O que cabe ao docente



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Encontro02.08.2016
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Instruções para eventos

Preencher Formulário em anexo

Com Proposta de Compra de Passagens ou Diárias (PCDP), via Sistema de C. P. D. (SCDP)
O QUE CABE AO DOCENTE (proponente do evento que inclui participantes externos)

1. Preencher o formulário com as informações necessárias para que a Secretaria providencie a vinda de convidados para eventos.

2. Considerando períodos de acúmulo de trabalho na secretaria, é recomendável que o docente se agende para certificar-se que 1) está sendo efetuada a compra de passagem/diárias (15 dias antes do evento) e 2) a reserva do hotel (uma semana antes do evento).

3. Após o evento, deve encaminhar à Secretaria o bilhete da passagem de vinda, Ata e Missão Cumprida assinados, documentos essenciais à Prestação de Contas.


O QUE CABE À SECRETARIA

1. Providenciar a compra da passagem e reserva de hotel, definindo voos conforme normas do Ministério de Planejamento (fatores custo e proximidade do evento).

3. Providenciar o encaminhamento de vaucher (de voo e reserva de hotel) ao convidado e ao docente proponente da banca.

4. Encaminhar ao proponente a documentação nos dias anteriores ao evento.


Observações:

1-Enquanto a Prestação de Contas não for finalizada, o convidado não poderá ter outra viagem aprovada em qualquer lugar do território nacional, via SCDP. Daí a importância de recolher as assinaturas.

2- A mediação do docente local responsável pelo convite é necessária, explicando ao convidado o funcionamento do sistema federal, caso ele desconheça.
GASTOS COM BANCAS – PRAXES DO PROGRAMA


  • Tendo em vista as demandas de financiamentos encaminhadas à Coordenação e a perspectiva de manutenção do montante recebido pelo PPGH, a COMPÓS aprovou os seguintes procedimentos para gastos: Passagens nacionais (acompanhadas de hospedagem ou diárias): 1) Bancas, conforme já regulamentado; 2) Eventos (uma passagem) com pesquisadores vinculados a projetos em curso de docentes do PPGH; 3) Mais de uma passagem: eventos de maior porte, vinculados a projetos de pesquisa mais amplos (que envolvam mais de um docente); Passagens internacionais: 1) Banca com pesquisadores vinculados a projetos em curso de docentes do PPGH oriundos do Uruguai e Argentina, agendada com dois meses de antecedência. 2) Eventos de maior porte ou evento coletivo promovidos pela Coordenação. 3) Eventos de maior porte, vinculados a projetos de pesquisa mais amplos (que envolvam mais de um docente). 4) Mais de uma passagem: a prática do PPGH, para evento de maior porte, é para convidados oriundos da América Latina. (Aprovado pela COMPÓS, em 9 de janeiro de 2013)

  • Para melhor aproveitamento do financiamento da presença dos convidados, deve ser feito o registro do evento de médio e grande no porte no Sistema de Extensão da PROREXT, o que garante inscrições e a emissão de certificados, disponibilizados on line. A secretaria não emitirá atestados nominais aos ouvintes, apenas aos convidados.


HOSPEDAGEM OU DIÁRIA PARA BANCAS/EVENTOS

Hospedagem + alimentação no hotel: convidado não paga nada na saída do hotel, mas não recebe nenhuma verba para taxi. Empresa de Turismo envia a fatura para PROPG e garante o hotel em qq situação. Recomendado quando se quer um hotel de alto padrão e refeições garantidas para o convidado. Obrigatório para estrangeiros.

Burocracia: SCDP (passagem) + Ofício (hospedagem)
Diárias + auxílio embarque/desembarque: convidado recebe verba na conta, mas deve pagar o hotel (quando houver reserva pelo PPGH), lanches e taxi. Tende a ser lucrativo, quando o preço do hotel é médio e quando convidado é buscado em aeroporto.

Burocracia: uma só SCDP para passagem e diárias (calculadas automaticamente).
Observações:

*Para sugerir hotel ver site: PROPG DECOR PASSAGENS/HOSPEDAGENS


*O convidado pode hospedar-se em casa de conhecidos. Neste caso, NÃO deve haver reserva de hotel pelo PPGH, pois o NO-SHOW não tem cobertura e deverá ser pago por alguém.
PASSAGEM RODOVIÁRIA

O ressarcimento da passagem rodoviária (convidados do estado) é bastante complexo. Como o valor a ser ressarcido é, via de regra, pequeno, a secretaria tem dado preferência à simples emissão de diárias (sempre acrescidas de auxilio deslocamento urbano), que costumam cobrir os gastos com hospedagem e deslocamento interurbano.


VOOS

-Uma vez emitida, a passagem não pode ser alterada, exceto se 1) o interessado negociar diretamente com a empresa aérea, que é o melhor caminho; 2) pagar os custos da alteração junto à empresa de viagens credenciada (costuma ser oneroso).


-O pagamento de passagens aéreas/diárias é estritamente para a função designada e chegada e partida devem ser contíguos ao evento (VINDA-EVENTO-RETORNO) o que impossibilita a permanência do convidado na cidade para outros assuntos, que não sejam atividades do PPGH.
-Como o convidado viaja a serviço do governo federal, as empresas não podem deixar de embarcá-lo por overbooking (multa é altíssima). Caso isso aconteça, o convidado deve pressionar os agentes da empresa aérea com este argumento.
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL

INSTITUTO DE FILOSOFIA E CIÊNCIAS HUMANAS


Programa de Pós-Graduação em História




Formulário de Proposta de EVENTOS


atualizado em maio 2013
( ) EVENTO (1 mês de antecedência se houver aquisição de passagem aérea; 20 dias para compra de diárias)
Título: ...............................................................................
Professor responsável: ................................................
Data:.......... Hora:............. Local reservado (secretaria) :...............
Nome do responsável por receber as inscrições e realizar a inserção no Sistema PROREXT (não confundir com registro na COMEX do IFCH): _____________________________
E-mail do responsável pelas inscrições: _____________________________________

Preencher os dados abaixo:

Observação: A proposição de bancas com compra de passagem e diárias implica leitura das Instruções que acompanham este Formulário (ver abaixo).


Nome completo do CONVIDADO ou MEMBROS da banca

(especificar passagens/diárias a serem adquiridas pelo SCDP)



Instituição de Origem

ou Unidade (UFRGS)


E-mail (todos convidados)

CPF ou Passaporte (externos a UFRGS)


Telefone (para imprevistos)

Endereço (para remessa tese, repassar ao aluno)


Dados bancários (para pagamento de diárias)

Dados do carro (placa, modelo, cor): se o convidado vier com veículo próprio




1.








2.






3.






4.





Proposta de Atividade APROVADA em: ........./........../ 20.....

Rubrica do coordenador:
ESPAÇO RESERVADO À SECRETARIA DO PPGH:

Convites aos convidados: ( )



Divulgação: mural ( ) webmail( ) Home Page( )

Material burocrático (atas, atestados): ( ) word ( ) impresso e no escaninho


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