Modelo de funcionamento do subsistema físico sob a ótica do gecon fabrícia Souza Teixeira



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MODELO DE FUNCIONAMENTO DO SUBSISTEMA FÍSICO SOB A ÓTICA DO GECON
Fabrícia Souza Teixeira

Mestre em Controladoria e Contabilidade – FEA/USP. Professora e pesquisadora do Centro Universitário do Leste de Minas Gerais – UnilesteMG
Jens Erik Hansen

Mestre em Controladoria e Contabilidade – FEA/USP. Professor e pesquisador do Centro Universitário do Leste de Minas Gerais – UnilesteMG
Paulo Cezar Consentino dos Santos

Mestre em Controladoria e Contabilidade – FEA/USP. Professor do Curso de Ciências Contábeis da FUMEC

RESUMO


Este trabalho trata do sistema físico, um dos subsistemas do sistema empresa, que se constitui no conjunto de processos que utiliza recursos com a finalidade de produzir os produtos e serviços da organização, destacando sua interação com os demais subsistemas componentes da organização. São apresentados conceitos que auxiliam no entendimento do assunto, bem como o método de pesquisa e a abordagem utilizada. São destacados o problema de pesquisa, as premissas e os requisitos para a aceitação da solução encontrada. Apresenta um modelo conceitual de funcionamento do sistema físico, mostrando sua influência no resultado global das empresas e as interfaces entre os subsistemas. O trabalho também aborda as características do sistema físico, além das questões que otimizam o bom funcionamento do mesmo.

Palavras-chaves: Sistema Físico, Sistema Empresa, Modelo de Funcionamento do Sistema Físico.



1 – Aspectos Introdutórios


No cotidiano de seus afazeres, os gestores tem como tarefa levar a empresa a ter continuidade tendo que tomar decisões que otimizem o resultado econômico da mesma. A competitividade atual, caracterizada pelo aumento progressivo da velocidade da evolução tecnológica, pela abertura da economia, pelo surgimento de novos mercados e produtos, acarreta uma maior complexidade para o processo de tomada de decisão. O número de variáveis que influenciam neste processo está aumentando e dificultando o trabalho daqueles gestores que, até então, vinham obtendo êxito na gestão. Neste ambiente, necessário se faz a construção de modelos que possibilitem a decomposição destas variáveis para possibilitar informações que auxiliem na tomada de decisão.

A visão da empresa como um sistema aberto e sua segmentação em subsistemas auxiliam na percepção das diversas variáveis que a compõem, facilitando o estabelecimento de modelos que propiciem a melhor tomada de decisão. A segmentação estudada neste trabalho dividirá a empresa em oito subsistemas, sendo eles subsistema físico, subsistema econômico, subsistema de informações gerenciais, subsistema organizacional, subsistema social, subsistema de gestão, subsistema institucional e subsistema modelo de gestão.

O objetivo deste trabalho é a estabelecer o melhor modelo conceitual de funcionamento do Sistema Físico, que pode ser entendido como um subsistema do sistema empresa, considerando suas interfaces com os outros sistemas da organização e sua influência no resultado global.

A primeira parte deste trabalho exibe o entendimento do assunto, apresentando definições e conceitos, importância do tema, método de pesquisa e abordagem utilizada.

A segunda parte do trabalho apresenta a caracterização do tema, contendo a situação-problema, o problema, o objetivo, as premissas e os requisitos.

A terceira parte do trabalho mostra o encaminhamento da solução, apresentando o modelo de funcionamento do sistema físico e suas interfaces com os demais subsistemas da empresa. Em seguida são expostos outros aspectos a serem considerados no encaminhamento da solução, tais como características do sistema físico e questões otimizadoras do mesmo.



2 – Entendimento do Assunto


Para facilitar o entendimento do assunto a ser abordado, é necessário dar-se aos objetos, conceitos e idéias o mesmo nome, para não ocorrer a redução da compreensão. Assim, serão definidos alguns termos para facilitar a comunicação.
Definições e Conceitos

A primeira definição necessária é a de Modelo. Para Ferreira (1986), modelo é a “representação simplificada e abstrata de fenômeno ou situação concreta, e que serve de referência para a observação, estudo ou análise”. Pode ser definida também, conforme o mesmo autor, como a “descrição formal de objetos, relações e processos, que permite, variando parâmetros, simular os efeitos de mudanças de fenômeno que representa”.

Pode-se criticar a afirmativa do autor, no sentido de que nem sempre o modelo é uma representação simplificada. A natureza do modelo pode ser complexa ou simplificada.

Assim, o modelo é a representação, em escala reduzida, de uma realidade, utilizando-se da teoria como suporte conceitual, podendo ser descritivo, matemático, gráfico, dentre outros. Quando se cria um modelo, tenta-se criar um experimento que conduza à melhor visualização da realidade.

Outra definição necessária ao entendimento é a de Sistema. Para Bio (1985), “sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo”.

Esta definição é bastante ampla, e por isso é necessário complementá-la, destacando-se que o sistema ou mesmo um subsistema (parte do sistema) tem por fim atingir algum objetivo. Outro aspecto a ser considerado é que o sistema pode formar tanto um todo complexo como um todo simples. Por subsistema entende-se parte de um sistema maior, mas que isoladamente poderia ser também considerado um sistema.

Para Pereira (1999), a empresa é caracterizada como um sistema aberto e dinâmico. Ele enfoca que o sistema empresa é “um conjunto de elementos interdependentes que interagem entre si para a consecução de um fim comum, em constante inter-relação com seu ambiente”.

Desta forma, é na empresa que um ou mais elementos se unem, conjugando capital e trabalho, para atingir determinada missão. Este conjunto forma um sistema aberto, que utiliza os meios e recursos disponíveis e captáveis e busca, através da eficácia de suas operações, materializar seus objetivos.

A empresa também é composta de partes, ou seja, seus subsistemas. O sistema empresa é um dos sistemas mais complexos e sua divisão em subsistemas pode ser enfocada de várias maneiras. Adotar-se-á o enfoque mostrado por Catelli (2001) que identifica oito subsistemas componentes do sistema empresa, que interagem no sentido do cumprimento de sua missão: Subsistema Físico, Subsistema Econômico, Subsistema de Informações Gerenciais, Subsistema Organizacional, Subsistema Social, Subsistema de Gestão, Subsistema Institucional e Subsistema Modelo de Gestão. As interações entre os subsistemas componentes do sistema empresa serão tratadas posteriormente no item 4, encaminhamento da solução.

A figura 1 abaixo mostra sistema empresa dividido em subsistemas.





Figura 1 – Sistema Empresa e seus subsistemas

Fonte: Adaptado de CATELLI, A. Transparências em sala de aula. Disciplina Controladoria. Mestrado em Controladoria e Contabilidade. FEA/USP, 2001.



De forma bastante sintética, serão apresentados algumas definições dos subsistemas mostrados na figura 1, adaptados de Pereira (1999):



  • Sistema Institucional: conjunto de crenças, valores e expectativas dos proprietários da empresa, que orienta todos os demais componentes aos resultados desejados.

  • Sistema social: conjunto dos elementos humanos na organização, bem como as características próprias dos indivíduos, tais como: necessidades, criatividade, objetivos pessoais, motivação, liderança, etc.

  • Sistema Organizacional: forma como são agrupadas as diversas atividades da empresa em departamentos, níveis hierárquicos, amplitude e responsabilidade (organização formal da empresa).

  • Sistema de gestão: refere-se ao processo que orienta a realização das atividades da empresa a seus propósitos, sendo responsável pela dinâmica do sistema.

  • Sistema de Informações Gerenciais: é constituído de atividades de obtenção, processamento e geração de informações necessárias à execução e gestão das atividades da empresa, incluindo informações ambientais, operacionais e econômico-financeiras.

  • Sistema Modelo de Gestão: conjunto de normas, princípios e conceitos que tem por finalidade orientar o processo administrativo de uma organização, para que esta cumpra a missão para a qual foi constituída.

A definição de sistema econômico não foi tratada por Pereira (1999). Mas, para fins deste estudo, sistema econômico será considerado como o processo de mensuração em valores econômicos dos eventos e transações produzidos pela inter-relação de todos os sistemas da organização.

O objeto de estudo do presente trabalho é o sistema físico que, para Mosimann e Fisch (1999), “constitui-se no conjunto de elementos físicos (excluindo-se as pessoas) necessários à operacionalização, ou seja, à execução e ao know how (como fazer esses elementos físicos se transformarem em produtos)”.

Pereira (1999) destaca que o sistema físico
Compreende todos os elementos materiais do sistema empresa, tais como: imóveis, instalações, máquinas, veículos, estoques etc., e os estoques físicos das operações, que se materializam nas diversas atividades que utilizam recursos para geração de produtos/serviços. Não inclui o elemento humano, que compõe o subsistema social, mas sim todos os recursos físicos que as pessoas utilizam para desempenhar suas funções na empresa.

Deve-se salientar que a exclusão das pessoas não atinge a força de trabalho das mesmas, excluindo-se apenas os sentimentos humanos.

Assim, o sistema físico deve ser considerado como o conjunto de processos que utiliza recursos (máquinas, equipamentos, matéria prima, mão de obra, etc) com a finalidade de produzir os produtos e serviços da organização. Inclui as pessoas em seus aspectos quantitativos (nº de horas trabalhadas, quantidade de pessoas trabalhando, etc), uma vez que seus aspectos qualitativos (motivação, objetivos pessoais, criatividade, liderança, necessidades, etc), fazem parte do sistema social. Todos os elementos (tais como clima, natureza, tecnologia, dinheiro) estão incluídos no processo físico. Os produtos e serviços incluem também conhecimento, relatórios, e outras saídas.

Sobre o conceito de eficácia, Gibson et. al. (1988) afirmam que “o fato de as sociedades criarem organizações que fornecem bens e serviços implica que seu bem estar será determinado, em larga escala, pela maneira como elas levam a cabo suas tarefas. Isto é, as sociedades esperam de suas organizações um desempenho eficaz”. Para estes autores, “do ponto de vista da sociedade, a eficácia é o grau segundo o qual as organizações atingem suas missões, metas e objetivos – dentro das restrições de recursos limitados.... nesse sentido, devemos introduzir o conceito de eficiência; ele se refere ao processo pelo qual a organização maximiza seus fins com uso mínimo de recursos”.

Desta forma, uma organização eficaz deve necessariamente ser eficiente; a eficácia ocorre ao se atingir objetivos previamente estabelecidos como resultado da atividade ou do esforço; a eficiência mostra a relação existente entre o resultado atingido e os recursos utilizados para alcançar aquele resultado.

Gibson et. al. (1988) criaram um modelo de eficácia organizacional que mostra os critérios gerais para a eficácia do sistema empresa, relacionando-os com o aspecto temporal, conforme apresentado na figura a seguir:




Figura 2 - Critérios de Eficácia Organizacional

Fonte: GIBSON, J. L. et. al. Organizações: comportamento, estrutura, processos. São Paulo: Atlas, 1988.





No curto prazo, os critérios de eficácia apresentados pelos autores são:

  • Produção: competência organizacional em produzir a quantidade e a qualidade de produtos e serviços demandados pelos clientes/consumidores da organização;

  • Eficiência: relação adequada entre recursos consumidos (in-puts) e os produtos e serviços produzidos (resultados obtidos ou out-puts do sistema);

  • Satisfação: grau de aceitação social dos envolvidos no processo sistêmico, tanto dos agentes internos da organização, quanto dos agentes externos que se relacionam com a organização (fornecedores, clientes, governo, etc);

No médio prazo, conforme figura 2, os critérios de eficácia organizacional são:

  • Adaptabilidade: forma pela qual a organização reage apropriadamente às alterações que lhe afetam, tanto originadas internamente quanto externamente;

  • Desenvolvimento: relacionado aos investimentos feitos na própria empresa no médio prazo com o objetivo de aumentar sua capacidade de sobrevivência a longo prazo.

Para Gibson et. al. (1988), “o teste último da eficácia organizacional é sua capacidade de manter-se no meio ambiente. A sobrevivência, portanto, é a medida última e de longo prazo da eficácia organizacional”. Eles acreditam que a sobrevivência organizacional está ligada ao aspecto temporal de longo prazo, o que se ajusta ao postulado contábil da continuidade.

Fazendo uma análise mais acurada da figura 2, percebe-se que a eficiência está ligada ao aspecto temporal de curto prazo, devendo estar presente em cada processo de transformação existente dentro da empresa. Já a eficácia está relacionada com propósitos maiores, ou seja, com os objetivos organizacionais. Entretanto, discorda-se que a sobrevivência seja um critério da eficácia, conforme apresentado na figura 2. A sobrevivência não é um critério para alcançar a eficácia, mas uma decorrência da eficácia empresarial.

Uma definição necessária ao entendimento do assunto é a de Gestão Econômica - GECON. Para Catelli (1999), GECON significa administrar por resultado, objetivando a otimização do mesmo por meio da melhoria da produtividade e da eficiência operacionais. O modelo GECON é voltado para a eficácia empresarial, cuja concretização se verifica pela otimização do resultado econômico, compreendendo um sistema de gestão e um sistema de informações. Segundo Catelli (1999),
O sistema de gestão no modelo GECON diz respeito ao processo de planejamento, execução e controle operacional das atividades e é estruturado com base na missão da empresa, em suas crenças e valores, em sua filosofia administrativa e em um processo de planejamento estratégico que busca em última instância a excelência empresarial e a otimização do desempenho econômico da empresa. No sistema de informações, o sistema GECON utiliza fundamentalmente conceitos e critérios que atendem às necessidades informativas dos diversos gestores da empresa para seu processo de tomada de decisão específico e que impulsionam as diversas áreas a implementar ações quem otimizam o resultado global da companhia.
No sistema GECON, o tradicional centro de custos é substituído pelo centro de resultado e área de responsabilidade.

Importância do Tema

Conforme mostrado anteriormente, o sistema físico é o conjunto de processos que utiliza recursos com a finalidade de produzir os produtos e serviços da organização. Desta forma, a estruturação do sistema físico está fundamentalmente ligada aos produtos e serviços produzidos pela empresa, permitindo a visualização da mesma como um agente que processa recursos e obtém bens e serviços.

Atingir os objetivos organizacionais está diretamente relacionado ao sistema físico, já que é o mesmo que possibilita a maior quantidade de ações para obtenção da eficácia empresarial através da eficiência dos processos. Portanto, o sistema físico está ligado à missão das áreas e da empresa.

Este trabalho mostrará a interface do sistema físico com os demais sistemas da empresa e sua importância, uma vez que é no mesmo organizado em atividades que acontecem as transações. Para que as transações ocorram, é necessária a ação sobre os componentes do sistema físico, que é exercida pelas pessoas, apoiado pelos componentes dos demais subsistemas.


Método de Pesquisa

O método utilizado será o exploratório e, para ilustrar o funcionamento do sistema físico e sua influência no ambiente organizacional, será dada ênfase à exemplificação na medida em que os conceitos forem sendo introduzidos.


Abordagem

A interação entre os subsistemas da organização deve ser constante, objetivando a eficácia e a continuidade, sendo todo o sistema sustentado por uma base conceitual única. A base conceitual sobre a qual se sustenta o sistema empresa e o modelo de funcionamento do sistema físico objeto deste estudo é a gestão econômica.



3 - Caracterização do Tema

Situação-problema


Como uma evolução natural da Contabilidade, percebe-se a Controladoria com um campo de atuação nas organizações econômicas, caracterizadas como sistemas abertos inseridos e interagindo com outros num dado ambiente. Sendo a organização um sistema aberto, o sucesso de sua atuação depende da qualidade de suas interações com o ambiente e, conseqüentemente, do funcionamento dos seus subsistemas.

É objetivo deste trabalho estabelecer o melhor modelo conceitual de funcionamento do sistema físico sob a ótica da Gestão Econômica – GECON, estando presente uma visão sistêmica de todas as demandas de informação sendo elas internas ou externas. Assim, a competitividade requerida pela necessidade de sobrevivência da empresa e a eficácia do seu desempenho passa pelo bom funcionamento de suas partes, tendo em vista a otimização do todo.

Pereira (1999) aponta para a existência de variáveis que influenciam tanto as condições de sobrevivência e desenvolvimento quanto a amplitude da gestão das organizações. Ele afirma que a empresa é influenciada pelos ambientes remoto e próximo, o que gera as variáveis abaixo relacionadas.

As variáveis independentes são aquelas sobre as quais normalmente a empresa não tem controle (interferência) e estão ligadas ao ambiente remoto. Como exemplo, podem ser citadas as variáveis econômicas, sociais, políticas, ecológicas, tecnológicas, regulatórias, demográficas, etc.

As variáveis dependentes estão relacionadas ao ambiente próximo e à amplitude da gestão de cada empresa, e caracterizam as transações realizadas entre as mesmas. Como exemplo, pode-se enumerar as variáveis preço, volume, qualidade, prazos (de entrega, de pagamento), durabilidade, taxas de financiamento, capacidade produtiva, etc.

Uma outra forma de visualizar as variáveis que interferem no sistema empresa leva em consideração que a única variável dependente é a eficácia organizacional. A eficácia organizacional, por sua vez, é função de várias variáveis. Assim, pode-se induzir a uma formulação matemática com as seguintes equações:


As interfaces do sistema físico com os demais sistemas da empresa implicam que todas as atividades realizadas no sistema físico impactam os outros sistemas da organização e são impactadas por eles. A empresa deve administrar fatores de produção escassos de forma a gerar produtos/serviços cujo valor econômico seja superior ao valor dos recursos consumidos, satisfazendo necessidades que não seriam atendidas por tais fatores isoladamente. Estes fatores de produção são influenciados pelas variáveis presentes nos ambientes remoto e próximo.




Problema


Dentro deste escopo, surge a seguinte indagação:

Qual deve ser o modelo de funcionamento do sistema físico da organização, visando a eficácia do todo?



Objetivo


O objetivo deste estudo é estabelecer o melhor modelo conceitual de funcionamento do sistema físico.

Premissas


Considerando-se que uma premissa é um fato ou princípio que serve de base a um raciocínio, deve-se estabelecer o seguinte conjunto de premissas fundamentais que nortearão o desenvolvimento deste trabalho:

  • O ambiente é competitivo (situação real atual).

  • Os proprietários darão todas as condições requeridas para a eficácia da organização.

  • Os gestores são competentes.

  • O resultado econômico é o melhor indicador da eficácia.

  • O ambiente externo é variável, alternando condições favoráveis e desfavoráveis.

  • A organização está sendo ou já foi implantada e pertence a um segmento empresarial.

  • A organização está radicada em qualquer ponto do planeta.



Requisitos


Para que o modelo adotado seja aceito, é necessário que o mesmo contribua para:

  • a melhor interação da organização com o ambiente externo e interno.

  • a otimização da satisfação das necessidades da sociedade.

  • a otimização da produtividade, eficiência, satisfação das pessoas, adaptabilidade do processo de gestão e o desenvolvimento

4 – Encaminhamento da solução


Modelo de Funcionamento do Sistema Físico

Para estabelecer o funcionamento do sistema físico,é necessária a apresentação de um modelo conceitual que reflita as diversas conexões determinadas pelo mesmo. A figura 3 retrata o sistema físico, da seguinte forma:

Missão: qual o escopo, a razão de ser do sistema físico.

Origens/Autores: quem são os responsáveis pela definição do sistema físico.

Administradores: quem são os responsáveis por administrar o sistema físico.

Eventos: conjunto de transações relacionadas com o sistema físico.



In-puts: recursos que alimentarão o sistema físico.

Processo: transformação dos recursos em produtos.



Out-puts: produtos gerados pelo sistema físico.

Interfaces: relacionamento do sistema físico com os demais sistemas da empresa.




Figura 3 – Modelo de Funcionamento do Sistema Físico


Para Guerreiro (1989), o relacionamento entre o sistema físico e os demais sistemas da empresa se mostra da seguinte forma:


(...) o subsistema físico corresponde ao ferramental que as pessoas (subsistema social), com determinada autoridade e responsabilidade (subsistema formal), municiadas das informações necessárias (subsistema de informações) e condicionadas por determinados princípios (subsistema institucional), interagem no processo de tomada de decisões (subsistema de gestão). Através da interação desses subsistemas são executadas as funções empresariais (compra, venda, finanças, etc), no sentido de a empresa cumprir sua missão.
Deve-se ressaltar que este autor não destacou os sistemas Modelo de Gestão e Econômico. Pode-se assim adaptar a colocação do autor para o relacionamento do sistema físico com os demais sistemas da empresa:

É no subsistema físico que acontecem as ações que as pessoas (subsistema social), com determinada autoridade e responsabilidade (subsistema organizacional), municiadas das informações necessárias (subsistema de informações) apuradas de acordo com valores econômicos (subsistema econômico) e condicionadas por determinados princípios (subsistema institucional), interagem no processo de tomada de decisões (subsistema de gestão) conforme modelo de decisão adotado pela empresa (subsistema modelo de gestão).


Interfaces do Sistema Físico com os demais sistemas

De acordo com a figura 3, as interfaces do sistema físico com os demais sistemas da empresa implicam que t

odas as atividades realizadas no sistema físico impactam os outros sistemas da organização e são impactadas por eles. Estas interfaces são ilustradas na figura 4 abaixo:

Figura 4 – Interfaces do Sistema Físico com os demais Sistemas da empresa


Estas interfaces serão a seguir analisadas com maior detalhamento, mostrando o impacto de cada sistema da empresa no sistema físico, e o impacto do sistema físico nos outros sistemas.

1 - Interface Sistema Físico/Sistema Institucional


  • Como impacta: É o sistema físico que materizaliza as regras estabelecidas pelo sistema institucional e que reflete se a empresa está cumprindo sua missão. Exemplo: Uma empresa produtora de máquinas de escrever, em função da mudança de tecnologia, passa a produzir computadores, mudando a missão da empresa.

  • Como é impactado: O sistema institucional dita as regras a serem cumpridas pelo sistema físico. Exemplo: O sistema institucional, através da missão, das crenças e valores, estabelece como e qual produto ou serviço será produzido pela empresa.

2 - Interface Sistema Físico/Sistema Modelo de Gestão



  • Como impacta: O sistema físico impacta o sistema modelo de gestão através do tipo de tecnologia utilizado pela empresa. Exemplo: Uma empresa que utiliza alta tecnologia (computadores, softwares, etc) necessita de um sistema modelo de gestão diferenciado daquela empresa que trabalha de forma artesanal.

  • Como é impactado: É através do sistema Modelo de gestão que são atribuídos poder e responsabilidade aos gestores, impactando diretamente o sistema físico de forma a definir como eles agirão, assegurando a otimização da utilização dos recursos. Exemplo: Num modelo de gestão participativo, o operário se sentirá mais responsável pelo produto que ele está fazendo do que num outro tipo de modelo de gestão tradicional, devido ao seu comprometimento e pela possibilidade de opinar, o que pode melhorar sua efetividade (eficácia e eficiência).

3 - Interface Sistema Físico/Sistema de Gestão



  • Como impacta: O sistema físico impacta o sistema de gestão na medida em que o planejamento é feito a partir da capacidade e produtividade do sistema físico. Exemplo: Se a capacidade instalada de determinado produto é de 10.000 unidades por mês, o sistema de gestão só poderá planejar uma produção e venda de até 10.000 unidades deste produto.

  • Como é impactado: É através do sistema de gestão que o sistema físico é orientado pelo planejamento, a execução e o controle das atividades da empresa, para atingir os seus objetivos. Exemplo: O planejamento da produção do sistema físico é feito pelo sistema de gestão, que dá ordem de execução (geração de produtos e consumo de recursos) e controla se os objetivos planejados foram alcançados, de forma a desencadear um processo de correção, se for necessário.

4 - Interface Sistema Físico/Sistema Organizacional



  • Como impacta: O sistema físico impacta o sistema organizacional quando causar mudanças na estrutura da organização. Exemplo: Se algum dos componentes do sistema físico não estiver funcionando adequadamente e for necessária a alteração da tecnologia aplicada, a mudança de tecnologia utilizada na empresa pode ocasionar a mudança da estrutura organizacional.

  • Como é impactado: É o sistema organizacional que estrutura o sistema físico para assegurar a disposição adequada dos recursos. Exemplo: A extinção de uma área por ter se tornado ociosa afeta o sistema físico.

5 - Interface Sistema Físico/Sistema Social



  • Como impacta: A forma de organização do sistema físico pode exercer influência no sistema social. Exemplo: Um sistema físico bem estruturado pode melhorar o ambiente entre as pessoas, motivando-as a produzir mais e melhor.

  • Como é impactado: O sistema social se refere aos elementos humanos da empresa e às características próprias dos mesmos e influenciam no sistema físico, na forma como o mesmo é operacionalizado. Exemplo: Um funcionário desmotivado desempenhará suas funções de maneira inadequada e não produzirá o que é dele esperado.

6 - Interface Sistema Físico/Sistema Econômico



  • Como impacta: O sistema físico impacta o sistema econômico pois é nele que ocorrem os eventos econômicos, que são o objeto de estudo do sistema econômico. Exemplo: A transformação da matéria-prima em produto acabado no sistema físico é refletida no sistema econômico pelo reconhecimento do aumento do valor deste bem da empresa.

  • Como é impactado: O sistema econômico impacta o sistema físico já que este só irá processar insumos e transforma-los em produtos se a transformação agregar valor econômico ao bem. Exemplo: Um produto cujo custo de produção é maior que o valor que o mercado está disposto a pagar por ele deixará de ser produzido.

7 - Interface Sistema Físico/Sistema de Informação



  • Como impacta: As mudanças ocorridas no sistema físico impactam o sistema de informação quando estas mudanças são relatadas. Exemplo: O resultado apresentado pelo sistema de informação reflete as alterações ocorridas em um determinado período no sistema físico.

  • Como é impactado: O sistema de informação impacta o sistema físico quando ele informa os fatos ocorridos em um determinado período gerando necessidade de adaptação no sistema físico. Exemplo: Os relatórios do sistema de informação geram informações sobre o desempenho de gestores que podem ocasionar ações que modificam o sistema físico.


Características do Sistema Físico

As características são atributos que definem um ser (ente, ou entidade). São as propriedades que definem um objeto ou entidade. Serão apresentadas as características do sistema físico, de forma a mostrar os atributos essenciais deste sistema.




  • Toda atividade do sistema físico é produtiva

Significa que toda atividade é um processo que gera produtos ou serviços, podendo ser comprar, estocar, fabricar, vender, receber, informar, coordenar, controlar, e outros.


  • Natureza da atividade (produção ou especialista e coordenação) do sistema físico

A natureza da atividade pode ser de produção ou de coordenação. A atividade de produção é a atividade de transformar recursos em produtos. A atividade de coordenação relaciona-se com a organização e orientação dos elementos dentro da empresa. A Controladoria situa-se dentro deste contexto, pois preocupa-se com a coordenação de todas as informações das áreas, objetivando a articulação ordenada das mesmas e a eficácia do todo.


  • Uma atividade do sistema físico pode produzir por ordem ou por processo

A produção por Ordem é aquela em que a produção é descontínua gerando um produto diferenciando para atender uma solicitação específica. Exemplo: relatório elaborado pela Controladoria para decisão de investimento esporádico.

A produção por Processo é aquela em que os produtos são fabricados para estoque, uma unidade produzida é idêntica à outra, os produtos são movimentados no processo de produção continuadamente e todos os procedimentos são predominantemente padronizados. Exemplo: relatório de vendas diárias elaborado pela Controladoria para os gestores da área de vendas.




  • Métodos de produção do sistema físico

O sistema físico se realiza através de um método de produção que pode ser, por exemplo, manual, automatizado, semi-automatizado, entre outros. Exemplo: a Controladoria emite relatórios de vendas diárias totalmente automáticos através de um sistema informatizado que consolida as vendas do dia. Se um gestor solicitar uma informação não disponível no sistema, pode ser que a mesma seja obtida manualmente.
Questões Otimizadoras

Algumas questões podem ser colocadas como otimizadoras do sistema físico, no sentido de que seu melhor desempenho contribui para a otimização do sistema como um todo. Podem ser divididas em:



  1. questões otimizadoras de cada atividade; e

  2. questões otimizadoras do conjunto de atividades.

a) Questões otimizadoras de cada atividade




  • Produtividade

Para Campos (1992), “aumentar a produtividade é produzir cada vez mais e/ou melhor com cada vez menos. Pode-se representar a produtividade como o quociente entre o que a empresa produz (‘OUTPUT’) e o que ela consome (‘INPUT’)”. Para que se possa medir a produtividade, é necessário que se estabeleça a “relação entre os resultados da produção efetivada e os recursos produtivos aplicados a ela” (Contador, 1998).

Campos (1992) afirma que


havendo capital, pode-se comprar qualquer equipamento ou matéria-prima desejados e com isso inegavelmente melhorar a produtividade. (...) Só é possível melhorar os procedimentos ou métodos de uma organização através das pessoas. Não é possível simplesmente comprar um procedimento sem que este processo passe pelas pessoas. As pessoas podem absorver ou desenvolver métodos ou procedimentos.
Pode-se comprar o tempo de um homem. Também pode-se comprar a presença física de um homem em um local pré-determinado. Pode-se até comprar um número mensurado de movimentos musculares, bem treinados, por hora ou por dia. Mas não se pode comprar o entusiasmo, a iniciativa, a lealdade, a devoção do sentimento e da alma. Estas coisas devem ser conquistadas. Assim, deve haver uma interação entre o sistema físico e o sistema social para que haja otimização da produtividade.

  • Eficiência

Foi definido anteriormente que a eficiência é a relação adequada entre recursos consumidos (in-puts) e os produtos e serviços produzidos (resultados obtidos ou out-puts do sistema). Pode-se perceber que a eficiência está intimamente ligada à produtividade. Entretanto, a produtividade está ligada ao ‘resultado obtido’, e o conceito de eficiência está ligado ao ‘como fazer’. Assim, a eficiência se relaciona com a otimização do uso dos recursos. De acordo com Bio (1985), “eficiência diz respeito a método, a modo certo de fazer as coisas. É definida pela relação volume produzido/recursos consumidos”. Se a produtividade é o resultado, a eficiência é a forma como atingir este resultado.


  • Tempestividade

Tempestivo é aquilo que se sucede no tempo devido, de forma apropriada. Portanto, além das considerações sobre a dimensão física do sistema, deve-se também considerar a dimensão tempo. Esta dimensão, se for controlada, pode originar a otimização do recurso tempo e também gerar a otimização dos demais recursos. Como exemplo tem-se a distribuição de tarefas em um cronograma. Com esta técnica, pode-se adequar os recursos ao tempo disponível para execução, alocando-os de forma a otimizar sua utilização. Os in-puts são transformados em out-puts que devem ser disponibilizados aos clientes (internos e/ou externos) no momento oportuno.


  • Qualidade

Diversos autores definem qualidade. Para Crosby apud Contador (1998), qualidade é o “cumprimento das especificações estabelecidas para alcançar a satisfação dos clientes”. Já para Juran apud Contador (1998), qualidade é a “adequação ao uso através da percepção das necessidades dos clientes e aperfeiçoamentos introduzidos a partir de patamares já alcançados”. Deming apud Contador (1998) destaca que qualidade é a “perseguição às necessidades dos clientes, homogeneidade dos resultados do processos, previsibilidade e redução da variabilidade”.

Percebe-se, através dos conceitos acima, que existem várias formas de visualizar a qualidade, e estes conceitos estão ligados ao produto, ao atendimento às necessidades do cliente, que mudam no tempo em função da mudança da percepção dos gestores, da tecnologia disponível, e mesmo da mudança de hábitos dos clientes.

A forma da empresa encarar a qualidade é resultado do seu sistema institucional, aliado ao sistema modelo de gestão. O sistema físico é impactado pelo conceito de qualidade adotado pela empresa, desencadeando ações que estejam em consonância com a missão e o modelo de gestão da organização. Portanto, a qualidade dentro da empresa gera um processo próprio, uma ‘maneira de fazer’ adequada às regras estabelecidas pela organização.


  • Ocupação da capacidade produtiva

A capacidade produtiva se refere ao nível de produção que se pode alcançar com os recursos existentes. Segundo a Teoria das Restrições, citada por Guerreiro e Paccez (1999), a otimização da capacidade deve ser feita em função do limite do gargalo encontrado, e não em função da capacidade instalada dos recursos, uma vez que a soma dos ótimos locais não é igual ao ótimo total. Assim, a otimização do sistema físico será alcançada não pelo balanceamento da capacidade instalada dos recursos, mas sim pelo balanceamento do fluxo de produção da empresa.


  • Lay-out

O lay-out é um plano, um esquema de colocação de recursos físicos, bem como de uma sensata distribuição e ocupação de espaços, que permitam de maneira otimizada, o aproveitamento de áreas para o bom funcionamento, movimentação e transporte de materiais, bens e produtos, além de sua reposição em locais estratégicos para sua rápida movimentação e utilização.

No planejamento inicial da planta da empresa, ênfase muito especial deve ser dada ao lay-out da organização, passo inicial para promover e facilitar a linearidade das operações e dos materiais. Este procedimento visa um fluxo adequado de materiais e produtos ao longo das diversas etapas da produção e concorre para que a lógica destas operações possa contribuir para que a produção flua com naturalidade até o despacho final para o cliente.

Se o lay-out da organização não for adequado, várias etapas e tarefas da produção poderão ficar comprometidas, principalmente em relação a tempo e custos.

b) Questões otimizadoras do conjunto das atividades




  • Sinergias

Sinergia pode ser definida como associação simultânea de vários fatores que contribuem para uma ação coordenada. Para a otimização do sistema físico, é necessário que as diversas atividades do processo sejam coordenadas de forma a promover a melhor utilização dos recursos. Este processo de sinergia deve abranger a otimização da tempestividade, eficiência e produtividade, já descritos anteriormente, para o bom funcionamento do sistema físico.

Além disto, é necessário que haja sinergia entre os diversos subsistemas componentes da organização para a otimização do sistema empresa como um todo.




  • Gargalos

Todo sistema possui restrições que limitam o cumprimento de seus objetivos. Estas restrições, ou gargalos, podem ser o mercado, a capacidade, a logística, o gerenciamento ou os materiais. Guerreiro e Paccez (1999) afirmam que “os problemas relacionados com materiais e capacidade no processo de produção são normalmente visualizados com facilidade, recebendo normalmente muita atenção dos gestores”. Os demais tipos de restrições nem sempre são reconhecidos como limitadores do processo.

Levando-se em conta que a gestão deve considerar que o desempenho máximo das partes não conduz necessariamente ao resultado máximo do todo e que a empresa opera sempre de forma limitada por restrições, é necessário otimizar os recursos que são gargalos na empresa para alcançar a otimização do sistema físico. O conjunto de atividades desenvolvido no sistema físico só atingirá seu melhor desempenho se os recursos gargalo forem otimizados.

Por fim, o fluxo deve ser linearmente definido na linha de produção, para evitar os re-trabalhos. Uma maneira de auxiliar nesta definição é a documentação do processo, de forma a propiciar sua otimização.


  • Logística

Para Ballou (1993),



A logística empresarial trata de todas atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável.

A logística tem como objetivo atender às necessidades dos clientes com os níveis de serviços desejados. Nível de serviço logístico é a qualidade com que o fluxo de bens e serviços é gerenciado (Ballou, 1993). A meta de nível de serviço logístico é providenciar bens ou serviços corretos, no lugar certo, no tempo exato e na condição desejada ao menor custo possível. Isto é conseguido através da administração adequada das atividades-chave da logística – transportes, manutenção de estoques, processamento de pedido e de várias atividades de apoio adicionais, propiciando a otimização do sistema físico.


Outros aspectos a serem considerados

É importante no estudo da otimização do sistema físico a análise dos impactos das questões relativas aos tópicos a seguir sobre o mesmo.




  • Eliminação, terceirização, reorganização, criação de produtos/serviços

Como o sistema físico é um conjunto de processos que utiliza recursos com a finalidade de produzir os produtos e serviços da organização, a decisão sobre eliminação, terceirização, reorganização e criação de produtos e serviços impacta profundamente no sistema físico.

Pode ser necessário, para a otimização do sistema físico e, conseqüentemente, para a otimização do sistema empresa, a eliminação de algum produto feito pela empresa devido a uma alternativa mais vantajosa ou porque ele se tornou inviável.

O mesmo acontece com a terceirização. Terceirizar é a alternativa que visa a otimização de resultados através da transferência da execução, para terceiros, de atividades ou tarefas realizadas pela própria empresa. Esta decisão pode ser necessária na otimização do sistema físico. Como exemplo, pode-se citar que atualmente empresas automobilísticas terceirizam parte do processo de produção, diminuindo funcionários e eliminando a necessidade de manter estoques.

Para melhorar o processo e otimizar o sistema físico, às vezes é necessário a reorganização empresarial. Reorganizar é dar uma nova forma à situação atual do sistema físico de uma empresa, em itens como: estrutura, tarefas, processos, métodos e outros.

A criação de novos produtos impacta no sistema físico porque pode ser necessária a alteração ou mesmo a criação de novos processos. Um produto novo é um bem ou serviço que teve uma de suas características ou componentes modificado, ou ainda que suas características ou componentes sejam inéditos.



  • Transações de obtenção de recursos e eventos tempo-conjunturais

As transações de obtenção de recursos e eventos tempo-conjunturais também impactam o sistema físico.

A obtenção de recursos (próprios ou de terceiros) para atualizar o sistema físico da organização pode propiciar o atendimento de uma demanda insatisfeita por um dado produto ou serviço, a produção de bens ou serviços a custo mais baixo do que seus concorrentes e mesmo o desenvolvimento antecipado de um novo produto ou a otimização da satisfação das necessidades da sociedade. Estas decisões de obtenção de recursos podem criar a necessidade de uma reorganização para adaptar o sistema físico à nova realidade.

Os eventos tempo-conjunturais podem ser definidos como ocorrências cujo impacto patrimonial decorre da passagem do tempo e da mudança de variáveis conjunturais. São imprevisíveis e ocorrem independentemente do processo decisório do gestor. Como exemplo de um evento tempo-conjuntural pode-se citar o aumento do dólar que alterou o preço dos produtos importados, concorrentes de um determinado produto nacional. Este aumento tornou o produto nacional mais competitivo, o que causou o aumento em suas vendas e produção, levando à otimização da utilização da capacidade produtiva da empresa produtora do bem e , conseqüentemente, do sistema físico.

5 - Considerações finais

Este estudo demonstrou que é no sistema físico que acontecem as ações que as pessoas, com determinada autoridade e responsabilidade, municiadas das informações necessárias apuradas de acordo com valores econômicos e condicionadas por determinados princípios, interagem no processo de tomada de decisões conforme modelo de decisão adotado pela empresa. São as interações entre os diversos sistemas componentes do sistema empresa. Para o bom funcionamento do sistema empresa, é necessário que o sistema físico funcione bem, pois o mesmo interage com os demais sistemas, influenciando e sendo influenciado por eles. A qualidade das interações também é importante neste processo.

Os exemplos apresentados mostram como a otimização das atividades no sistema físico leva à otimização do sistema empresa como um todo, favorecendo a otimização da produtividade, eficiência, tempestividade, qualidade, ocupação da capacidade produtiva e lay-out, além das sinergias, gargalos e logística. Promovem a melhor interação da organização com o ambiente externo e interno e a otimização da satisfação das necessidades da sociedade.

O objetivo do trabalho de estabelecer um modelo conceitual de funcionamento do sistema físico tendo em vista a eficácia da organização foi alcançado, considerando-se que os requisitos para adoção do modelo foram atendidos, bem como o escopo do trabalho de mostrar como o bom funcionamento do sistema físico impacta na eficácia da empresa.


6 – Glossário

  • Crenças e Valores: as crenças são aquilo que os donos da empresa acreditam e os valores são definidos como algo que pretenda atingir.

  • Decisão: ato de selecionar uma ação entre um número de cursos alternativos de ação.

  • Econômico: valores validados pelo mercado em determinada data, levando-se em consideração o valor do dinheiro no tempo, dos recursos e produtos de uma atividade.

  • Evento: conjunto de transações da mesma natureza ou classe que pode envolver uma ou mais entidades e estar relacionado com um produto, serviço, lote de produtos, e ou um centro de responsabilidade que o causou.

  • Gestão: é o processo de decisão, baseado em um conjunto de conceitos e princípios coerentes entre si, que visa garantir a consecução da missão da empresa.

  • Gestor: é quem toma as decisões e leva a empresa a atingir seus objetivos.

  • Missão: objetivo fundamental, que é a própria justificativa da criação da empresa. Nem sempre está formalmente definido mas direciona todas as ações futuras do empreendimento.

  • Modelo de Gestão: conjunto de princípios, nem sempre formalizado, que pode ser identificado por meio da observação dos instrumentos de gestão e das demais práticas organizacionais. Tem por finalidade orientar o processo administrativo de uma organização, para que esta cumpra a missão para a qual foi constituída.

  • Otimizar: fazer o melhor uso possível dos recursos disponíveis, dados os cenários vigentes.


7 – Referências Bibliográficas

BALLOU, R. H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993.


BIO, S. R. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1985.
CAMPOS, V. F. TQC: Controle da qualidade total (no estilo japonês). 6.ed. Rio de Janeiro: Bloch, 1992.
CATELLI, A. (Coord.). Controladoria: uma abordagem da gestão econômica - GECON. São Paulo: Atlas, 1999.
CATELLI, A. Transparências em sala de aula. Disciplina Controladoria. Mestrado em Controladoria e Contabilidade. FEA/USP, 2001.
CONTADOR, J. C. Gestão de operações: a engenharia de produção a serviço da modernização da empresa. 2. ed. São Paulo: Edgard Blücher, 1998.
FERREIRA, A. B. H. Novo dicionário da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986.
GIBSON, J. L. et. al. Organizações: comportamento, estrutura, processos. São Paulo: Atlas, 1988.
GUERREIRO, R., PACCEZ, J. D. Gestão econômica e teoria das restrições. In: CATELLI, A. (Coord.). Controladoria: uma abordagem da gestão econômica – GECON. São Paulo: Atlas, 1999. Cap. 17, pg. 447 – 481.

GUERREIRO, R. Modelo conceitual de sistema de informação de gestão econômica: uma contribuição à teoria da comunicação da contabilidade. Tese de Doutoramento. São Paulo: FEA/USP. 1989.


MOSIMANN, C. P. e FISH, S. Controladoria: seu papel na administração de empresas. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
PEREIRA, C. A. Ambiente, empresa, gestão e eficácia. In: CATELLI, A. (Coord.). Controladoria: uma abordagem da gestão econômica - GECON. São Paulo: Atlas, 1999. Cap. 1, pg. 29 – 80.







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