Plano do projeto



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PLANO DO PROJETO

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

Nome do Projeto:







Unidade Coordenadora:

Versão:

Data de Emissão:









{IMPORTANTE! TODAS AS INSTRUÇÕES E ORIENTAÇÕES (EM AZUL) DEVEM SER APAGADAS APÓS FINALIZADO O PREENCHIMENTO DO PLANO DE PROJETO}


{O Plano do Projeto tem por finalidade reunir todas as informações necessárias ao adequado planejamento do projeto, servindo como referência para o gestor no acompanhamento do progresso de sua execução. Pode ser utilizado também pela equipe do projeto para que compreendam suas atribuições específicas, quando elas devem ser executadas e de quais unidades dependem.}

PARTE 1 – TERMO DE ABERTURA (Itens 1 a 4)

  1. Escopo





Decomposição do Escopo

1.1. Produto / serviço que o projeto irá desenvolver

{Ex.: O projeto visa desenvolver um sistema informatizado para atender (...).}

1.2. Demanda / problema que o produto do projeto irá atender / solucionar

{Ex.: Ampliar a capacidade laboral da unidade sem a majoração dos recursos de pessoal, em razão dos limites da LRF (...).}

1.3. Requisitos legais, estatutários ou regulamentares norteadores do projeto

{Leis, atos oficiais e normas que, de alguma forma, possam nortear, influenciar ou limitar o desenvolvimento do projeto. Ex.: Lei Complementar 101/2000 – Lei de Responsabilidade Fiscal.}

1.4. Desempenho esperado do produto / serviço a ser desenvolvido

{Descrição dos requisitos de desempenho do produto / serviço; como irão efetivamente funcionar e quais recursos serão utilizados.

Ex.: As funcionalidades mínimas requeridas para o sistema são (...). Para tanto, é necessária a instalação de um centro de digitalização, que deverá funcionar de acordo com (...).}

1.5. Abrangência / limites do projeto

{Estimativa do tempo para implementação do projeto, alcance institucional, desenvolvimento de pilotos / casos de uso etc. Ex.: Estima-se que o projeto seja realizado em (XX anos, meses etc.). A implementação do projeto irá abranger todas as unidades prestadoras de jurisdição do PJERJ, sendo utilizada como piloto a XX Vara Cível da Capital, a fim de (...).}

1.6. Itens que não fazem parte do escopo

{Ex.: A capacitação das unidades na utilização do sistema não será realizada pelo PJERJ. Para tanto, será contratada empresa que (...).}

1.7. Outros pontos essenciais

{Espaço para livre descrição de outros itens que os gestores considerem importantes para a compreensão e o adequado desenvolvimento do projeto.}
  1. Alinhamento Estratégico


{Indicar o tema e o objetivo estratégico com os quais o projeto contribui diretamente, e as contribuições indiretas do projeto para outros objetivos estratégicos, constantes do Mapa Estratégico do PJERJ.}


CONTRIBUIÇÃO DIRETA

  • TEMA: {Ex: Responsabilidade Social}

  • OBJETIVO ESTRATÉGICO: {Ex: Promover a cidadania}




CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA

  • TEMA: {Ex: Alinhamento Estratégico}

  • OBJETIVO ESTRATÉGICO: {Garantir o alinhamento estratégico em todas as unidades do PJERJ}

  • TEMA:

  • OBJETIVO ESTRATÉGICO:
  1. Partes Interessadas - Clientes


{Entende-se por “clientes” as unidades, servidores, pessoas ou organizações DIRETAMENTE impactadas pelos resultados dos projetos, ou seja, são aqueles para os quais o projeto se destina. Devem ser descritos com o máximo de detalhes possível, inclusive, definindo quantitativo e localização, quando houver.

Ex: 52 varas cíveis da Comarca da Capital; 14 varas cíveis do 5º Núcleo Regional etc.}
    1. Partes Interessadas - Unidades Intervenientes


{Entende-se como “unidades intervenientes” as unidades ou organizações que efetivamente irão apoiar a realização do projeto; são parceiras na realização de ações fundamentais.

Deve ser especificado o apoio que cada unidade precisa dispensar ao projeto, a fim de que entendam o papel que irão desempenhar.}


UNIDADE INTERVENIENTE

APOIO NECESSÁRIO

{Ex: DGPES/ESAJ}

  • {Providenciar curso de BSC para os gestores de projetos}







  1. Justificativa





Decomposição da Justificativa

4.1. Breve descrição da situação atual / situação problema

{Demonstração objetiva do cenário atual, que justifique o desenvolvimento de um projeto. Ex.: Atualmente, a taxa de congestionamento do PJERJ, na fase de execução é de, aproximadamente, 97% e as unidades (...).}

4.2. Análise comparativa (cenário atual X cenário futuro estimado)

{Comparação da situação atual com a situação prevista (após a implementação do projeto). Ex.: Com a implementação do projeto, estima-se reduzir em 1% ao ano a taxa de congestionamento na fase de execução, a partir (...).}

4.3. Benefícios que o projeto irá gerar para o PJERJ

{Ex.: Redução do estoque de processos; maior facilidade no alcance das metas institucionais etc.}

4.4. Conseqüências para a instituição caso o projeto não seja realizado

{Descrição sucinta das dificuldades que o PJERJ enfrentaria ao longo do tempo, caso o projeto não seja implementado. Ex.: O gradativo aumento da taxa de congestionamento na fase da execução inviabiliza a sustentabilidade da prestação jurisdicional, uma vez que compromete a efetividade da justiça como órgão solucionador dos conflitos sociais, forçando a sociedade a (...).}

4.5. Outras informações (pesquisas realizadas, experiências anteriores e benchmarking etc.)

{Descrição sucinta de padrões de referência que contribuam para a estimativa de sucesso do projeto. Ex.: Iniciativa semelhante foi implementada em Minas Gerais, tendo sido verificada a redução de 20% da taxa de congestionamento na fase de execução ao longo de 3 anos. Em visita àquele órgão (...).}

PARTE 2– DETALHAMENTO DO PROJETO (Itens 5 a 10)




  1. Custos Estimados



{Estimativa dos custos dos itens que precisam ser providenciados, adquiridos ou contratados para a implementação do projeto, classificados de acordo com as categorias estabelecidas, em cada exercício financeiro.}

Categoria

Detalhamento

Responsável pela Aquisição

Método de Aquisição

Exercício Financeiro

Custo Estimado

(Por categoria e exercício financeiro)

Treinamentos

{Ex: Curso BSC (2 turmas)}

{ ESAJ}

{Convênio UFF}

{2012}

{R$ 8.417,60

(R$ 4.208,80 por turma)}

{Ex: Curso BSC (2 turmas)}

{ ESAJ}

{Convênio UFF}

{2013}

{R$ 4.208,80}

{Ex: Curso BSC (2 turmas)}

{ ESAJ}

{Convênio UFF}

{2014}

{R$ 4.208,80}

Realização de obras e instalações














































Aquisição de equipamentos (permanente)














































Aquisição de material (consumo)














































Diárias e passagens














































Serviços de Terceiros














































Outros

{Ex: Pesquisa de Imagem Institucional}

{ DGLOG}

{Licitação}

{2012}

{Aprox.

R$ 180.000,00}

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-




{Ex: R$ 196.835,20}
  1. Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT)

Neste documento está descrito o resumo geral das atividades planejadas para a implementação do projeto (grandes marcos), bem como, os prazos estimados para sua realização.

A Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT) está detalhada no FRM-PJERJ-006-01 (Estrutura de Decomposição do Trabalho), sendo mantida como anexo obrigatório deste documento.
{ORIENTAÇÕES:
1. ETAPAS:

Etapas” são as grandes ações que irão conduzir o desenvolvimento do projeto, distribuídas em períodos de tempo seqüenciais.



As “Etapas” são desdobradas em “Atividades”, que são ações menores e específicas necessárias para o cumprimento de cada “Marco”; um “Marco” é finalizado, quando todas as “Entregas” o forem.
2. PESOS %:

Os pesos % são calibradores numéricos que visam facilitar o acompanhamento da realização das ações. Cada ano deve ser encerrado com 100% de implementação das ações, o que permite um replanejamento mais célere para anos subseqüentes, se necessário.

3. ANÁLISE CRÍTICA / VERIFICAÇÃO / VALIDAÇÃO:

Devem ser realizadas em fases apropriadas, de acordo com o desenvolvimento específico de cada projeto, podendo ocorrer simultânea ou separadamente, na forma e no tempo que a unidade gestora do projeto entender necessário e conveniente. Devem ser mantidos registros destas etapas (atas de reunião, e-mails etc.). Definições formais podem ser encontradas na NBR ISO 9000:2005.

-ANÁLISE CRÍTICA: Analisa se as ações que foram ou estão sendo realizadas serão realmente efetivas para alcançar o que se pretende.

-VERIFICAÇÃO: Compara se a execução está sendo realizada de acordo com as diretrizes do planejamento e os requisitos definidos no escopo;

-VALIDAÇÃO: Confirma se o que foi elaborado / produzido / desenvolvido até o momento está adequado para aqueles que irão efetivamente utilizar o produto do projeto.}


RESUMO GERAL DA ESTRUTURA DE DECOMPOSIÇÃO DO TRABALHO




1º TRIM

2º TRIM

3º TRIM

4º TRIM

Etapas

Resp.

Peso %

Unid. Interv.

Custo Estim.

J

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

Etapa 1

{Ex: Aquisição de sistema informatizado{

{Michele (ASSEP)}

{10%}

{DGTEC}

{R$ 100.000,00}





































Etapa 2

{Ex: Pesquisa de empresas para capacitação dos servidores}

{Michele (ASSEP)}

{5%}

{DGDIN}

{N/A}





































Etapa 3

{Ex: Capacitação dos servidores}

{Michele (ASSEP)}

{20%}

{ESAJ}

{R$ 20.000,00}





































Etapa n

{(...)}

{(...)}

{(...)}

{(...)}

{(...)}





































Etapa n

{(...)}

{(...)}

{(...)}

{(...)}

{(...)}








































{100%}




{R$ 120.000,00}



  1. Indicadores e Metas



{Os indicadores são a forma de mensuração das metas definidas para o projeto, que expressam o resultado futuro pretendido.

Para medir o sucesso de um projeto devem ser avaliados três tipos de indicadores: pelo menos um diretamente ligado ao resultado do projeto e outros dois ligados ao gerenciamento do cronograma e dos custos estimados do projeto.}


INDICADOR DE RESULTADO:

{Nome do indicador de resultado do projeto}

LINHA DE BASE:

{Situação atual ou anterior ao início do projeto, considerado como o ponto de partida para a definição das metas dos indicadores de resultado e de controle.}

META

{Resultado desejado a data prevista para atingimento do resultado.}




INDICADOR DE CONTROLE (CRONOGRAMA):

Índice de cumprimento do cronograma

LINHA DE BASE:

{XX%} de implementação das ações

META

100% de implementação das ações planejadas até final de {dezembro/2012}




INDICADOR DE CONTROLE (CUSTO ESTIMADO):

Índice de cumprimento do orçamento estimado

LINHA DE BASE:

{R$ XXXXX,XX (se houver custo anterior realizado)}

META

Cumprir o orçamento estimado de R$ {XXXXX,XX} até final de {dezembro/2012}



  1. Riscos



{Descrever os riscos que possam impactar a realização do projeto, sua categoria, probabilidade, impacto e severidade, conforme as orientações a seguir.

Para cada risco identificado, deve ser proposta uma resposta.

ATENÇÃO! As respostas devem específicas, constituindo-se em uma espécie de “plano B”.

Ex: se o risco X ocorrer, o que pode ser feito (ou que resposta pode ser dada) para evitar ou minimizar o impacto no projeto; é a definição de outro rumo opcional pode ser dado ao projeto.}


Categoria

Custo / Tempo / Qualidade / Outros

Probabilidade

(1) Baixa

(2) Média

(3) Alta

(4) Muito Alta

Impacto

(1) Baixo

(2) Médio

(3) Alto

(4) Muito Alto

Severidade

(Probabilidade x Impacto)

(1 a 3)

Baixo risco



(4 a 5)

Médio risco



(6 a 9)

Alto risco



(10 a 16)

Altíssimo risco






Identificação dos Riscos

Se

(Causa)

Então

(conseqüência)

Categoria

Probabilidade

Impacto

Severidade

Resposta

{Ex: Se não for adquirido um Sistema de Gestão Estratégica (...)}

{(...) haverá dificuldade no acompanhamento da gestão estratégica do PJERJ.}

{Qualidade

Tempo

Custo{

{(4)

Muito Alta}

{(2)

Médio}

{(8)

Alto Risco}

{Planejar as ferramentas de gestão de projetos, a fim de que se possa acompanhá-las por planilhas em Excel.}


































































  1. Identificação do Gestor do Projeto



{Gestor do Projeto é a pessoa designada pela unidade coordenadora do projeto para atuar como responsável por impulsionar a realização das ações.}

Nome

Cargo







Telefone

Endereço Eletrônico

Lotação













  1. Aprovação do Projeto



{A linha de aprovação está relacionada ao conhecimento do escopo e das fases de desenvolvimento do projeto pelas partes interessadas.

Os gestores do projeto e da unidade devem são responsáveis por negociar, previamente, com as unidades intervenientes as atribuições e os prazos para sua realização.

Todos os projetos, antes de serem aprovados pelo Magistrado Patrocinador, devem passar pela Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF), a fim de que seja analisada a viabilidade orçamentária para sua implementação.}


Elaborado por

Data

{(Nome do Gestor do Projeto)}

{(Data de Elaboração)}

Revisado por

Data

{(Nome do Gestor da Unidade)}

{(Data de Revisão)}

CIÊNCIA DAS UNIDADES INTERVENIENTES

Declara-se que todas as unidades intervenientes foram cientificadas dos termos constantes deste plano de projeto e concordam com as atribuições a elas conferidas e seus respectivos prazos.

Assinatura do Gestor do Projeto

{(Assinatura)}

Assinatura do Gestor da Unidade

{(Assinatura)}




LINHA DE APROVAÇÃO

De acordo (Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças – DGPCF)

Data

Assinatura

{(Nome do Diretor Geral da DGPCF)}







Aprovado por (Magistrado Patrocinador)

Data

Assinatura

{(Nome do Magistrado Patrocinador)}









  1. Atualizações



{Os projetos podem ser atualizados sempre necessário e, especialmente, em caso de:

  • Determinação da Administração Superior;

  • Alteração do “Escopo”;

  • Alteração nas atribuições das Unidades Intervenientes;

  • Alteração significativa nos “Marcos” constantes do Plano de Projeto (atividades ou datas);

  • Alteração substancial no custo estimado, indicadores ou metas;

  • Identificação de novo e importante risco para a consecução do projeto.

Quando ocorrer atualização, devem ser detalhadas as informações da atual versão, descrevendo os motivos da alteração, a fim de se manter o histórico do projeto. Deve se proceder à reaprovação do projeto, OBRIGATORIAMENTE, pelo gestor do projeto, pelo gestor da unidade coordenadora do projeto e pelo Magistrado Patrocinador.

A reaprovação pelas Unidades Intervenientes somente será necessária se as atualizações importarem em alteração das atribuições previamente acordadas ou modificação significativa nas datas das ações a elas atribuídas.

De modo a garantir sua integridade histórica, a partir da data de emissão do projeto, todas as versões anteriores do Plano do Projeto devem ser mantidas pela unidade, pelo tempo de guarda no arquivo corrente. As versões obsoletas devem ser destacadas como tal, de forma a impedir o uso não intencional de versão anterior do Plano do Projeto.

A cada atualização, os dados da revisão são incluídos, mantendo-se o anterior, de forma que a versão atual sempre preserve o histórico de alterações do projeto.}


Atualizações

Data da Alteração

Revisão

Descrição da Atualização

Revisado por

Aprovado por

{Ex:

01/02/12}

{01}

{Alteração no item “3.1 – Unidades Intervenientes”, para contemplar novas atribuições para a Diretoria Geral de Logística (DGLOG)}

{Nome do gestor do projeto}

{Nome do gestor da unidade}

Justificativa para atualização: {Necessidade de incluir, entre as atribuições previstas para a DGLOG, a confecção de mais 30 placas de bronze, tendo em vista o aumento do número de unidades indicadas para a certificação}
















Justificativa para atualização:
















Justificativa para atualização:







FRM-PJERJ-006-01

Rev. 01

Data: 16/07/2012

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