Ferramenta de Auto-Auditoria Aplicável a projectos co-financiados pelo poat



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Ferramenta

de Auto-Auditoria

Aplicável a projectos

co-financiados pelo POAT

A ferramenta de Auto-auditoria tem por objectivo auxiliar os beneficiários na gestão de projectos co-financiados pelo Programa Operacional de Assistência Técnica FSE. Permite identificar a conformidade ou não conformidade dos procedimentos em vigor em cada projecto e convida os beneficiários a introduzir medidas correctivas, sempre que identificado um procedimento “NC” – Não Conforme.


Parte do princípio de que a Entidade tem a sua situação regularizada, quer ao nível de impostos e contribuições para a segurança social, quer ao nível de eventuais restituições no âmbito do FSE.
A aplicação desta ferramenta facilita a gestão criteriosa dos projectos FSE e previne o erro mas não dispensa a consulta da legislação nacional e comunitária relativa aos projectos co-financiados no âmbito do Fundo Social Europeu.

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Instruções de preenchimento
Avalie cada item da lista de verificação, colocando uma cruz no quadrado correspondente a uma das seguintes situações:

C (Conforme) – o procedimento existe.

NC (Não Conforme) – o procedimento não existe ou está incorrecto.

NA (Não Aplicável) - o procedimento não se aplica.
Sempre que assinalada a coluna NC (Não Conforme), inscreva na coluna da direita a(s) medida(s) correctiva(s) a implementar, de acordo com a legislação em vigor.
Actualizado a 05 de Janeiro de 2012

(Adaptado do modelo IGFSE)
1. Processo técnico-pedagógico





SITUAÇÃO

medidas correctivas

C

NC

NA

1 - Ao nível da conservação dos documentos

Existe em suporte de papel:

 Termos de responsabilidade (candidatura, pedidos de

alteração, pedidos de reembolso e de saldo)















 Termos de aceitação das decisões de aprovação

(Candidatura, e pedidos de alteração)















Existe em suporte digital ou electrónico:

 Listagem de Despesas Pagas (com toda a informação inserida

no SIIFSE)















 Mapas de execução física actualizada (última informação inserida no SIIFSE)













2 - Ao nível da organização geral do processo :

 Existe evidência do dossier técnico













 Está actualizado e disponível













 Contêm todos os documentos de suporte que serviram de base

à contratação pública















 Contêm todas as evidências físicas realizadas (estudos,

manuais, aquisições ao abrigo do regulamento FEDER, etc.)















 Contêm todas as evidências que demonstre a aplicação do

princípio de Igualdade de Oportunidades nas acções realizadas

(Preocupações com a linguagem utilizada, imagens, estudos, etc.)














 Existe Listagem de Pessoal afecto ao Projecto













 Existe Listagem descritiva das actividades realizadas













 A entidade ou o projecto foi sujeita/o a uma acção de

acompanhamento/verificação no local (pela Autoridade de Gestão

ou outras entidades). As inconformidades detectadas já se

encontram regularizadas















3 - Ao nível dos contratos celebrados:

Os contratos com o pessoal externo afecto ao pedido de financiamento encontram-se:

reduzidos a escrito













 devidamente discriminados, de acordo com a natureza das acções, indicando os subsídios a conceder













 sujeitos a imposto do selo













Os contratos com consultores externos encontram-se:

 reduzidos a escrito













 devidamente discriminados, contendo o número de horas a prestar e respectivos custos horários













 sujeitos a imposto do selo













O(s) contrato(s) celebrado(s) com outro(s) fornecedor(es) encontra(m)-se :

 reduzido(s) a escrito













 devidamente discriminado(s), em termos de serviços e de custos unitários













 sujeito(s) a imposto de selo













2. Processo contabilístico/financeiro




SITUAÇÃO

medidas correctivas

C

NC

NA

Os Custos/Proveitos estão contabilizados de acordo com o POC aplicável ou os Ganhos/Perdas estão contabilizados de acordo com o SNC













Verifica-se respeito pelos princípios e conceitos contabilísticos, critérios de valorimetria e métodos de custeio definidos no POC/SNC













A entidade enquadra-se no n.º 1 ou n.º 2 do art.º 2º do CCP e cumpre os procedimentos previstos neste Código (ANEXO 1 – Enquadramento da Entidade, modelo POATFSE)













Declaração da situação da entidade face ao regime de IVA













A entidade efectua correctamente o tratamento contabilístico do IVA (IVA dedutível não pode ser imputado aos Projectos FSE)













Existe identificação e evidência da chave de imputação dos custos comuns













Existe evidência dos pressupostos (adequados e razoáveis) associados à chave de imputação dos custos comuns













O arquivo de documentos da entidade permite o acesso célere aos mesmos













Os documentos originais contêm:

 Nº de lançamento na contabilidade













 Menção “Financiado pelo FSE / PO / Nº candidatura / Valor

Imputado” / Taxa de Imputação















 Indicação das contas movimentadas na contabilidade geral













Caso os documentos originais não contenham os pontos apresentados nas duas linhas anteriores, a entidade apresenta verbete adequado produzido por software de contabilidade adequado, no qual constam essas referências













A listagem das despesas pagas por pedido de reembolso e por rubrica, via SIIFSE, encontra-se devidamente preenchida













Se a entidade estiver sujeita à apresentação da conta de gerência ao Tribunal de Contas e dispensada do cumprimento das alíneas d) e f) do n.º 1 do Art.º 31º do DR n.º 84-A/2007, de 10 de Dezembro (cf. n.º 4 do mesmo artigo):

 Respeita o princípio da não duplicação de apoios comunitários














 Respeita os princípios do registo contabilístico















 Permite a verificação da despesa















Todas as despesas/custos:

 Ocorreram dentro do período de elegibilidade 1













 São imputáveis ao projecto













Foram incorridas e pagas













 Os pagamentos por cheque estão reflectidos no extracto bancário













 Têm relevância contabilística e evidência fáctica dos respectivos bens e serviços













 Cumprem com os princípios da economia, eficiência e eficácia e da boa relação custo/benefício













 Estão documentadas













 Respeitam os limites máximos estabelecidos legalmente













As rendas, alugueres e amortizações respeitam a legalidade (designadamente o princípio da substância sobre a forma) e regularidade entre a actividade financiada e não financiada













No caso da despesa estar reportada a uma unidade de custo (de tempo ou outra), essa relação pode ser verificada













A aquisição de bens e serviços está justificada através de factura e recibo ou documentos equivalentes, fiscalmente aceites













As facturas, recibos ou documentos equivalentes e documentos de suporte à imputação de custos comuns:

 Identificam claramente o bem ou serviço













 Cumprem a regularidade formal (Art.os 29º e 36º do CIVA e 171º do CSC)













 Consideram os descontos e as anulações, quando existam













 Existindo contrato com uma entidade, a facturação permite a associação das despesas que a integram às rubricas FSE













 Existindo receitas, estão devidamente apuradas, contabilizadas e declaradas na estrutura de financiamento














Concluiu a sua Auto-auditoria.

Se detectou alguns itens “Não Conformes”,



Introduza por favor as medidas correctivas necessárias.

1 Período de elegibilidade: decorre entre os 60 dias anteriores à data de apresentação da candidatura e 45 dias após a data de conclusão do projecto, embora a Autoridade de Gestão possa alargar, a título excepcional, o período de elegibilidade (a que consta do cronograma como a data final para realização da última acção), nos termos dos n.º 3 e 4 do Art.º 35 e n.º 7 e 8º do Art.º 40º do DR n.º 84-A/2007, de 10 de Dezembro, alterado pelo Decreto-Regulamentar n.º 13/2008, de 18 de Junho e pelo Decreto-Regulamentar n.º 4/2010, de 15 de Outubro (Artigo 35.º n.º 3; Artigo 40.º n.º 7 e Artigo 44.º n.º 2).

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