Controladoria e contabilidade gerencial I



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CONTROLADORIA


DEFINIÇÃO DE CONTROLADORIA

Para esclarecer, mais especificamente, o sentido da palavra Controladoria, a razão de sua existência na empresa, poder-se-ia citar, como exemplo, a terminologia da navegação do livro "Controllership", onde caracterizam a controladoria da seguinte maneira :

“A controladoria não compete o comando do navio, pois essa é tarefa do primeiro executivo: representa, entretanto, o navegador que cuida dos mapas de navegação. É sua tarefa manter informado quanto à distância percorrida, ao local em que se encontra e a velocidade da embarcação, à resistência encontrada, aos desvios da rota, aos recifes perigosos e aos caminhos traçados nos mapas, para que o navio cheque ao destino...” (Heckert e Wilson apud TUNG, 1985, p. 34)
A síntese da controladoria e a sua importância de chegar ao porto de destino sem o concurso do navegador é mera casualidade. De nada adianta Ter um navegador, com todo o um instrumental, indicando precisamente onde estamos, quando não sabemos a que porto queremos chegar. Neste ponto, poder-se-ia então dizer :

Objetivo é o porto de destino;

Planejamento é rota ;

Controle são os instrumentos de navegação;

A controladoria assegura a chegada ao porto objetivando, na rota prevista.

Em síntese: Para praticar o controle, precisa-se de objetivo;

Para atingir o objetivo, precisa-se de controle.

Ela funciona como um órgão de controle, de suporte e apoio à decisão, no qual está diretamente ligada ao cumprimento dos objetivos da organização.

Atualmente, diante das grandes inovações do mundo gerencial, a contabilidade não pode ficar alheia a estes avanços; é preciso que ela ocupe um espaço atuante e preciso. Daí a necessidade de se dar um novo enfoque: o de não apenas registrar números, mas de controlar, mostrar caminhos, direções.

A contabilidade como controladoria é, sem dúvida, algo essencial para o gerenciamento da empresa. A controladoria é, na verdade, um departamento que registra fatos ocorridos; e sua inovação é no sentido de que, registrando esses fatos, consiga projetar a situação real da empresa, visando sempre os pontos estratégicos presente e futuros, auxiliando, assim, na tomada de decisões da empresa.

"O controle e planejamento são processos integrados que afetam todos os aspectos operacionais, incluindo a determinação dos objetivos e o desenvolvimento de planos de longo e curto prazos".( CAGGIANO & FIGUEIREDO, 1992,p.205 ).

A controladoria pode atuar como órgão administrativo, vindo a garantir a qualidade das informações e a auxiliar os administradores e gestores em suas áreas, abrindo caminhos para que estes atinjam os objetivos pretendidos.


Atua também como ramo do conhecimento na conceituação e teoria em apoio à contabilidade, na elaboração e continuidade do sistema de informações, dando suporte à contabilidade e à gestão da empresa.

MISSÃO DA CONTROLADORIA

A empresa de pequeno porte pode ser controlada e dirigida por uma mesma pessoa. Nas empresas de médio e de grande portes, impõe-se a divisão de tarefas em áreas distintas. No contexto empresarial, a controladoria serve como órgão de observação e controle da cúpula administrativa. É ela que fornece os dados e informações, que planeja e pesquisa, visando sempre mostrar a essa mesma cúpula os pontos estratégicos presente e futuros que põem em perigo ou reduzem a rentabilidade da empresa.

O controle é função que excede os limites da controladoria, visto que toda cúpula administrativa se dedica a controlar as operações empresariais, abrangendo todos os setores, funções e momentos da organização. Examina as origens mais remotas dos atos da gestão, acompanha e registra toda a evolução e efeitos, constatando a sua efetiva incorporação aos resultados da empresa. Cabe à controladoria pôr em evidência não só os efeitos, como também participar na busca das causas, colaborando assim, no perfeito desempenho das atividades de uma entidade.

Manter os gestores informados e atualizados com o sistema de informações é a missão da controladoria, que atua como base sólida, evidenciando e transparecendo a realidade dos relatórios para a gestão da empresa, assegurando a continuidade, desempenho e otimizando seus resultados.


Conforme definição de MOSIMANN; ALVES; FISH, (1993): “Dessa forma, a missão da controladoria é otimizar os resultados econômicos da empresa, para garantir a sua continuidade, através da integração dos esforços das diversas áreas.” (p. 83)
Assim, como em todas as áreas, é de responsabilidade da controladoria a veracidade das informações, é devido a ela garantir os dados em exame que são importantes e imprescindíveis na continuidade da organização, fazendo o melhor uso dos recursos disponíveis, de acordo com os materiais coletados. Não significa que dará a solução perfeita, mas buscar o melhor caminho a seguir para decisão empresarial.
A missão da Controladoria é assegurar a otimização do resultado econômico da organização, com a responsabilidade de tornar as informações úteis para breves ou futuras e importantes mudanças no cenário empresarial.
OBJETIVOS E META
O alvo da empresa é o maior lucro possível, conciliável com seu crescimento a longo prazo e também com o bem-estar da coletividade, mediante o atendimento das suas necessidades. Para atingir esse objetivo, a tarefa da empresa seria a de determinar quais as necessidades ou desejos desta mesma coletividade, para depois organizar-se do ponto de vista da produção e da comercialização. Essa tarefa é contínua, pois as necessidades e os desejos dos homens sofrem alterações permanentes.

Para que a empresa consiga alcançar seus objetivos, cada setor de atividade deverá procurar aplicar métodos eficientes, a partir de uma análise cuidadosamente elaborada. Para desempenhar convenientemente as funções que lhe são inerentes, a empresa recorrerá à técnica da controladoria, a qual tem métodos próprios de trabalho, baseados num conjunto de princípios com flexibilidade de aplicação.

O departamento de controladoria busca a forma eficiente e eficaz do conhecimento dos fatos atuais e da previsão dos acontecimentos futuros, tendo como objetivo prestar informações para a empresa, visando inovações e correção de atitudes indevidas. Gera, assim, o controle que dá suporte à gestão de negócios da empresa, de modo a assegurar que esta atinja seus objetivos da empresa, participando das tomadas de decisões a respeito destes, tendo em vista os objetivos setoriais fazem parte do objetivo global da empresa.

Através dos processos de planejamento e execução dos relatórios, a controladoria indica os pontos que apresentam problemas e acompanha o desenvolvimento do processo decisório, observando todos aspectos favoráveis da organização; acompanha o desenvolvimento dos planos em andamento e aponta soluções que conduzam aos resultados desejados segundo os gestores.


Conforme definição de CATELLI, (1999, p.376): a função envolve ajudar a adequação do processo à realidade da empresa ante seu meio ambiente. Estará sendo materializada tanto no suporte à estruturação do processo de gestão como pelo efetivo apoio às fases do processo de gestão, por meio de um sistema de informação que permita simulações e projeções sobre eventos econômicos no processo de tomada de decisão.”

Contudo, o objetivo e responsabilidade da controladoria são avaliar

e acompanhar o desenvolvimento dos gestores ou das áreas de responsabilidade.


CONTROLLER
A palavra "controller" servia, inicialmente para designar o executivo que tinha a tarefa de controlar ou verificar as contas. Com a evolução, essa definição tornou-se inadequada, visto não abranger a ampliação das funções do controller. É um profissional que, através do tempo adquiriu conhecimentos específicos e genéricos, tornando-se responsável pelos registros contábeis e informações sobre todas as principais atividades e planos da em presa.

"Cada "controller" deve adaptar-se à formação e necessidade de informação de seus diretores, sem deixar de tentar influenciá-los também, no sentido de canalizar, suas necessidades informativas em formas repetitivas de relatórios, emanada do sistema contábil". (IUDÍCIBUS, 1991, p.269).


O controller é o gestor encarregado do departamento de Controladoria; seu papel é, por meio do gerenciamento de um eficiente sistema de informação, zelar pela continuidade da empresa, viabilizando as sinergias existentes, fazendo com que as atividades desenvolvidas conjuntamente alcancem resultados superiores aos que alcançariam se trabalhassem independentemente.” (FIGUEIREDO & CAGGIANO, 1997, p.28)
O controller faz parte da cúpula administrativa, participando nos processos de planejamento e controle empresarial, capacitando os gerentes e administradores a planejarem, executarem e controlarem adequadamente as atividades da empresa, utilizando com eficiência e eficácia os recursos que são colocados a sua disposição com a missão e objetivo da empresa, conduzindo-a ao sucesso.

Ele é um profissional que possui certos atributos e qualificações, tanto específicos quanto genéricos, a fim de fazer com que a controladoria cumpra sua missão. É responsável pelos registros contábeis e informações sobre todas as atividades, estando cada vez mais envolvido no processo de tomada de decisões da empresa.



FUNÇÕES DO CONTROLLER
O controller tem uma visão ampla da organização e conhece a fundo todas as informações, por isso, sua função é elaborar, analisar e interpretar os relatórios gerenciais de acordo com as necessidades do usuário, que servirão de suporte para a tomada de decisões na empresa.

“(...) o controller desempenha sua função de controle de maneira muito especial, isto é, ao organizar e reportar dados relevantes, exerce uma força ou influência que induz os gerentes a tomarem decisões lógicas e consistentes com a missão e objetivos da empresa.” (NAKAGAWA, 1995, p. 13)



CARACTERÍSTICAS DO CONTROLLER

Para pleno desempenho de suas funções, o controller, como qualquer outro executivo, deve ter suas tarefas perfeitamente delimitadas. Exigem-se da parte do controller certas qualidades indispensáveis, com as seguintes características :



  • Capacidade de prever os problemas que poderão surgir e de coletar as informações necessárias para a tomada de decisões; com vista à implantação de ações de melhorias

  • Capacidade de prever o aparecimento de problemas, nos diferentes departamentos, bem como de providenciar os elementos para as devidas soluções;

  • Fornecer as informações em linguagem clara, simples e objetiva aos usuários na interpretação e análise;

  • Traduzir os fatos, uma vez que os números isolados não auxiliam a administração da empresa;

  • Capacidade de Ter sempre olhos voltados para o futuro, pois o passado está morto;

  • Dar informações e elaborar relatórios, no momento em que forem solicitados, pois existem mudanças diárias no sistema econômico do nosso país onde a urgência de análises é necessária para resolução dos problemas que possam surgir;

  • Assumir a posição de conselheiro, não de crítico; O controller não deverá forçar uma tomada de decisão, porém, poderá conseguir o almejado, mantendo o assunto presente até que uma atitude satisfatória seja tomada;

  • Ser imparcial, tendo capacidade de "vender" suas idéias aos demais executivos; sendo crítico, comunicativo e convincente.

  • Capacidade de compreender que no desempenho de suas funções, sua contribuição para outras áreas sofre limitações.

Dar informações aos gestores no momento certo, em que for solicitado, pois, para o desempenho da empresa deve-se considerar uma informação aproximada caso não seja possível uma posição exata, porém, em tempo hábil para que se produza efeito eficaz;


Ser imparcial e honesto, isto é, ao avaliar e apresentar os resultados, agir independente das partes que estão sendo sujeitas à avaliação, não ajudando ou prejudicando as mesmas, deve ser ético;
Ter capacidade de vender suas idéias aos demais executivos, para isso é preciso que seja criativo, comunicativo e convincente, tendo sempre em mente o controle organizacional para otimização do resultado empresarial.

ATUAÇÃO E TAREFA DO CONTROLLER

O conhecimento dos fatores macroeconômicos da própria empresa fazem com que o controller se situe em seu próprio meio. O sistema contábil e a metodologia financeira constituem as ferramentas principais para o desenvolvimento de um método eficaz de controle. O conhecimento das responsabilidades e da autoridade a ele atribuídas, conferem-lhe uma sólida base de trabalho. Se às qualificações inerentes a sua função estiver unida uma razoável dose de tato, de imaginação construtiva, de iniciativa , de espírito de imparcialidade e sinceridade, o controller não terá dificuldade em desempenhar eficientemente suas funções.

O controller, como membro da administração não exercerá autoridade direta nos diversos departamentos da empresa.

Desempenha, porém, a função de conselheiro e consultor e a sua ação na empresa estende-se da seguinte forma:



  • Ação Orientadora - formular e recomendar normas para o funcionamento dos departamentos, fazendo com que as políticas estabelecidas sejam claramente entendidas. Recomendar as modificações quando necessárias, ou seja, ao observar falhas no processo voltar ao seu início e orientar para que seja feito corretamente.

  • Ação Corretiva - analisar a entrada de dados e informação, ou seja, corrigir os erros antes da elaboração dos relatórios.

  • Ação Comparativa - supervisionar a elaboração dos relatórios baseados nos resultados atuais das operações, em comparação com o planejado.

  • Ação Diretiva - dirigir atividades internas, de acordo com a política aprovada pela empresa, orientando, assim a diretoria nas suas decisões referentes aos relatórios gerenciais.

O controller atua como um órgão de assessoria e suporte, ligado diretamente à alta administração, funcionando como um filtro das informações geradas pelos diversos setores da empresa; sua função básica é garantir que as informações cheguem corretas ao seu destino no tempo certo, de forma que, quando recebidas, sejam úteis à tomada de decisões.


O controller tem como tarefa manter o executivo principal da companhia informado sobre os rumos que ela deve tomar, aonde ir e os caminhos que devem ser seguidos. É ele quem fornece dados e informações, quem planeja e pesquisa procurando sempre mostrar o caminho correto.

A INFLUÊNCIA DA CONTROLADORIA NA GESTÃO EMPRESARIAL

No atual mundo dos negócios, o termo gestão empresarial ganha cada vez mais destaque dentro das organizações, melhorando o desempenho e buscando alternativas que indiquem a boa administração e adequação dos recursos disponíveis.

As organizações têm necessidade de fazer as coisas acontecerem dentro de uma gestão tão qualitativa quanto quantitativa, no desejo de atingir seus objetivos, desde a mais simples atividade até a mais complexa e conquistar a integração da empresa como um todo.

“A abordagem do conceito de gestão empresarial requer o conhecimento da etimologia da palavra gestão, a qual deriva do latim “gestione”, que quer dizer ato de gerir, gerência, administração. Portanto, gestão e administração são sinônimos (...) Gerir é fazer as coisas acontecerem e conduzir a organização para seus objetivos.” MOSIMANN; ALVES; FISCH, (1993, p.27)

De acordo com os valores da organização, será estabelecido o processo de gestão, que seguem normas estabelecidas que levam ao cumprimento do objetivo principal da empresa. ou seja, o relacionamento entre acionistas e gestores, refletindo a forma como será aplicado o modelo de gestão.

“O modelo de gestão representa os princípios básicos que norteiam uma organização e serve como referencial para orientar os gestores nos processos de planejamento, tomada de decisões e controle. A empresa (...) deverá cumprir sua missão para garantir sua continuidade.” PEREZ JUNIOR et.al. (1997, p.12)

O processo de gestão assegura o cumprimento da missão, conduzindo os gestores no planejamento, desenvolvimento e acompanhamento da empresa e sua continuidade.

“O processo de gestão, também denominado processo decisório (...) é composto de três etapas: o planejamento, a execução e o controle. O modelo de gestão da empresa inclui sua estrutura organizacional, ou seja, os diversos segmentos que perfazem o todo, os quais são denominados de órgãos. A missão de todas as áreas de uma empresa é dar suporte à gestão de modo a assegurar que a mesma atinja seus objetivos.” (MOSIMANN; ALVES; FISCH, 1993, p.105-107)



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A controladoria fornece as informações exatas para tomada de decisões, atuando de acordo com o modelo de gestão que é influenciado pela cultura da empresa e as variáveis ambientais.

A tarefa da controladoria requer aplicação de princípios sadios, os quais abrangem todas as atividades empresariais, desde o planejamento inicial até a obtenção do resultado final. Por planejamento entende-se que o controller deve medir as possibilidades de sua empresa, perante as realidades externas, para fixar objetivos, estabelecer políticas básicas, elaborar o organograma com responsabilidades definidas para cada posição dentro da sua própria organização, estabelecer padrão de controle, desenvolver métodos eficientes de comunicação e manter um sistema adequado de relatórios.
Conforme define FIGUEIREDO & CAGGIANO (1997, p.43):

“O planejamento é a mais básica de todas as funções gerenciais, e a habilidade com que esta função está sendo desempenhada determina o sucesso de todas operações. Planejamento pode ser definido como o processo de reflexão que precede a ação e é dirigido para tomada de decisão agora com vistas no futuro”.


O planejamento é a primeira fase do processo decisório e envolve os seguintes passos:

Projeção de cenário, ou seja, demonstrado o estado da organização, de que maneira está operando, considerando inclusive os fatores externos, como está e o que precisa mudar;


Definição dos objetivos a serem alcançados, o que se pretende obter especificando-o e aonde se pretende chegar;
Verificação dos pontos fortes e fracos da empresa, identificar onde a empresa tem maior desempenho podendo utilizar os recursos e mudar os pontos que precisam de melhorias;
Avaliação das ameaças e oportunidades ambientais, fala-se do ambiente externo, sua atual posição no mercado e a influência na organização;
Formulação e avaliação de planos alternativos, ou seja, elaborar e avaliar os procedimentos e apresentar soluções viáveis;
Implementação do melhor plano alternativo, que é a escolha do plano que irá beneficiar e dar solução eficaz para processo decisório.

Conforme descreve CHIAVENATO, (1993 p.262):

“A finalidade de controle é assegurar que os resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalmente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado.”
Ao apresentar as possíveis variações das diversas atividades, o controle

analisa se estas fogem do padrão de normalidade, podendo alguma delas serem propícias ao desempenho atual e futuro da empresa e corrigir os erros e desvios no processo organizacional.


Para CHIAVENATO, (1999, p.16) “O controle representa o acompanhamento, monitoração e avaliação do desempenho organizacional para verificar se as coisas estão acontecendo de acordo com o que foi planejado, organizado e dirigido. Controle é a função administrativa relacionada com a monitoração das atividades a fim de manter a organização no caminho adequado para o alcance dos objetivos e permitir a correção necessárias para atenuar os desvios.”
O controle é um processo que assegura que as atividades atuais estejam em conformidade com as atividades planejadas. Quanto mais completos, definidos e coordenados forem os planos, tanto mais fácil será o controle e a implementação de ações corretivas se necessárias no processo.
ATKINSON et. al.(2000, p.581-582) destaca que o processo de monitorar, avaliar e melhorar o desempenho da empresa para alcançar seus objetivos e normalmente chamado controle organizacional..(...) Um sistema está sob controle se ele está no caminho para alcançar seus objetivos. Caso contrário, o sistema está fora de controle. Três papeis importantes do contador gerencial, são:
1 – Ajudar uma empresa a ficar sob controle.
2 – Identificar quando o processo está fora de controle
3 – dar suporte à aprendizagem da empresa, com apoio ao planejamento e a tomada de decisão

O processo de manter uma empresa sob controle envolve cinco passos:




PLANEJAMENTO

Consiste no desenvolvimento dos objetivos primários e secundários da empresa e na identificação dos processos que o completam.






EXECUÇÃO

Consiste em implementar o plano





CORREÇÃO

Consiste na realização de qualquer ação corretiva necessária para trazer o sistema sob controle




MONITORAÇÀO

Consiste em mensurar o nível atual de desempenho do sistema



AVALIAÇÃO

Consiste na comparação do nível atual de desempenho do sistema para identificar qualquer variância entre os objetivos do sistema e o desempenho efetivo e decidir sobre ações corretivas







Fonte : adaptado de ATKINSON e tal (2000, p.582)


Para o processo de controle fazer sentido, a empresa deve ter conhecimento e habilidades par detectar as situações que exigem correções, em determinados passos, aplicar as ações corretivas necessárias para acerto do processo de controle objetivando o alcance do objetivo proposto.
Conforme descreve CATELLI (1999, p.61)

O controle visa assegura, por meio de correções de “rumos “, que os resultados planejados sejam efetivamente realizados, apoiando-se na avaliação de resultados e desempenhos. O processo de controle compreende a comparação entre os resultados realizados e os planejados, a identificação de desvios e suas respectivas causas, e a decisão quanto às ações a serem implementadas. O processo de controle consiste em ações corretivas, tanto no desempenho que vem sendo realizado quanto em programas de curto prazo, planos de médio e longo prazos e diretrizes estratégicas se for o caso.


As decisões envolvidas na área de controle, surgem de duas atividades maiores: primeiro, comparar o desempenho real com o que foi planejado; segundo, determinar se o plano deve ser modificado com ações de melhoria para atingir o resultado.
Características dos aspectos do processo de controle


ASPECTOS

CARACTERÍSTICAS




  • ORIENTAÇÃO ESTRATÉGICA PARA RESULTADOS

O controle deve apoiar planos estratégicos e focalizar as atividades essenciais que fazem a real diferença para a organização.





  • COMPREENSÃO

O controle deve apoiar o processo de tomada de decisão apresentando dados em Termos compreensíveis. O controle deve evitar relatórios complicados e estatísticas enganosas.





  • ORIENTAÇÃO RÁPIDA PARA AS EXCEÇÕES

O controle deve indicar os desvios rapidamente, através de uma visão panorâmica sobre o local em que as variações estão ocorrendo, e o que deve ser feito para corrigi-los adequadamente.





  • FLEXIBILIDADE

O controle deve proporcionar um julgamento individual e que possa ser modificado para adaptar-se a novas circunstâncias e situações.





  • AUTOCONTROLE

O controle deve proporcionar confiabilidade, boa comunicação e participação entre as pessoas envolvidas.





  • NATUREZA POSITIVA

O controle deve enfatizar o desenvolvimento, mudança e melhoria. Deve alavancar a iniciativa das pessoas e minimizar o papel da penalidade das punições.





  • CLAREZA E OBJETIVIDADE

O controle deve ser imparcial e acurado para todos. Deve ser respeitado como um propósito fundamental : a melhoria do desempenho.


Fonte : Adaptado de CHIAVENATO (1999, p.653-654)
O objetivo do controle é manter as operações dentro dos padrões estabelecidos a fim de que os objetivos sejam alcançados com envolvimento da equipe. Assim, as variações, erros ou desvios devem serem corrigidos para que as operações sejam normalizadas, sem ficar a procura de culpados e de penalidades, mas sim de aplicações de ações corretivas que visa manter o desempenho dentro do nível dos padrões estabelecidos, visando que tudo seja feito exatamente de acordo com o que se pretendia fazer.
Conforme descreve PEREZ JUNIOR (1997, p.37)

O processo decisório é influenciado pela atuação da Controladoria através das informações de planejamento e controle, que exigem sistemas de informações que suportem estas decisões. A missão da controladoria é otimizar os resultados econômicos da empresa através da definição de um modelo de informação baseado no modelo de gestão. O papel da controladoria, portanto, é assessorar a gestão da empresa, fornecendo mensuração das alternativas econômicas e, através da visão sistêmica, integrar informações e reportá-las para facilitar o processo decisório.


A controladoria desempenha papel atuante no fornecimento de informações gerenciais integradas para apoio aos gestores no processo de informações baseada em modelo de gestão que facilita o processo de tomada de decisões, com visão sistêmica para a obtenção de resultados.

A controladoria utiliza-se das informações e relatórios das áreas a serem controladas para iniciar o trabalho de interpretação, avaliação e conclusão. A informação é uma ferramenta para o desenvolvimento do planejamento, execução e do controle.

O sistema de relatórios faz parte do plano de controle da empresa. Após o planejamento, inicia-se a fase de controle. Após esta, segue-se a tarefa de analisar os resultados obtidos. Depois os resultados são relatados aos respectivos responsáveis, através dos canais preestabelecidos, para que sejam tomadas determinadas decisões.

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