Controladoria e contabilidade gerencial I



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OBJETIVOS E FINALIDADES DA CONTABILIDADE GERENCIAL

Uma das funções mais importantes da contabilidade gerencial, descrita por IUDÍCIBUS (1998, p.266), consiste em “fornecer informações hábeis para a avaliação de desempenho. Este desempenho pode ser considerado não somente em relação à apuração de resultados por produto ou por serviços, mas envolve uma apreciação de “quão bem” se houveram os vários setores da empresa”.


A contabilidade como função decisorial, de acordo com PARANHOS (1992, p.10-11), visa em um sistema integrado de informações de natureza econômico-financeira oferecer aos diretores e gerentes, por meio da coerência conseguida entre as diversas fontes de dados da empresa, com os elementos mais adequados para servir de apoio as tomadas de decisões, sendo dotada de grande objetividade e presteza na apresentação das informações dos resultados aos administradores de forma clara e precisa com linguagem simples.
Os gestores necessitam de informações de custos e lucratividade de suas linhas de produtos, segmentos do mercado e de cada produto e cliente. Necessitam de um sistema de controle operacional que acentue a melhoria de custos, de qualidade e de redução de tempo de processamento das atividades desenvolvidas por seus funcionários
A contabilidade gerencial, conforme apresentado por PIZZOLATO (2000, p.194-195), está voltada para: informação contábil que pode ser útil à administração. Trata-se de qualquer conjunto de informações com origem contábil para circulação interna, na forma adequada para assessorar gerentes no processo decisório (...). O foco da Contabilidade Gerencial é sobre segmentos específicos da organização, como departamentos, produtos e atividades, funções etc. Esses eventuais objetivos exigem o rateio de custos totais sobre tais segmentos da empresa, problema irrelevante na contabilidade Financeira.
O processo da contabilidade gerencial deverá ser obtido através do processamento da coleta de dados e informações que serão armazenadas e processadas no sistema de informações da empresa.

Com a integração das informações obtidas nos vários departamentos, a contabilidade gerencial, como ferramenta, proporciona aos seus administradores informações que permitem avaliar o desempenho de atividades, de projetos e de produtos da empresa, bem como a sua situação econômico-financeira através da apresentação de informações claras e objetivas de acordo com a necessidade de cada usuário.

Os gerentes das empresas industriais e das empresas de serviços, com um ambiente muito mais competitivo, conforme apresentado por ATKINSON et al. (2000, p.52), necessitam de:

Informações contábil-gerenciais precisas e relevantes sobre seus custos efetivos. Os gerentes das empresas industriais precisam dessas informações para:

1 – Ajudar os engenheiros a projetarem produtos que podem ser fabricados eficientemente.

2 – Avisar onde são necessárias melhorias em qualidade, eficiência e rapidez nas operações de

produções.

3– Orientar as decisões sobre mix de produtos.

4– Escolher entre fornecedores alternativos

5 – Negociar com os clientes sobre preços, especificações do produto, qualidade, entrega e serviços.



A contabilidade gerencial, segundo PADOVEZE (1997, p.26), está relacionada com:

o fornecimento de informações para os administradores – isto é, aqueles que estão dentro da organização e que são responsáveis pela direção e controle de suas operações. A contabilidade gerencial pode ser contrastada com a contabilidade financeira, que é relacionada com o fornecimento de informações para os acionistas, credores e outros que estão fora da organização.
A contabilidade gerencial deve valer-se do uso de outras disciplinas das áreas de contabilidade e finanças para o desenvolvimento de relatórios gerenciais que atendam às necessidades de seus usuários para o processo de gestão empresarial.

O material informativo cedido atualmente pela contabilidade gerencial é considerado por VASCONCELOS (2000, p.32) como:

rico em elementos que vão auxiliar os interessados, nas mais variadas situações, no que se refere à tomada de decisão. Para isso, torna-se necessário um maior nível de entendimento àqueles que se utilizam da informação. Acredita-se que, se os ensinamentos vierem a auxiliar os interessados a tomar decisões racionais, o sistema de informações contábeis gerenciais estará contribuindo com uma grande parcela para o sucesso dos projetos executados no ambiente econômico.
As empresas que utilizam um sistema integrado de contabilidade gerencial possuem diferencial positivo em relação às que não possuem, sendo importante no controle dos processos, de forma que se possa planejar e analisar sobre o futuro, antecipando possíveis problemas que possam acontecer, para aplicação de ações corretivas no alcance de objetivos, com previsões de benefícios que poderão ser oferecidos aos seus clientes.
PLANO DE CONTAS E A CONTABILIDADE GERENCIAL

A ferramenta básica para que o controller possa desempenhar devidamente sua tarefa é o sistema contábil empregado pela empresa. A fim de que seja considerado adequado, este deverá refletir funcionalidade, flexibilidade e economia. Por sistema contábil, entende-se o conjunto dos três ramos da contabilidade : geral , fiscal e de custo. O bom andamento desse mecanismo depende dos princípios adotados pela empresa.

Os princípios da função contábil derivam de um plano de contas. Por esta razão, a primeira tarefa do controller é estabelecer o plano de contas mais racional possível para a sua empresa. Baseado nos conhecimentos da empresa, o controller deve analisar as necessidades dos executivos que a dirigem.

O que a empresa mais necessita da área controller é um retrato fiel de suas atividades no fim de cada dia, semana ou mês, com menos esforço e com menos gastos possíveis. Isto só poderá ser obtido mediante aceitação prévia de um plano de contas adequado.


Conforme PADOVEZE (1997, p.49) apresenta o plano de Contas Contábil como:

Os planos de contas contábeis deverão ser construídos tendo em vista ao relatórios futuros que dele de originarão, e a necessidade da integração de todo o sistema de informação contábil, através da navegabilidade dos dados. Para tanto, é necessário obedecer a dois aspectos fundamentais na elaboração dos planos de contas gerenciais, partindo do plano de contas fiscal: segmentação dos planos por áreas afins do principais relatórios e criação de contas adicionais para integração do sistema.


Para uma empresa na implantação de um sistema de informações contábeis para o processo de gestão, é necessária a adaptação do plano de contas estabelecidos através da Legislação fiscais, com implantação de contas para um bom desempenho do sistema, principalmente para fins de apuração de resultado por unidades operacionais.

Sendo o Plano de Contas a base de toda atividade a ser desenvolvida pela contabilidade , este deverá ser :

Informativo e adaptado às necessidades da empresa;

Prático, evitando custos contábeis ;

Ser abrangente, fornecendo apenas os dados necessários ;

Ser claro, ou seja, acessível ao nível de pessoal que vai utilizá-lo ;

Ser flexível, capacidade de sofrer modificações, sem que haja paralisação do processo de trabalho;

Técnico, de acordo com os princípios contábeis ;

Uniforme, ou seja, com um único critério;

Ser exato, de modo que não permita julgamento equívoco ;

Ser realista, sendo dimensionado de acordo com a empresa onde será aplicado.
Um plano de Contas elaborado levando em consideração as características da empresa, é uma ferramenta básica e indispensável ao atendimento e implementação de um eficiente sistema de informações para elaboração de relatórios gerenciais, devendo se necessário, sofrer as adaptações pertinentes às particularidades de cada empresa.
Conforme definição de NETO apud TEIXEIRA e PANTALEÃO, (1998, p.20)

O plano de Contas é o guia ordenado e sistemático das operações que se realizam numa empresa, as quais movimentam seu patrimônio. Na sua elaboração, é indispensável que o planificador conheça a estrutura prevista para a empresa, suas atividades, campo de ação, métodos de trabalho, em suma, todos os pormenores necessários a um plano que permita acompanhar as atividades da empresa, e também acompanhar o seu desenvolvimento ulterior”.


Sendo o plano de contas considerado um guia para os registro das operações das informações contábeis, o contador em suas atividades, deverá estabelecer um plano de contas apropriado e adequado a funcionalidade,. baseado-se nos conhecimentos da empresa, e analisando as necessidades de controle e a vigilância sobre os componentes patrimoniais e das informações que os executivos necessitam para gestão
FRANCO (1997, p.65), define

“O plano não pode ser rígido e deve permitir modificações durante o período da sua execução, pois em matéria de registro contábil podem surgir imprevistos que nos obriguem a criar novas contas e cancelar outras, atendendo-se ainda ao fato de que os planos variam para cada tipo de organização e de acordo com as circunstâncias.”


O plano de contas é um instrumento contábil que contém todo o programa para utilização das contas, possibilitando que os registros contábeis dos atos e fatos administrativos da empresa sejam realizados de forma ordenada; será a estrutura de toda atividade a ser desenvolvida pela contabilidade. Sua finalidade é manter um padrão nas demonstrações patrimoniais e relatórios gerenciais.

FIPECAF (1995, p. 41) descreve que na elaboração de um bom plano de contas é fundamental no sentido de utilizar todo o potencial da contabilidade em seu valor informativo para os inúmeros usuários.

Assim, ao preparar-se um projeto para desenvolver um plano de contas, a empresa deve ter em mente as várias possibilidades de relatórios gerenciais e para uso externo e, dessa maneira, prever as contas de acordo com os diversos relatórios a serem produzidos.

Se anteriormente isto era de grande importância, atualmente com os recursos tecnológicos da informática, passou a ser essencial, pois esses relatórios propiciarão tomada de decisão mais ágil e eficaz por parte do usuário.

Ao desenvolver um plano de contas, é necessário visualizar os diversos tipos de relatórios a serem utilizados pelos usuários, assim, o plano de contas deverá ser sempre apto a mudanças, conforme as necessidades e, com a utilização do recurso da informática, os relatórios se tornam mais ágil e eficaz para as tomadas de decisões.

Conforme definem NEVES e VICECONTI (1998, p.178):

Sendo o Plano de Contas a relação lógica e ordenada dos títulos das contas que compõem a escrituração contábil de uma entidade, este deverá apresentar como principais objetivos:


  • Uniformizar os registros contábeis;




  • Permitir a inclusão ou a exclusão de contas (o plano deve ser flexível, capacidade de sofrer modificações, sem que haja paralisação do processo de trabalho;




  • Os títulos das contas devem identificar, da melhor maneira possível, os fatos efetivamente ocorridos, sendo claro e realista, dimensionado de acordo com a empresa onde será aplicado.

As contas podem ainda serem classificadas por vários departamentos ou seções da empresa, considerando-se separadamente os resultados de cada uma.


Para TEIXEIRA E PANTALEÃO (1998, p.25),
A codificação das Contas em um Plano de Contas visa dar mais eficiência operacional, contribuindo sobretudo para:


  1. facilitar o registro dos atos e fatos administrativos, mediante a associação das contas do Elenco a códigos numéricos, de sorte que este, de forma inequívoca, identifiquem e simultaneamente indiquem sua classificação;

  2. dar maior rapidez à pesquisa das contas e à classificação contábil dos documentos;

  3. eventualmente, substituir a denominação das contas pelos seus respectivos números - código, tanto na escrituração como na documentação que lhe dá suporte.

As classificações das contas auxilia na agilidade de registro de lançamentos contábeis, através da identificação do grupo a que pertence, com o código correspondente, que também auxilia no processo informatizado com maior agilidade da escrituração.



Usuários das informações contábil-gerenciais

A necessidade da informação é determinada por seus usuários finais, seus consumidores. Assim, as informações deve ser gerada para atender a esses usuários e não aos contadores. O contador gerencial é aquele que sabe perfeitamente que a informação que faz parte de seu sistema foi elaborada para atender as necessidades de outras pessoas. Portanto, deve-se fazer um estudo básico das necessidades das informações a partir de decisões que serão tomadas. Os usuários finais da informação, deverão especificar claramente as necessidades de informações que necessitam para atender adequadamente no processo de decisão que deverão serem tomadas.


Conforme descrito por PIZZOLATO (2000, p.3)

Os usuários da informação da contabilidade gerencial podem serem classificados em duas famílias


  1. Os Usuários Externos

São considerados legítimos interessados na vida das empresas, pois estas devem estar subordinadas aos interesses e objetivos da sociedade em que se inserem. Em termos mais específicos, e dependendo da importância relativa de cada empresa, há uma variedade de pessoas e entidades interessadas em conhecer seus desempenho, tais como: clientes, banqueiros, fornecedores, credores em geral, analistas financeiros, acionistas, investidores, órgão governamentais diversos, desde estatísticos e de planejamento até órgãos controladores de impostos etc.


  1. Os Usuários Internos

No plano interno de operações de uma empresa, as informações contábeis devem ser obtidas e registradas de forma meticulosa e sistemática, tendo em vista as múltiplas utilizações que podem oferecer. Além daqueles aspectos resultantes de exigências legais, as finalidades das informações contábeis gerenciais podem ser classificadas em duas grandes vertentes, o Planejamento e o Controle, as quais devem ser atividades integradas, pois o processo de planejar também deve prever os procedimentos subsequentes de controlar.
Para a contabilidade gerencial, o fornecimento de relatórios a usuários externos, relaciona-se a pessoas ou empresas que não participam da organização e que possuem a necessidade de conhece-la por motivos específicos, assim como as instituições financeiras, órgãos governamentais, fornecedores e outros. Os usuários internos, referem-se a relatório de informações relacionadas aos membros envolvidos no processo da empresa, desde o empresário/administrador, até os operários que necessitam estarem envolvidos no processo de planejamento e controle do desempenho do objetivo e meta da empresa.

A Contabilidade Gerencial gera informações destinadas ao usuário interno, portanto, deve-se distinguir três classes de participantes, diretamente envolvidos no processo :



  1. Os processadores da informação

  2. O s usuários

  3. Os estudiosos

O quadro abaixo, sintetiza os posicionamentos normais desses participantes da elaboração das informações contábeis , através dos vários estágios da elaboração das mensagens.



Fases de Processamento e envolvimento de elementos no processo Contábil Gerencial

FASES DE

PROCESSAMENTO



ELEMENTOS HUMANOS ENVOLVIDOS

COM A INFORMAÇÃO CONTÁBIL



PERCEPÇÃO

COLETA


COLETADORES







ARMAZENAMENTO

ACESSO


PROCESSAMENTO

PREPARADORES







TRANSMISSÃO

APRESENTAÇÃO


TRANSMISSORES







UTILIZAÇÃO DAS

INFORMAÇÕES

CONTÁBEIS OBTIDAS


USUÁRIOS







Fonte: ROCCHI, (1989, p. 26)
Para a contabilidade gerencial, o fornecimento de relatórios a usuários externos relaciona-se a pessoas físicas ou jurídicas que não participam da organização e que possuem a necessidade de conhecê-la por motivos específicos. Os usuários internos estão relacionados aos membros envolvidos no processo da empresa, desde o empresário/administrador, até os operários que necessitam de informações para acompanhar o processo de planejamento e controle do desempenho empresarial e para detectar a necessidade de implantação de ações corretivas.

Usuários das informações Contabil-Gerenciais

USUÁRIOS DA INFORMAÇÕES

OBJETIVOS

Alta Administração

Gerenciamento contábil global



Canalizar informações que sejam apresentadas de forma sintética, em grandes agregados, com a finalidade de controlar e planejar a empresa dentro de uma visão de conjunto.


Média Administração

Gerenciamento Contábil Setorial



Canalizar os conceitos de contabilidade por responsabilidades, em termos definido pela empresa em Termos de divisões ou linhas de produtos.


Operacional de cada Produto

Gerenciamento contábil específico



São informações que descem a um grau maior de detalhamento, a nível operacional, para gerenciar cada um dos produtos da companhia de forma

Isolada.


Fonte: adaptado de PADOVEZE (1997 p.29).

Para todos os segmentos hierárquicos da organização, as informações deverão ser estruturadas e guiadas de acordo com as necessidades de cada usuário.



Integração da Contabilidade Gerencial para fins decisoriais

A contabilidade gerencial, afirma IUDÍCIBUS (1998, p.22), para ser utilizada como instrumento no processo de tomada de decisões necessita de integração com:

a contabilidade de custos, e por sua vez, com todos os procedimentos contábeis e financeiros ligados a orçamento empresarial, a planejamento empresarial, a fornecimento de informações contábeis e financeiras para decisão entre cursos de ação alternativos recaem, sem sombra de dúvida, no campo da contabilidade gerencial (...) que requerem informações contábeis (além das de outras disciplinas) que não são facilmente encontradas nos registros da contabilidade financeira. Na melhor das hipóteses, requerem um esforço extra de classificação, agregação e refinamento para poderem ser utilizadas em tais decisões.
Assim, a contabilidade gerencial utiliza em seus procedimentos a contabilidade de custos, dados financeiros, operacionais, objetivos e metas das empresas, objetivando a todo momento atender às necessidades de informações aos usuários.
Conforme demonstrado na Figura 6, PARANHOS, (1992, p.11) apresenta o esquema da contabilidade integrada à contabilidade geral, analítica e sistema orçamentário.

Esquema da integração da contabilidade gerencial para fins decisoriais


Fonte: PARANHOS (1992, p.11).

A contabilidade, para apresentar informações sob o enfoque gerencial na gestão e tomada de decisões da empresa, deverá apresentar um sistema integrado, para facilitar o nível da informação de forma clara e objetiva na apresentação do resultado da empresa, visualizado como um todo e detalhado conforme necessidades específicas dos usuários.
A forma de gerenciamento em uma empresa está ligada às informações contábeis que são necessárias para o planejamento, acompanhamento e controle, como um conjunto de informações que tratam dos dados de forma total para a utilização e visão da gestão empresarial.
O contador gerencial necessita entender a origem e o escopo dos objetivos e do controle operacional de uma empresa para avaliar seu desempenho por meio destes objetivos. É necessário ultrapassar as informações contábeis para o fornecimento oportuno e pertinente de informações de apoio aos gestores nas tomadas de decisões.
O processo de tomada de decisão termina com a escolha da melhor ação a ser implementada. Para se alcançar esse ponto é necessário que se passe pelas fases de definição do problema, obtenção dos fatos, formulação de alternativas, ponderação e decisão. Em todas essas etapas a informação contábil é de grande importância. Alguns problemas existem somente quando os relatórios contábeis são analisados regularmente e, com o orçamento elaborado com base nas informações históricas e projeções contábeis, pode-se formular e testar as alternativas para se chegar à decisão mais acertada.
Atuação do contador no processo da contabilidade gerencial

IUDÍCIBUS e MARION (2000, p.283) afirmam que o contador deve estar atento:

aos desenvolvimentos econômicos e sociais de nossa sociedade e, portanto, às necessidades emergentes de nossos usuários, afim de supri-los das informações necessários, sempre mantendo o custo/benefício de nosso sistema de informação o mais competitivo possível. A informação e sua teoria são os elementos fundamentais da revolução tecnológica que já se iniciou e que se acentuará nos próximos anos. A contabilidade é, essencialmente, informação e, em possuindo uma teoria subjacente e forte, terá todas as condições para permanecer em um campo de conhecimentos extremamente útil para a sociedade em geral.
Os contadores deverão estar preparados e sempre atentos às mudanças e aos desenvolvimentos econômicos, sociais e tecnológicos que vêm ocorrendo de maneira rápida. A informação contábil é essencial para o controle e desenvolvimento empresarial, porém, necessita constantemente ser revista e analisada, para constatar se está produzindo os resultados necessários para o processo de gestão.
O Contador Gerencial, pela própria natureza das funções que lhe são solicitadas a desempenhar, necessitará de formação bem diferente daquela exigida para o profissional que atua na contabilidade formal, precisando assim de bons conhecimentos matemáticos e estatísticos, pesquisa operacional e técnicas de planejamento.

Uma das importantes responsabilidades do contador gerencial apresentada por ATKINSON et al.(2000, p.447) é:

avaliar o impacto das decisões e ações administrativas que afetam as atividades e os processos da empresa. Para apoiar a tomada de decisão, é necessário identificar alternativas diferentes disponíveis para os gerentes, como também, avaliar como os custos e receitas diferem por meio de ações alternativas (...) Os contadores gerenciais também devem ser capazes de avaliar o impacto financeiro de recentes decisões sobre atividades e processos, tais como layouts das fábricas melhorados, que dinamizam as operações de produção.
O ambiente das empresas de competitividade global, conforme IUDÍCIBUS e MARION (2000, p.282), é internacional e está colocando, para os contadores e para a Contabilidade, desafios e, ao mesmo tempo, oportunidades de desenvolvimento, que podem marcar uma nova fase na evolução da teoria da Contabilidade. Eis as principais tendências que assinalaram:


  1. Internacionalização dos mercados, com a necessidade de harmonização de princípios contábeis em nível supranacional

  2. Necessidade da contabilidade de custos adequar-se, sem perder suas vantagens comparativas de sistema de baixo custo, às novas filosofias de qualidade total, competitividade e eficiência.

  3. Considerando que análises mais recentes têm demonstrado que o modelo decisório e as necessidades informativas, tanto de tomadores de decisões internas à empresa como de agentes externos são basicamente os mesmos; não mais se justifica, em nível conceitual, a existência de uma teoria da Contabilidade financeira (para os usuários externos) e o que se denomina contabilidade Gerencial na verdade uma coletânea de tópicos que ainda não ganhou uma estrutura coerente. Esforços terão que serem realizados a fim de estruturar princípios Fundamentais de Contabilidade e, conseqüentemente, montar uma teoria que abarque tanto a Contabilidade gerencial quanto a Financeira (e a de Custos, como parte da Gerencial, é claro).

Com a competitividade global e internacional, as empresas estão implementando métodos de contabilidade gerencial com destaque aos pontos críticos de tomada de decisões. Os métodos de contabilidade gerencial deverão atender aos princípios de redução dos custos e melhoramento do ciclo de vida dos produtos, apresentando modelos que possam serem utilizados para processos e estratégias, como uma das fontes de vantagem competitiva.


Neste sentido, IUDÍCIBUS (1998, p.309) destaca que:

Ao mesmo tempo em que nos deslumbramos, todavia, com esta nova abordagem, devemos claramente estabelecer suas limitações, no sentido de que nada substitui, na empresa, o conhecimento íntimo das informações por parte do Contador Gerencial e o feeling do gerente ou Diretor Financeiro que vai utilizar as informações. Entretanto, estas qualidades inatas e profissionais podem, sem dúvida, ser potencializadas através do fornecimento de melhores informações, através da aplicação de métodos quantitativos aos dados contábeis (...) Assim, somente o Contador e o Gerente saberão discernir o matematicamente correto do praticamente factível. Uma outra solução matemática deverá ser encontrada, ou um atalho que seja possível na realidade empresarial.


Para sobreviver neste novo milênio, SCHWEZ (2001, p.73) o profissional da contabilidade deve possuir: “além do conhecimento, qualidade fundamental, agilidade, perspicácia e disponibilidade para resolver os problemas que surgem – não os empurrar para o próximo da fila. Será valorizado aquele que assumir responsabilidades, tiver iniciativa, boas idéias e soluções para as questões cotidianas que surgirem.”

O contador gerencial, além de elaborar informes gerenciais, deve avaliá-los e analisar seus impactos econômicos, financeiros e operacionais, apoiando assim os gestores nas tomadas de decisões na empresa, bem como opinar por processos de melhorias contínuas no ambiente empresarial.


O contador do futuro, conforme afirma COSENZA (2001, p.58), deverá ser um eterno aprendiz. “Essa é a tendência inevitável num mundo em mutação acelerada, onde tudo fica obsoleto tão rapidamente. O mundo está mais apertado e competitivo e tudo se torna mais complicado. Manter-se ligado e preparado para aprender sempre algo mais de valor e não de contentar nunca com o que já se sabe será a única solução.”
Portanto, fica evidente que o contador gerencial possui um grande desafio pela frente, o de preservar seu mercado profissional nessas novas relações de negócio, sendo um empreendedor de si mesmo, agregando inteligência ao seu trabalho, com aptidão para lidar com as mudanças, se possível antecipando-se a elas, auxiliando a empresa no processo de gestão empresarial.
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