Faculdades integradas jacarepaguá



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FACULDADES INTEGRADAS JACAREPAGUÁ

Auditoria II – Prof Alan

Elaboração de Programas de Auditoria

4. Estoques

a. Introdução


Os estoques são bens destinados à venda ou à fabricação, relacionados com os objetivos e atividades da empresa. Eles são importantes na apuração do lucro líquido de cada exercício social e na determinação do valor capital circulante líquido do balanço patrimonial.

As principais classes de estoques compreendem:



  • matérias-primas - bens comprados e destinados à produção;

  • produtos em processo - bens que estão em processo de produção (em elaboração); e

  • produtos acabados - bens produzidos ou comprados e destinados à venda.

Em linhas gerais, os principais objetivos da auditoria de estoques são os seguintes:

  • verificar se as quantidades de bens declaradas realmente existem;

  • verificar se os bens foram custeados e avaliados de acordo com os princípios de contabilidade e a consistência dos procedimentos em relação ao exercício social anterior; e

  • verificar se as informações referentes aos estoques foram adequadamente divulgadas nas demonstrações financeiras sob exame (classificação, notas explicativas sobre estoques dados em garantia e mudança na base de avaliação com efeito relevante).



b. Aspectos Contábeis


1) Classificação

Os estoques são classificados no ativo circulante, entretanto, se existirem bens com prazo de realização superior a um ano, eles deverão ser registrados no ativo realizável a longo prazo. Os estoques são apresentados da seguinte forma no balanço patrimonial:

ATIVO CIRCULANTE

Disponível

Contas a receber

Estoques


Produtos acabados

Produtos em processo

Matérias-primas

Provisão para desvalorização

Despesas antecipadas

2) Sistema de custeio da matéria-prima


De acordo com os princípios de contabilidade, a matéria-prima é valorizada por todos os custos incorridos até que ela esteja disponível para utilização na fábrica. Assim sendo, o custo da matéria-prima inclui, além do preço constante na nota fiscal de compra, frete, seguro de transporte, despesas alfandegárias, preço dos serviços prestados por despachantes, impostos não recuperáveis etc.

3) Sistema de custeio dos produtos produzidos


Utilizam-se na prática dois sistemas de custeio dos produtos produzidos, denominados custeio por absorção e o outro custos-padrão. Há ainda o sistema de custeio baseado na atividade ABC (na sigla em inglês) e o sistema de custeio variável.
4) Métodos de valorização dos estoques

Após estabelecermos a forma de alocação de custos, o segundo passo é valorizar as quantidades que ficam nas contas de estoques e as que saem dessas contas. Esse problema torna-se mais complexo quando a empresa compra ou produz estoques a preços unitários diferentes. Os métodos mais utilizados são os seguintes:



  • identificação específica - por esse método é identificado o custo incorrido individualmente de cada unidade. Ele é utilizado principalmente em empresas que trabalham sob o regime de encomenda. Na maioria dos casos é economicamente inviável o emprego desse método.

  • UEPS ou LIFO (last-in-first-ouf) - nesse método, as quantidades que ficam em estoques são valorizadas pelos primeiros custos unitários e as que saem são valorizadas pêlos últimos custos unitários.

  • PEPS ou FIFO (first-in-first-ouf) - por esse método as quantidades que ficam em estoques são valorizadas pelos últimos custos unitários e as que saem são valorizadas pelos primeiros custos unitários.

  • custo médio - por esse método as quantidades que ficam em estoque e as que saem são valorizadas pelo custo unitário médio de aquisição ou fabricação.

5) Avaliação dos estoques


Segundo a Lei das Sociedades por Ações, os estoques são avaliados pelo custo de aquisição ou produção, deduzido de provisão para ajustá-los ao valor de mercado, quando este for inferior. Para as matérias-primas, o valor de mercado significa o preço pelo qual possam ser repostas, mediante compra no mercado. Com relação aos produtos em processo e acabados, o valor de mercado representa o preço líquido de realização mediante venda no mercado, deduzidos os impostos e demais despesas para a venda e a margem de lucro.

6) Inventário Físico


O inventário físico representa um procedimento de controle. Esse procedimento é executado pela contagem física dos bens e confronto do resultado com os registros de estoques. Dessa forma, é recomendável que os participantes das contagens não sejam as pessoas responsáveis pela custódia dos estoques. As contagens físicas devem ser realizadas pelo menos uma vez por ano. Existem empresas que fazem inventários físicos de todos os bens do estoque no final ou próximo ao final do exercício social, enquanto outras procedem contagens físicas ao longo dos meses do ano (método rotativo), de forma que todos os bens sejam contados pelo menos uma vez durante o exercício social.

Evidentemente que as diferenças anormais, entre o físico e os registros, deverão ser analisadas e investigadas.



No planejamento da execução do inventário deverão ser observados:

  • Local - Devem ser identificados claramente os locais onde serão realizados os inventários físicos. Esse ponto é muito importante principalmente em companhias que têm diversos almoxarifados e fábricas em vários locais.

  • Bens que serão inventariados - Devem ser descritos detalhadamente as classes de bens que estarão sujeitas a contagem física, de maneira a evitar que outros bens, como por exemplo ativos fixos, sejam indevidamente inventariados.

  • Dias e horários - Devem ser estabelecidos previamente os dias e horários do início e término do inventário, bem como os horários de almoços e lanches.

  • Pessoal - Deve ser determinado, com certa antecedência (normalmente um mês), o pessoal que irá participar do inventário físico e suas respectivas responsabilidades. O coordenador-geral (responsável pela coordenação geral do inventário físico em todos os locais da empresa); o coordenador local (subordinado ao coordenador-geral e responsável pela coordenação do inventário físico em determinado almoxarifado ou fábrica); o chefe de equipe (subordinado ao coordenador local e responsável pela coordenação dos trabalhos de contagem em determinada área de um almoxarifado ou fábrica); o inventariante (subordinado ao chefe de equipe e responsável pela contagem física dos estoques); e o identificador (subordinado ao chefe de equipe e responsável pela identificação dos bens dos estoques). Com exceção dos identificadores, é recomendável que os demais participantes do inventário não sejam responsáveis pela custódia física dos estoques.

  • Equipamentos e utensílios - Devem ser tomadas providências para que todos os equipamentos e utensílios, necessários à tomada do inventário, estejam em perfeitas condições e disponíveis para utilização no dia da contagem, tais como empilhadeiras, balanças, trenas, escadas, papel de rascunho, caneta, etiquetas e listagens de contagem.

  • Layout - É importante que os participantes das contagens, principalmente o coordenador-geral e os coordenadores locais, tenham cópias dos layouts dos locais que serão inventariados, a fim de estabelecer as áreas sob a responsabilidade dos chefes de equipe e também para determinar a melhor forma de condução do inventário.

  • Arrumação - Todos os estoques necessitam ser previamente arrumados de forma a facilitar as contagens. Os itens da mesma natureza devem ser agrupados em um mesmo local.

  • Movimentação dos estoques - Os setores de produção, de recepção de matérias-primas e de expedição de produtos acabados não deverão funcionar nos dias do inventário físico. Os fornecedores devem ser instruídos por escrito para não enviarem matérias-primas nos dias das contagens. Caso algum desses setores funcione, deverão ser tomadas medidas de controle visando evitar que produtos sejam inventariados em duplicidade ou que deixem de ser contados.

  • Corte das operações - Deve haver perfeita coordenação entre o movimento físico dos estoques e os registros contábeis.

  • Execução das contagens - Cada etiqueta de contagem deverá ser pré-numerada seqüencialmente e confeccionada em três partes descartáveis. Antes do início das contagens, todas as etiquetas deverão ser preenchidas com os códigos e descrição dos produtos e fixadas em cada lote deles. Os inventariantes devem contar os produtos, rubricar e anotar o resultado das contagens na terceira parte da etiqueta e destacá-la. A turma de recontagem deve executar o mesmo procedimento, destacando a segunda parte da etiqueta. Os chefes de equipe deverão confrontar o resultado da terceira parte da etiqueta com o da segunda, e, havendo divergências, o produto deverá ser contado, até que se chegue a uma conclusão. O procedimento de deixar anexado aos produtos a primeira parte da etiqueta é muito importante no sentido de impedir que um lote de bens seja contado em duplicidade. Além disso, no final das contagens coordenador local deverá olhar todo o local inventariado, a fim de constatar se todos os lotes de produtos contêm etiquetas, fato esse que reduz o risco de um produto deixar de ser contado.

  • Outros pontos a observar

    • Um inventariante não deve participar da primeira e da segunda contagem de um mesmo bem.

    • Poderão ser utilizadas folhas de contagem em vez de etiquetas nos pequenos produtos (porcas, parafusos etc.).

    • O coordenador do inventário deve estar alerta para produtos em trânsito de um local para outro, em beneficiamento junto a fornecedores ou até mesmo estocados em armazéns de terceiros.

    • Os produtos de lento movimento, estragados, obsoletos etc. devem ser marcados, a fim de facilitar a avaliação dos estoques na data do encerramento do exercício social.

    • Os produtos de terceiros em poder da empresa devem ser contados e o resultado das contagens confrontado com os controles extracontábeis Eles não podem ser incluídos no inventário.

c. Principais Procedimentos de Auditoria

1) Antes da verificação da existência física


a) Leia as instruções da empresa para o levantamento do inventário e observe principalmente:

  • o planejamento;

  • o controle de etiquetas;

  • o corte das operações;

  • as movimentações externa e interna de produtos; e

  • a identificação dos produtos.

b) Leia os papéis de trabalho do exercício social anterior. Esteja atento para procedimentos executados, problemas detectados e comentários aplicáveis ao exercício social sob exame.

c) Obtenha o valor aproximado do estoque em cada local da empresa e determine os locais que serão visitados pelos auditores (com base no valor, rodízio etc.). Comunique por escrito previamente os detalhes das contagens aos outros escritórios da empresa de auditoria, participantes também do inventário.

d) Visite os locais, onde estão estocadas as matérias-primas e produtos, antes do dia das contagens, observe se os estoques arrumados adequadamente e para áreas problemáticas ou difíceis, para onde deverão ser designados auditores mais experientes.

e) Converse com o chefe do Departamento de Auditoria Interna sobre a possibilidade da utilização ou participação dos auditores internos que poderiam cobrir os locais que não seriam visitados pelos auditores externos.

f) Determine os auditores externos necessários para as contagens, faça uma reunião com eles, a fim de orientá-los sobre a natureza do inventário e características das operações da empresa e estabeleça as áreas que cada um deverá atuar.

2) Durante a verificação da existência física


a) Durante as contagens o auditor deve efetuar os seguintes procedimentos:

• verificar se os participantes estão seguindo as instruções do inventário físico;

• efetuar testes de contagens, confrontar de imediato com as anotadas pelos participantes e dirimir quaisquer dúvidas porventura existentes;

• preparar papel de trabalho de testes de contagens de itens de maior valor monetário para posterior comparação com as relações finais de inventário;

• observar e perguntar quanto às matérias-primas e produtos obsoletos, estragados ou de movimento lento (normalmente não movimentados nos últimos 12 meses). Caso haja, prepare papéis de trabalho dando detalhes;

• observar se foram adotados procedimentos adequados para os produtos faturados e não entregues e para as matérias-primas recebidas durante o inventário físico;

• preparar papel de trabalho do cutoff (corte das operações) dos documentos de entrada e saída;

• elaborar cutoff das etiquetas de contagens (emitidas, utilizadas, canceladas e em branco).

b) Nos casos de estoques em poder de terceiros (em armazéns gerais, para beneficiamento, em consignação ou demonstração etc) peça confirmação ao custo diante cobrindo os seguintes pontos:

• que o estoque é de propriedade da empresa auditada;

• que o estoque se encontra em boas condições; e

• que o estoque está livre de quaisquer ônus.

Na hipótese de os estoques em poder de terceiros serem de valor relevante, além da obtenção de confirmação por escrito, o auditor deve inspecioná-los fisicamente.

Averigue se os estoques de propriedade de terceiros, armazenados nas dependências da empresa, foram contados, confrontados com os controles extracontábeis e excluídos das listagens finais de inventário. Caso o valor envolvido seja relevante, peça confirmação.



3) Após a verificação da existência física

Execute os seguintes procedimentos de auditoria em data posterior à do inventário físico:

• veja a inclusão dos itens testados pelos auditores nas relações finais de inventário;

• examine as relações finais de inventário e atente para produtos ou matérias-primas de valor significativo que não tenham sido contados pelos auditores

• teste o cut-off de entradas e saídas, observando se os documentos foram contabilizados no mês de sua competência;

• teste cut-off de etiquetas com a relação final de inventário. Esse teste consiste em verificar se as informações do cut-off de etiquetas estão coerentes com as apresentadas nas relações finais de inventário.

• veja se as diferenças de inventário foram adequadamente apuradas, investigadas e analisadas quando anormais, e se os registros perpétuos de estoques e o razão geral foram devidamente ajustados.

4) Testes de avaliação


a) Revise o sistema de alocação de custos aos estoques. Verifique se ele é adequado em relação às operações da empresa, se está de acordo com os princípios de contabilidade e consistente em comparação com o exercício social anterior.

b) Verifique se o somatório das relações finais de inventário concorda com os saldos das respectivas contas do razão geral da contabilidade.

c) Selecione matérias-primas, produtos em processo e produtos acabados para testes, com base nas relações finais de inventário.

d) Teste a matéria-prima da seguinte forma:

• confira as informações com os registros perpétuos de estoques;

• verifique se as quantidades multiplicadas pelo custo unitário são iguais ao custo total;

• revise os cálculos de apuração dos custos unitários durante o exercício social sob exame, de acordo com o método utilizado pela empresa (custo médio, PEPS, UEPS etc.) e com base no registro de estoque;

• compare o custo unitário atual com o do ano anterior e investigue quaisquer anormalidades; e

• coteje o custo unitário atual com o custo de reposição (compra recente, cotação junto ao fornecedor etc.), a fim de constatar se o custo não está inferior ao valor de mercado. Se o valor de reposição ou mercado é menor, assegure-se que os produtos acabados, em que tais matérias-primas seriam transformadas, ainda podem ser vendidos com lucro, depois da incorporação dessas matérias-primas a seu custo. Caso contrário, a empresa deve constituir provisão para desvalorização de estoques.

e) Teste os produtos em processo da seguinte maneira:

• confira as informações com os registros analíticos de custos;

• verifique se esses produtos em processo estão recebendo débitos normalmente, caso contrário, poderia indicar projetos abandonados, produtos defeituosos, obsoletos, sem mercado etc;

• obtenha estimativas dos custos necessários para completar o produto em processo, compare o custo unitário total (estimativa mais custos acumulados) com o custo unitário do ano anterior de um produto terminado da mesma natureza e analise quaisquer discrepâncias;

• confronte o custo unitário total (estimativa mais custos acumulados) com o valor de mercado (preço de venda deduzido das demais despesas necessárias para efetuar a venda). Caso o valor de mercado seja inferior, a empresa deve constituir provisão para desvalorização de estoques.

f) Teste os produtos acabados do seguinte modo:

• confira as informações com os registros perpétuos de estoques;

• confira se o cálculo das quantidades multiplicadas pelo custo unitário é igual ao custo total;

• revise, da mesma forma das matérias-primas, os cálculos de apuração dos custos unitários durante o exercício social sob exame;

• confronte o custo unitário atual com o do ano anterior e investigue quaisquer anormalidades; e

• compare o custo unitário atual com o valor de mercado (preço de venda deduzido das demais despesas necessárias para efetuar a venda). Na hipótese de o valor de mercado estar abaixo do custo, a empresa deve constituir provisão para desvalorização de estoques. Nesse caso, o auditor deve estar atento para a possível necessidade de constituir provisão para o estoque de matérias-primas que serão transformadas nesses produtos acabados.


5) Outros procedimentos de auditoria


a) Proceda da seguinte forma para os estoques obsoletos e de lento movimento:

• investigue se os procedimentos da empresa para distinguir esses bens dos estoques normais são satisfatórios;

• veja se foram anotados bens dessa natureza nos papéis de trabalho do inventário físico;

• examine os registros perpétuos de estoques para matérias-primas e produtos sem movimento nos últimos 12 meses; e

• verifique se os estoques obsoletos e de lento movimento foram adequadamente avaliados no balanço patrimonial.

b) Verifique se os lucros não realizados nas transferências de estoques entre departamentos ou filiais ou nas vendas entre companhias do mesmo grupo foram eliminados para fins de combinação, consolidação e avaliação de investimento pelo método de equivalência patrimonial.

c) Calcule a rotação de cada classe de estoque e compare com o resultado encontrado com o do ano anterior. Situações anormais deverão ser investigadas e explicadas nos papéis de trabalho.

d) Investigue se existem estoques penhorados ou dados em garantia. Em caso positivo, critique se isto foi divulgado em nota explicativa.






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