Resultado do Workshop Jurídico-Financeiro Guarapari, 02 de agosto de 1998 Auditório Areia Preta Resultado do workshop Jurídico-Financeiro



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Resultado do Workshop

Jurídico-Financeiro


Guarapari, 02 de agosto de 1998

Auditório Areia Preta

Resultado do workshop Jurídico-Financeiro

É importante frisar que este material não está completo e será revisado constantemente mediante o envio de dúvidas por parte de empresários juniores de todo Brasil e enquanto forem sendo atualizadas as informações apuradas pela UNIJr e pela FEJESP. Nesta primeira versão este material servirá como uma mostra do que foi apresentado e discutido durante o workshop Jurídico-Financeiro realizado no dia 02 de agosto de 19898 durante o Encontro Nacional de Empresas Juniores, ENEJ 98, em Guarapari no Espírito Santo.

A apresentação foi realizada por Edgar Luiz Thomsen e Cristiane Bohnen membros da UNIJr empresa Júnior Universidade de Santa Cruz (Áreas Administração, Ciências contábeis, computação e matemática) de Santa Cruz do Sul e tendo como presidente de mesa Flávio dos Santos de Nijs, diretor Financeiro da FEJESP.

A apresentação foi bastante sucinta já que o tema é extenso e não havia tempo suficiente para uma discussão mais detalhada. No dia seguinte ao workshop, organizamos um encontro entre os interessados pelo tema e os diretores da área financeira de todas as Empresas Juniores presentes onde pudemos descobrir novas dúvidas e buscar soluções.

A compilação deste deve-se ao esforço em tentar oferecer aos empresários juniores subsídios para um bom funcionamento de suas empresas, não o utilizem como um instrumento único para a manutenção das empresas juniores, conte sempre com o auxílio de um contador e com o apoio das Federações Estaduais, que tem a missão de desempenhar este papel de fomento e suporte as empresas juniores.

Muitas das informações foram obtidas antes do ENEJ 98 através de consultas a contadores e a empresas juniores foram adicionadas a este material.


Edgar Luiz Thomsen
Cristiane Bohnen

UNIJr Empresa Júnior

Universidade de Santa Cruz / RS


Flávio dos Santos de Nijs


Diretor Financeiro

FEJESP 98


Propomos a quem for utilizar este material e que já tenha a sua Empresa Júnior constituída que o faça como um roteiro de revisão da documentação já existente anotando as possíveis alterações.

Existem muitas informações novas neste material como novos códigos da receita federal e também a supressão do termo Jurídico das diretorias de Empresas Juniores de forma que não tenhamos problemas no futuro, já que na maioria das vezes os diretores que cuidam desta área não possuem registro na OAB.




Empresa Júnior



Definição:

  • Associação civil

É a reunião de um grupo de pessoas com objetivos comuns bem definidos.


Reinveste todo o lucro na própria empresa e não distribui dividendos aos membros, pode Ter funcionários remunerados, pelo código de ética das Empresas Juniores os Diretores só recebem reembolso de despesas e participam de cursos e eventos pagos pela empresa júnior.


  • Autônoma

Tem liberdade de gerir seus próprios atos sem interferências externas e possui independência moral e intelectual de seus atos.


  • Política Apartidária

A Empresa Júnior em sua organização interna pratica política, portanto a definição anterior como apolítica não se aplica, na verdade a Empresa Júnior é uma instituição política sim só que apartidária, quer dizer a instituição, “Empresa Júnior”, não segue e não apoia qualquer tipo de ideologia ou partido político.
Criação:
A criação de uma Empresa Júnior envolve basicamente três processos, que ocorrem paralelamente.: processo humano, processo burocrático e processo físico, vamos discutir o processo burocrático.

O trabalho de criação de uma Empresa Júnior requer uma postura bastante profissional por parte dos alunos interessados, que devem ter responsabilidade e espírito empreendedor.



Estatuto, Eleição e Atas

O Estatuto é peça fundamental para a estruturação da Empresa Júnior, deve ser o mais genérico e abrangente possível, para que possa ser adaptado à realidade de cada Empresa Júnior. È no regimento interno que deve ser descrito minuciosamente o funcionamento, organização e padrões da Empresa Júnior dando a ela uma estrutura que atenda suas necessidades e que se adapte rapidamente as alterações que venham a ser feitas..

Em primeiro lugar deve ser definida a missão da Empresa Júnior, feito isso deve ser discutido uma proposta de Estatuto que será debatido, analisado, alterado e aprovado em Assembléia Geral dos alunos da Instituição, convocada para tal fim. Esta será a Assembléia Geral de Fundação e deve ser precedida de uma carta convite [Edital de Convocação] contendo dia, hora, local, objetivos da assembléia e a pauta da reunião

No dia deverá haver um livro de presença, para o registro dos participantes e onde serão anotadas todas as Assembléias futuras, devidamente assinado pelos presentes.

A assembléia deve eleger uma mesa dirigente dos trabalhos com um presidente e dois secretários. O presidente deve ler a pauta e encaminha os debates, principalmente do Estatuto.

A comissão de redação deve ler o Estatuto e, se possível, distribuir uma cópia para cada um dos presentes.

Um estatuto deve conter:


  1. nome da entidade e sua sigla;

  2. sede e foro;

  3. finalidades e objetivos;

  4. se os sócios respondem pelas obrigações;

  5. quem reponde pela entidade;

  6. sócios [tipos, entrada, saída, direitos e deveres];

  7. poderes [assembléia, diretoria, conselho];

  8. tempo de duração;

  9. como são modificados os estatutos;

  10. como é dissolvida a entidade e em caso de dissolução para onde vai o patrimônio.

Após a aprovação dos estatutos, passa-se a eleição da diretoria.


Posse da Diretoria
A eleição da diretoria deve seguir o aprovado no estatuto

Eleita a diretoria deve ser conferida a “posse” dos cargos eleitos

Feito isso finalmente foi fundada a Empresa Júnior, mas ela não possui ainda o status legal, o que só vai acontecer após alguns procedimentos burocráticos, muita paciência e persistência.
Registro Geral

Cada cartório tem suas exigências específicas, portanto sempre falta um item ou alguma coisa por menor que seja!

Não coloque o endereço da Empresa Júnior no estatuto, pois toda vez que mudar de endereço, o estatuto deverá ser alterado, nesta mesma burocracia.

O registro da Empresa Júnior deve ser feito no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas através de requerimento [ver modelo em anexo] do Diretor Presidente com a seguinte documentação que pode mudar de cartório para cartório:



  1. 3 cópias dos estatutos em papel timbrado com o visto de um advogado (registrado na OAB);

  2. 3 cópias da Ata de fundação, datilografada, sem os Estatutos, assinados pelo Presidente e demais diretores com firma reconhecida;

  3. Livros de Atas original;

  4. 3 cópias da relação Qualificada da Diretoria e suas assinaturas (nome, cargo, RG, CPF, estado civil, endereço, nacionalidade, profissão)

  5. 3 cópias da relação dos membros fundadores;

  6. extrato dos estatutos [um resumo com os principais pontos], pois às vezes os cartórios solicitam que se apresente a publicação no diário oficial destes extratos, outros fazem tudo isto simultaneamente.


Modelo de solicitação de registro


[em papel timbrado]
Ilmº Sr.

Oficial do cartório do registro Civil de pessoas jurídica


Prezado Sr.
Requeiro nos termos da Lei, que seja procedido o registro dos estatutos, livro de atas da [ nome da Empresa Júnior].
Nestes termos,

Peço deferimento

Assinatura do responsável [determinado no estatuto]


Após tudo isso a Empresa Júnior possui uma personalidade jurídica oficialmente reconhecida e válida, mas para poder realizar transações financeiras, celebrar contratos ou abrir uma conta bancária específica, precisará do CGC [Cadastro Geral de Contribuintes].



Receita Federal

De posse de todos os documentos devidamente registrados em cartório, autenticados e carimbados deve-se procurar uma Delegacia Regional da Receita Federal. Para obter Inscrição Federal (CGC) é necessário:




  • preencher formulário de inscrição federal, datilografado em 03 vias

  • procurar o código da natureza jurídica ASSOCIAÇÃO CIVIL SEM FINS LUCRATIVOS código 302-6 (Associação)

  • procurar o código de descrição da atividade como “Educação continuada e permanente aprendizado profissional”, código 8093-4.

  • contar com a assinatura do Diretor Presidente, que será o responsável legal junto à Receita Federal

  • anexar o Estatuto registrado

A empresa já poderá operar com a Guia de Inscrição que contém o número do CGC .

Para obter isenção fiscal a nível federal, a Empresa Júnior deverá procurar a Agência da Receita Federal da Jurisdição da Empresa Júnior e pedir uma Declaração de Isenção de Imposto de Renda.


Registro estadual

As Empresas Juniores não prestam serviços e não vendem mercadorias por isso não pagam ICMS. Ver mais em “Impostos”.



Prefeitura

É necessário o registro na Prefeitura para obtenção de Alvará de funcionamento

Tentar o registro como entidade educacional e solicitar a isenção do imposto sobre serviços de qualquer natureza (ISSQN), pois essas entidades estas são normalmente consideradas de utilidade pública

A Inscrição Municipal deve ser feita junto à Secretaria de Finanças do Município, sendo preciso:



  • preencher formulário de inscrição municipal

  • marcar o código de inscrição municipal no qual Associação Civil melhor se enquadra, varia muito entre municípios e é importante que se pesquise a descrição que possibilite a isenção do ISSQN.

  • anexar: cópia do Estatuto registrado, cópia do protocolo do CGC e cópia do carnê do IPTU (sendo a sede da empresa júnior numa entidade educacional, ela está isenta de IPTU e é necessário a apresentação do alvará e/ou o documento de inspeção do corpo de bombeiros que devem ser solicitados a entidade na qual a Empresa Júnior está sediada)



Livros Fiscais


  • Segundo o código comercial todas as empresas devem possuir obrigatoriamente:

Livros Fiscais

Livros Razão

Livro Diário [deve ser registrado no cartório de títulos e documentos sua abertura e encerramento e no caso de perda ou roubo registrado boletim de ocorrência]

Todos os livros de Atas



Impostos


  • INSS

A empresa júnior deverá ainda se cadastrar no INSS, qualquer dúvida pode ser tirada no próprio cartório ou com qualquer advogado ou despachante


  • Imposto de renda

A Empresa Júnior deverá declarar todo ano Imposto de Renda mediante um balanço anual, assinado por um Contador (registrado no CRC), será feita uma declaração negativa normalmente entre os meses de maio a junho. A não declaração do IR poderá acarretar incidência de impostos federais (que não são tributados devido à isenção automática junto à Receita Federal quando emitido o CGC) e multas e sanções governamentais.

Caso a Empresa Júnior tenha empregados (secretária, office-boy..) existem diversas exigências legais, como pagamento do INSS, do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), retenção do IR (Imposto de Renda), assinatura da Carteira de Trabalho, etc , se os rendimentos individuais de cada empregado superar aproximadamente R$ 1081,50 por mês. Se este profissional já contribuir pelo valor limite em outra empresa deve-se solicitar a declaração desta empresa comprovando tal situação Neste caso, recomenda-se a ajuda de um contador.




  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)

Anualmente, deverá ser apresentado junto ao Ministério do Trabalho o Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS). As Empresas Juniores que não tem qualquer funcionário, a grande maioria, deverão apresentar RAIS com declaração negativa, indicando que não possuem empregados
Relação dos empregados e dos valores recolhidos sob a forma de impostos em fevereiro, o não pagamento esta sujeito a pesadas multas que variam de 400 UFIRs a 40000 UFIRs mais 50 UFIRs por bimestre em atraso e mais 10 UFIRs por empregado não declarado.



  • Recibo - em duas vias utilizando papel carbono, numerado (para dar maior fidelidade a contabilidade), com CGC e nome da Empresa Júnior, a primeira via é destinada a quem recebe e a Segunda é utilizada para fins contábeis.




  • Nota fiscal – Talão numerado em três emitido mediante apresentação da Prefeitura, mas se emitida a nota fiscal incidirá o ISSQN e a Empresa Júnior estará prestando um serviço o que implicará na revogação de todas as isenções de impostos referentes a prestação de serviços, este tópico está sendo revisto e uma posição definitiva será apresentada na próxima versão deste material.



Isenções


  • PIS

É isenta a Empresa Júnior que não estiver registrada como prestadora de serviços. Mas se esta estiver registrada como tal terá que recolher através de DARF (documento de arrecadação de receitas federais), PIS [Programa de Integração Social] Fat (0,65%) e COFINS [contribuição para financiamento da seguridade] (2%) do faturamento mensal, apresentados os cálculos quando da declaração da RAIS


  • ICMS

É isenta desde que não se enquadre como empresa prestadora de serviço, para isso nos contratos, estatutos e documentos legais em geral não devem constar os termos, serviços, assessoria, consultoria, projetos e similares.



Contabilidade

É obrigatória e deve ser feita por profissional registrado no conselho regional de contabilidade (CRC), é importante saber que a contabilidade atua em três áreas diferentes:



  • Administrativa (controla o patrimônio e faz o planejamento financeiro da empresa Júnior);

  • Econômica (apura os resultados, lucro, prejuízo ou nulo);

  • Jurídica (atende os preceitos legais)

Contabilidade Profissional

Devem ser formulados balancetes e balanços anuais por contador registrado no CRC, é obrigatório que o balanço anual seja feito por um contador.


Documentos o que arquivar:


  • Tudo relativo a previdência Social Acordos, contratos, termos de responsabilidade, recibos guias de INSS devem ser arquivados por no mínimo 20 anos




  • Relativos a Desenvolvimento de estudos, acordos , contratos e termos de responsabilidade devem ser arquivos até o término do período de vigência destes documentos mais um período de segurança




  • Documento contábeis




  • Notas Fiscais e recibos arquivados por no mínimo cinco (05) anos

  • Estatutos Atas de eleição e posse devem ser guardados eternamente


Conta corrente

A conta corrente deve ser aberta em nome da pessoa jurídica , registrada em cartório no banco de maior conveniência. Os representantes legais devem assinar os cheques em conjunto (ou seja, cada cheque precisa conter duas assinaturas, conforme previsto no seu Estatuto) e estes devem ser maiores de 21 anos ou emancipados.


Desenvolvimento de Estudos

A Empresa Júnior não presta serviços, consultoria e assessoria pois estas pressupõem vínculo empregatício e prestação de serviços, incidindo assim todos os impostos cabíveis.

Quando a Empresa júnior fizer seu primeiro contato com o cliente deverá apresentar uma Proposta de estudo ou de Desenvolvimento de Projeto contendo informações sobre


  • descrição técnica do projeto

  • metodologia a ser empregada

  • resultado final

  • prazos para o trabalho

  • orçamentos

  • forma de pagamento

Não existe subordinação no desenvolvimento de projetos pois isto caracterizaria vínculo empregatício e então devem ser pagos todos os impostos, inclusive o INSS.



[Não devem ser utilizados os termos, consultoria, projetos, serviços ou qualquer outro termo que remeta a idéia de prestação de serviços, pois assim incidirão diversos impostos dos quais as empresas juniores são isentas]
Aceita a proposta, elabora-se um Contrato de Desenvolvimento de estudo ou similar, que deve apresentar:

  • conteúdo da proposta

  • direitos e obrigações de ambas as partes

  • termos de rescisão

  • datas de entrega e pagamento

Para cada estagiário, faz-se um Termo de Compromisso que é o documento entre o consultor júnior e a empresa júnior e inclui:



  • programa do estagiário

  • atribuições

  • datas de entrega e recebimento

  • forma de recebimento [coloca-se o valor total a ser pago ao estagiário e nunca o valor por hora]

  • apólice de seguro, para tal a empresa júnior deve fazer um convênio com a faculdade, cadastrando-se como Empresa Concedente de Estágios e assim usufruir do seguro que já é pago pela faculdade em nome dos alunos, se não for feito este convênio não é obrigatório o pagamento de seguro, mas a Empresa Júnior é responsável pelos seus estagiários quando estes estiverem realizando projetos para a mesma.

Normalmente, faz-se necessário um Convênio de Concessão de Estágios com a Instituição de Ensino, e com este convênio pode-se efetivar a assinatura em Carteira de Trabalho do Estagiário pelo número de horas trabalhadas.

Algumas Universidades reconhecem este Estágio como válido para Conclusão de Curso.

Pagamento de Alunos


Ressarcimento de Custos/Despesas
A empresa Júnior deve ressarcir os alunos de todas as despesas nas quais incorreu através de recibo (estes devem conter o CGC de quem emitiu, em caso de pessoa jurídica ou CPF em se tratando de pessoa física)

O pagamento de Bolsa Estágio é importante, Nunca pagar como salário ou similar.

Perante a lei brasileira, o único estágio reconhecido é o curricular, daí a importância de sempre que possível incluir no projeto um aluno que esteja concluindo o curso.

Pagamento de Professores

Pode ser feito através de acordo de horas com a instituição, assim o professor seria pago pela faculdade por um determinado número de horas para desenvolver projetos na Empresa Júnior.

Deve ser feito o mesmo ressarcimento de Custos/Despesas que é realizado com os alunos.

Pode ser o pagamento através de recibo de pagamento a autônomo RPA, que é de responsabilidade da Empresa Júnior que deve manter cópias arquivadas junto com os demais documentos contábeis.


Benefícios para a Diretoria
Não deve existir qualquer destinação de verba aos integrantes da Diretoria da Empresa Júnior, se existir a Empresa Júnior terá que pagar todos os impostos relacionados.

O que deve ser feito é o pagamento de cursos, congressos, livros e outras despesas gastas com a Empresa Júnior. Esta é uma ótima maneira de incentivar a participação e criar um compromisso mais intenso entre o aluno e a Empresa Júnior.

Algumas Universidades particulares destinam uma bolsa auxílio aos integrantes da Diretoria o que facilita em muito o problema de tempo entre os diretores que precisam trabalhar para pagar a faculdade.
Esperamos que este material não se torne mais um acumulador de poeira nas Empresas juniores e que ao contrário seja constantemente utilizado por todos.
Contatos para sugestões e/ou eventuais esclarecimentos para:
FEJESP – federação das Empresas Juniores do estado de São Paulo

A/C Diretor Financeiro

Tel/Fax:(011)818-4429

E-mail: fejesp@davinci.fearp.usp.br



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