Curso de ms-word


Mesclando Documentos do início ao fim



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Mesclando Documentos do início ao fim


Entende-se por mala direta, o envio de uma carta padrão - com algumas modificações, para vários destinatários. Como exemplo, vamos criar uma mala direta onde será impresso algumas cartas destinadas aos clientes de um escritório de advocacia.


Para iniciar o processo de Mala Direta, abra um novo documento e escolha a opção Mala Direta do menu Ferramentas. O quadro de diálogo Auxiliar de mala direta, é exibido.


Agora execute os seguintes procedimentos:



  1. Dê um clique sobre o botão: Criar, e selecionar a opção: Cartas Modelo; na janela que se apresenta, clique o botão Janela ativa. A edição do documento principal será feita após criarmos a origem de dados.




  1. Escolha o botão Obter dados e selecionar a opção Criar fonte de dados. Na janela de mesmo nome, você poderá acrescentar novos campos e/ou remover os campos já predefinidos. Para acrescentar basta digitar no quadro: Nome do campo, o novo campo e selecionar o botão Adicionar nome de campo. Para remover, selecione o campo no cabeçalho e clique o botão Remover nome de campo.

Remova todos os campos predefinidos e acrescente os campos: Nome, Filial e Fone.






  1. Após confirmar a criação dos campos, deverá informar o nome do arquivo que conterá os dados que serão mesclados com o documento principal.




  1. Após salvar o arquivo de dados, clique o botão Editar origem de dados no quadro que é exibido. A quadro de diálogo Formulário de Dados é apresentado com os campos adicionados anteriormente.





  1. Preencha os campos, o deslocamento entre os campos poderá ser feito através do mouse ou da tecla Tab. Cada tela representa um registro, adicione quantos desejar usando o botão . Os botões servem para deslocar-se pela base de dados, caso deseje excluir algum registro, basta clicar o botão .




  1. Ao concluir a entrada de dados e confirmar os procedimentos, a tela do documento e a barra de ferramentas Mala Direta são apresentados para a montagem do Documento Principal.




  1. Inicie a digitação do texto (ver texto exemplo a seguir) e, no momento que desejar incluir um campo, clique o botão da barra de ferramentas Mala Direta. No quadro que é exibido estão relacionados todos os campos criados, escolha o apropriado e continue a edição repetindo esses procedimentos até a conclusão.





  1. Para ver o resultado do trabalho na tela, clique o botão Mesclar para novo documento , para imprimir clique o botão Mesclar para impressora . Caso tenha selecionado o botão e deseja voltar ao documento principal, basta utilizar o menu Janela da barra de Menu.

Após selecionar o botão Mesclar para novo documento , visualize impressão. Na exibição Modo Normal da área de edição, teremos o seguinte resultado:




  1. Você poderá editar a origem de dados para acrescentar novos registros ou exclui-los, bastando para isso, dar um clique no botão Editar origem de dados .




  1. Salve o documento principal. Quando desejar retornar ao documento, basta abri-lo.

MODELOS E ASSISTENTES


Um modelo é um padrão ou um gabarito existente a partir do qual você pode criar um produto, desta forma economizaremos tempo na criação de muitos tipos comuns de documentos. Existem duas maneiras de criarmos documentos através de um padrão predefinidos: escolhendo um determinado modelo ou selecionando um dos assistentes, neste caso seremos orientado com perguntas sobre os formatos a serem aplicados ao modelo escolhido.


O Word oferece diversos modelos organizados por categoria e estão relacionados da seguinte maneira:
GUIA MODELOS
Cartas e Fax Cartas comerciais

Folhas de rosto de fax

Etiquetas e Envelopes
Memos Memorandos
Modelos do Office 95 Cartas

Envio de Fax

Memorandos

Relatórios


Outros Documentos Currículos

Mais modelos importados via Internet


Páginas da Web Criação de Home Page



  • Se você não visualizar o modelo ou assistente desejado na caixa de diálogo Novo, execute novamente o Programa de Instalação para instalá-lo ou, importe algum via Internet.


UTILIZANDO O ASSISTENTE PARA CRIAR UM DOCUMENTO


Como exemplo, vamos enviar um Fax com folha de rosto através de um assistente, primeiramente deveremos carregar o arquivo que desejamos enviar ou, usar o documento atual para editar o texto a ser enviado. Logo após, selecione a opção Novo do menu Arquivo, o quadro de diálogo Novo é exibido e os modelos e assistentes são apresentados em guias, escolha a guia Cartas e Fax e selecione o Assistente de Fax. Em seguida, clique sobre o botão OK.



A seguir, veremos o primeiro quadro de diálogo Assistente de Fax de uma série. Faça as suas seleções e digite a informação necessária em cada caixa de diálogo à medida que elas aparecerem. Ao terminar as entradas em uma caixa de diálogo, clique sobre o botão Avançar. Se desejar retornar a um dos quadros de diálogo, clique o botão Voltar.



No última quadro de diálogo, clique sobre o botão Concluir para o documento ser enviado.






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