máximo possível de todas as sujidades extrínsecas às obras que é inerente ao seu próprio desenvolvimento e tem caráter de destaque, na medida em que compõe uma sistemática de limpeza de volumes e móveis de guarda (SPINELLI, 1995: 40). Há também a afirmação de que a higienização é sem dúvida a tarefa de maior importância dentro da biblioteca, arquivo ou centro de informação, pois permite a verificação da integridade física do acervo, uma vez que nos coloca em contato direto com o mesmo (SERIPIERRI & LUCCAS, 1995: 35).

Resumindo, em conservação, o termo higienização é empregado para descrever a ação de eliminação de sujidades generalizadas sobre as obras, como poeira, partículas sólidas e elementos estranhos à estrutura física do papel, objetivando, entre outros fatores, a permanência estética e estrutural da mesma. Assim, a higienização corresponde basicamente, à retirada da poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, por meio de técnicas apropriadas, com vista à sua preservação (BELLOTTO & CAMARGO,1996: 42). O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e, portanto, é mecânica, feita a seco (CASSARES, 2000: 31). O objetivo da aplicação da técnica é reduzir as partículas de poeira: partículas sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície, como na definição: higienização é o processo para a remoção de poeira e insetos e materiais estranhos aderentes aos objetos que os danificam ou de alguma forma contribuem para a sua depreciação (COBRA, 2003: 56).

Diante de uma literatura generalista, a elaboração dos procedimentos que devem orientar a prática, passa pela avaliação de diferentes fatores, dentro da realidade de cada local e acervo. A higienização mecânica a seco, com pincel ou trincha é bastante eficiente e segura, cumprindo os critérios mencionados anteriormente, de maneira simples e significativa.
Higienização de processos e documentos textuais:

• Passar a trincha ou pincel no documento para remover as sujidades superficiais, sempre no sentido contrário ao operador.

• Passar o saquinho (boneca) com pó de borracha, se necessário, por toda a superfície do documento em movimentos leves e circulares.

• Retirar o pó de borracha com o auxílio da trincha ou pincel.

• Se houver dejetos de insetos, restos de alimentos ou outras sujidades, remover com um bisturi, tendo o máximo de cuidado possível.

• Remover, cuidadosamente qualquer objeto metálico (grampos, alfinetes, clipes), para não rasgar o papel.

• Passar a trincha ou pincel no documento, retirando a sujidade de oxidação.
É necessária a avaliação prévia do estado geral do documento. Há documentos que embora necessitem da higienização, a condição física de seu suporte não permite a manipulação exigida pelo procedimento, tornando a limpeza mais um fator nocivo à sua integridade.
Os tratamentos adotados no projeto permitem a conservação e a recuperação da informação, perpetuando a memória de parte da história desta cidade.

Este trabalho aponta para um plano de conservação de acervos, que visa à exploração do potencial informativo e nesse sentido, as atividades de conservação, digitalização, armazenamento permitirão a preservação da informação, a organização e a proteção física do acervo perpetuando, assim, a democratização da informação, bem como os valores históricos, informativos, legais e probatórios contidos nos processos.

O alcance social é a capacidade de um atendimento especializado e ampliado, disponibilizando com agilidade e qualidade o acesso à informação contida nesses documentos.

A disponibilização desta documentação reflete na importância de preservação do patrimônio histórico, garantindo a proteção dos direitos do cidadão, além de propiciar o registro da organização, da estrutura e funções de órgãos da administração pública e educação, sendo fonte de pesquisa para a população.

Todas as decisões foram tomadas após análise da real situação do acervo e realidade das condições de guarda e trabalho, possibilitando a tomada de decisões que evitem riscos ao mesmo, garantindo sua salvaguarda, a implantação, consolidação e aprimoramento de políticas e ações de preservação que devem atuar dentro de um centro de pesquisa, informação e difusão cultural.

No transcorrer do projeto seus principais objetivos estão sendo alcançados. Hoje o Arquivo Central/Arquivo Histórico/UFJF conta com inúmeros documentos higienizados, armazenados e organizados. Principalmente e acima de tudo, o arquivo histórico contribui assim para garantir a manutenção de parte da memória coletiva desta cidade.

A conscientização da importância de um bem cultural é o primeiro fator que leva à sua preservação. A partir dessa tomada de consciência, cada um deve e pode tomar posições e atitudes de responsabilidade sobre o patrimônio cultural que, em última análise, pertence à todos, lembrando sempre que, quando a conservação preventiva se torna uma prática eficaz, a restauração não será necessária.
REFERÊNCIAS

BECK, Ingrid. Manual de preservação de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo

Nacional, 1991. Publicações Técnicas, nº46.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2. ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Ed. da FGV, 2004.
-------------; CAMARGO, Ana Maria de Almeida (coord.). Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
BRANDI, Cesare. Teoria da restauração. Cotia: Ateliê Editorial, 2004.
CAMARGO, A.M., BELLOTTO, H.L. Coord. Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: AAB, 1996.
CASSARES, N. C.; MOI, C. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. São Paulo : Arquivo do Estado: Imprensa Oficial, 2000. Projeto como fazer nº 15.
CHAGAS, Mario. Museália. Rio de Janeiro: JC Editora, 1996.
COBRA, Maria José Távora. Pequeno dicionário de conservação e restauração de livros e documentos. 2ºEd. Brasília: Edições Cobra Pages, 2003.
GOFF, Jacques . Documento/monumento. IN: LE GOFF, Jacques. História e memória. São Paulo: Ed. UNICAMP, 2003. p. 525 - 541
LUCCAS, L; SERIPIERRI, D. Conservar para não restaurar. Brasília : Thesaurus, 1995.
SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 2 ed. Rio de Janeiro: Editora da FGV, 2002.
SERIPIERRI, D. et al. Manual de conservação preventiva de documentos : papel e filme. São Paulo : Editora da Universidade de São Paulo, 2005.
SPINELLI JUNIOR, J.. Conservação de acervos bibliográficos e documentais. Rio de

Janeiro : Fundação Biblioteca Nacional, 1997.


---------------------.. Introdução à conservação de acervos bibliográficos: experiência da Biblioteca Nacional. Rio de Janeiro : Fundação Biblioteca Nacional, 1995.

*Artigo publicado nos Anais da XXIX Semana de História da Universidade Federal de Juiz de Fora, 2012, p. 691.

*Técnica em Assuntos Educacionais, lotada no Arquivo Central/UFJF.

**Graduanda do Curso de História/UFJF

1 A Série Inventários conta com documentos que abrangem dos anos de 1830 a 1999. Para efeitos da atividade por hora realizada, entretanto, apenas os arquivos do século XIX, de fato, estão sendo trabalhados.

2Materiais de qualidade arquivística são livres de quaisquer impurezas, quimicamente estáveis, resistentes e duráveis. Suas características, em relação aos documentos onde estão em contato, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade e inércia.


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