Esquema para o relatório final do co-financiamento



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ESQUEMA PARA O RELATÓRIO FINAL DO CO-FINANCIAMENTO




O relatório intercalar deve conter a apreciação da ONG luxemburguesa, não sendo suficiente transmitir ao Ministério o relatório proveniente do parceiro local. O relatório do parceiro local pode, contudo, ser anexado como informação suplementar.
O relatório narrativo deve ser obrigatoriamente redigido numa das três línguas administrativas do país (luxemburguês, francês ou alemão), ao passo que o quadro lógico e o relatório financeiro podem também ser enviados ao Ministério em língua inglesa. (cfr. «Condições Gerais que Regem as Relações Contratuais entre o Ministério dos Negócios Estrangeiros e as ONGD»).

O relatório final distingue-se do relatório intercalar pelo facto da parte narrativa, do quadro lógico e do orçamento terem de incluir igualmente a duração do projecto. Neste caso, o relatório final dividir-se-á em duas partes: uma relativa ao último ano do projecto e outra que resume todo o projecto.



O Gabinete de Assistência Técnica (tel.: 26 02 09 22 – e-mail: bat@cercle.lu) fica à disposição das ONGD para qualquer assistência relativa ao relatório final..


I. PARTE ADMINISTRATIVA



I.1. ONG
I.1.1. Nome da ONG

I.1.2. Nome do responsável pelo projecto

I.1.3. Endereço postal para a correspondência relativa ao projecto

I.1.4. Número de telefone

I.1.5. Número de fax

I.1.6. Endereço e-mail



I.2. Projecto
I.2.1. Nome do projecto

I.2.2. Localização pormenorizada

I.2.3. País

I.2.4. Número de referência atribuído ao projecto pelo MNE




II. REALIZACÕES E ALTERAÇÕES EFECTUADAS


II.1. Parte descritiva do último ano do projecto



  • Como ocorreu a realização do projecto no ano findo?

  • Descrição das actividades realizadas.

  • O desenvolvimento do projecto incitou a adaptar o quadro lógico para todo o projecto

(efeito de feed-back)?

  • Impacto destas alterações sobre a continuidade do projecto.

  • Problemas de ordem geral e soluções preconizadas.

  • As hipóteses influenciaram de alguma forma a realização do projecto?

  • Dinâmica: houve algum efeito de sinergia (cross-fertilisation) entre as diferentes actividades?

  • Ilações tiradas do desenvolvimento do projecto.

  • Etc.


II.2. Quadro lógico actualizado contendo os resultados alcançados e as actividades realizadas
Esquema :


Lógica de intervenção
















IOV

Fontes

Hipóteses

Objectivo(s) global(ais)











Objectivo específico











……………………………

IOV

Constatação

Comentários

Resultado 1











Resultado 2











……………………………










Actividade 1











Actividade 2












Comentários :


    • Para qualquer alteração do quadro de actividades inicialmente previstas que tenha impacto sobre os resultados, a ONGD precisa do acordo prévio do Ministério.

    • Para a lógica de intervenção, IOV, fontes e hipóteses, é necessário considerar os elementos do quadro lógico inicial tal como este foi aprovado pelo MNE.

  • Para o(s) objectivo(s) global(ais), mantém-se o esquema clássico (lógico, IOV, fontes, hipóteses), bastando indicar as alterações a este nível em negrito, se for caso disso.

  • Para o objectivo específico, os resultados e as grandes actividades / as actividades mais importantes do projecto, há que verificar o IOV inicial, acrescentando um comentário, se for caso disso (por exemplo, para explicar uma grande diferença).

    • A coluna dos IOV permanece inalterada em relação ao quadro lógico inicial.

    • As realizações relativas a cada IOV devem ser indicadas sucintamente na coluna Constatações, como também a disponibilidade e os meios de acesso às fontes de verificação dos IOV. 

    • Os desvios entre, por um lado, os IOV e as suas fontes de verificação previstas e, por outro, as suas realizações devem ser explicados na coluna Comentários. Nesta coluna são também apreciadas quaisquer eventuais recomendações.

    • Qualquer constatação de actividades deverá basear-se no plano operacional inicial: data de início e conclusão. 


II.3. Conclusão(ões) geral(ais) do conjunto o projecto

As conclusões gerais do relatório final abrangem a totalidade do projecto e devem formular uma apreciação global de todo o projecto.


  • Apreciação global contendo uma síntese dos elementos essenciais apontados nos quadros lógicos dos relatórios anuais precedentes.

  • Duração do projecto e em que medida os riscos/hipóteses descritos no pedido tiveram impacto sobre o projecto. 

  • Constatações em matéria de estratégia e de temáticas transversais e relativamente à importância dada aos princípios de eficácia da ajuda (Paris) e/ou do desenvolvimento (Istambul) e/ou às linhas directrizes, tais como estas foram adoptadas pela ONG membros do Círculo de Cooperação (ver a explicação no esquema de pedido de co-financiamento).

  • No caso de auto-avaliação do projecto, há que ter em conta, entre outras, as seguintes questões:

    •  Será necessário continuar o projecto?

    • Será conveniente iniciar projectos similares noutros lados? Se for o caso, onde, como e com quem?

  • No caso de avaliação externa ou interna independente do projecto, convém anexar o relatório da avaliação.


III. PARTE FINANCEIRA

III.1. Relatório financeiro
O relatório final de um projecto plurianual deverá incluir um quadro financeiro recapitulativo contendo o orçamento previsto e as despesas do conjunto do projecto, bem como o saldo final.
O quadro que segue deve ser acompanhado por comentários (se for necessário, mas são no entanto indispensáveis para as rubricas IV.2.5 e IV.3). Este quadro inclui colunas com informações sobre as despesas previstas, as despesas reais no terreno e fora do PED, bem como o saldo no final do ano objecto do relatório (diferença entre despesas previstas e reais). Para facilitar a análise dos documentos justificativos, estes devem ser numerados e os seus números devem ser inscritos na coluna «Número do documento justificativo), nas rubricas orçamentais a que se referem.
Os comentários são necessários para qualquer rubrica que indique uma diferença de 10% entre o orçamento previsto e o orçamento gasto.
Atenção ! É requerido o acordo prévio do Ministério nos casos seguintes:

  • No caso de serem adicionadas ao projecto actividades não previstas inicialmente e que tenham impacto sobre o orçamento.

  • Se a ONG efectuar alterações nas actividades inicialmente previstas, susceptíveis de terem impacto sobre os resultados e o orçamento.



Quadro financeiro do último ano do projecto


Rubricas

A


Previsto

B

Despesas

C

Saldo final global (A-B)

Número do documento justificativo

Comentários

IV.1. Fora

do PED

----------------

IV.1.1. Aquisição de prestações de serviços

----------------

IV.1.2. Despesas com pessoal

----------------IV.1.3. Aquisição de bens mobiliários

















IV.2. No país beneficiário

----------------

IV.2.1 Aquisição de prestações de serviços

----------------

IV.2.2. Despesas com pessoal

---------------- IV.2.3. Aquisição de bens mobiliários

-----------------

IV.2.4. Aquisição de bens imobiliários

---------------- IV.2.5. Contribuição imobiliária local valorizada


















IV.3. Despesas aleatórias fora e no PED

----------------

IV.3.1. Imprevistos 5%

----------------

IV.3.2. Inflação e flutuação da taxa de câmbio 5%


















IV.4. Despesas de enquadramento fora e no PED

----------------

IV.4.1. Despesas de concepção

----------------

IV.4.2. Despesas de acompanhamento

----------------

IV.4.3. Despesas de auditoria

----------------

IV.4.4. Despesas de avaliação


















TOTAL


















Relatório financeiro recapitulativo:


Rubricas

A


Previsto

(conjunto do projecto)

B

Despesas (conjunto do projecto)

C

Saldo final global (A-B)

Comentários

IV.1. Fora do PED













IV.1.1. Aquisição de prestações de serviços













IV.1.2. Despesas com pessoal













IV.1.3. Aquisição de bem mobiliários













IV.2. No país beneficiário













IV.2.1. Aquisição de prestações de serviços













IV.2.2. Despesas com pessoal













IV.2.3. Aquisição de bens mobiliários













IV.2.4. Aquisição de bens imobiliários













IV.2.5. Contribuição imobiliária local valorizada













IV.3. Despesas aleatórias fora e no PED













IV.3.1. Imprevistos 5%













IV.3.2. Inflação e flutuação da taxa de câmbio 5%













IV.4. Despesas de enquadramento fora e no PED













IV.4.1. Despesas de concepção













IV.4.2. Despesas de acompanhamento













IV.4.3. Despesas de auditoria













IV.4.4. Despesas de avaliação












TOTAL















IV. ANEXOS 

Para esta parte, a ONG deverá fornecer:



- Uma cópia de todas as transferências efectuadas do Luxemburgo para os locais de acção no país em desenvolvimento – ou, se for caso disso, do Luxemburgo para o gabinete que executa o programa de acções (note-se que as despesas bancárias incorridas para tais transferências devem ser integradas na conta de despesas administrativas). Para facilitar a leitura dos anexos, estes devem incluir um quadro recapitulativo nos moldes do modelo que segue :


Numeração

Data das transferências

Montante (em Euros)

Data de recepção

Montante (na divisa local)

1.°













2.°…













SUBTOTAL













Contribuição local em dinheiro













Valorização imobiliária













TOTAL















  • Os documentos justificativos de todas as despesas efectuadas fora do PED e relativos às despesas de enquadramento (facturas e bilhetes de avião em classe economia, recibos de táxi e de hotéis, etc.). Não será aceite nenhuma despesa não justificada.

  • Um extracto do Grande Livro da Contabilidade do parceiro local, especificando por rubrica orçamental as despesas relativas ao projecto no terreno (cfr. coluna B IV.2. e IV.3 do quadro supra relativo à parte financeira). Devem ser apresentadas facturas para qualquer despesa superior a 25 000 euros feitas no PED.

  • A utilização da linha IV.3.1 Imprevistos deverá ser justificada mediante documentos comprovativos.

  • A utilização da linha orçamental IV.3.2. Inflação e flutuação da taxa de câmbio deve ser justificada com os respectivos documentos. Esta rubrica orçamental não pode ser utilizada para financiar imprevistos, salvo mediante acordo prévio do MNE.

  • O(s) relatório(s) de auditoria financeira e/ou de avaliação, se for o caso.

  • Despesas do BAT: Note-se que estas despesas só podem ser tomadas em consideração havendo um certificado de conformidade técnica do relatório final e mediante uma factura do BAT.

  • Documento(s) justificativo(s) (extracto do Grande Livro de Receitas do parceiro) proveniente(s) do contributo local em dinheiro. Na falta de documentos que justifiquem a origem do contributo local, este contributo não é elegível. Com efeito, o contributo local em dinheiro não pode vir de um mutuante ou instituição do Norte.

Sendo necessário, o Ministério pode pedir à ONG todos os documentos justificativos relativos às despesas do projecto.









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