Resumo do Trabalho



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BOLSA ELETRÔNICA DE COMPRAS DO GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO

SISTEMA BEC/SP

Secretaria de Estado dos Negócios da Fazenda
Categoria: Transações para a sociedade
Tema: Comércio Eletrônico - B2G
Resumo do Trabalho

Implantação


Histórico
Em janeiro de 1996, a Secretaria da Fazenda implantou o Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios - SIAFEM/SP, que integra o Orçamento, a Contabilidade e a Administração Financeira, registrando todas as transações realizadas pelos órgãos da administração direta e entidades da administração indireta do Governo do Estado de São Paulo na gestão de suas atividades. Em abril de 1998 foi implantado o Sistema Integrado de Informações Físico-financeiras - SIAFÍSICO/SP, que uniformiza os procedimentos para cadastrar os fornecedores e para padronizar os materiais e serviços adquiridos ou contratados pelos Órgãos da administração direta ou indireta do Governo do Estado de São Paulo. O sistema opera com dois grandes Cadastros: o de Materiais – CADMAT com 125.000 itens e o de Fornecedores – CADFOR, que pode ser acessado via Internet e conta com 56.500 fornecedores. O SIAFÍSICO/SP informa, também, os preços unitários praticados de acordo com a quantidade de materiais adquiridos ou serviços contratados pelo Estado, possibilitando a elaboração de análise comparativa e subsidiando os novos processos de aquisições / contratações. O SIGEO – Sistema de Informações Gerenciais da Execução Orçamentária, implantado em 1998, permitiu agregar várias bases de dados, com vistas a criação de um data warehouse (armazém de dados) do Governo do Estado, disponibilizando o acesso rápido para os Gestores do Estado a informações sobre “como”, “quando”, “quanto” e “onde” o Governo do Estado está aplicando os recursos provenientes da arrecadação do Estado.

Com a implementação desses Sistemas o Governo do Estado de São Paulo passou a ter o controle total do processo de execução orçamentária. Certamente, foi uma das medidas tomadas que propiciou a extinção do déficit público a partir de 1997 . O sistema SIAFÍSICO ordenou todo o processo de compras de bens e serviços do Estado, com a criação dos cadastros de materiais, serviços e fornecedores e a formação de uma significativa base de preços praticados pelos Estado. A partir dessas informações, foram produzidos relatórios com a utilização do SIGEO, constatando-se a existência de uma grande dispersão de preços nas compras do Estado, em função da pulverização dos processos de compra que eram realizados de forma totalmente descentralizada. Entretanto, não havia como eliminar essa dispersão dos preços por meio da centralização das compras, pois a eventual economia seria perdida pelo aumento nos demais custos. A solução implicava manter o modelo descentralizado, dotando-o de tecnologia que possibilitasse a formação pública dos preços, o aumento da competição e o controle total dos processos. As informações sobre a execução orçamentária encontram-se disponíveis no site www.fazenda.sp.gov.br


Implantação
O Governo do Estado de São Paulo, por meio do Decreto nº 45.085, de 31 de julho de 2000, instituiu o sistema eletrônico de contratações, dispondo sobre normas operacionais de realização de despesas nessa formatação, destinado aos órgãos da administração direta e entidades autárquicas e fundacionais do Estado, abrangendo o recebimento de propostas em sistema eletrônico, por meio da Internet, para a apuração do menor preço ofertado, em hipóteses de dispensa de licitação, pelo valor, e procedimentos licitatórios realizados na modalidade convite, cujo objeto seja a aquisição de bens para entrega imediata, desde que os licitantes estejam previamente cadastrados no SIAFÍSICO, em seu banco de dados de fornecedores.

Esse procedimento eletrônico, posteriormente denominado "Bolsa Eletrônica de Compras do Governo do Estado de São Paulo - BEC/SP", caracteriza-se como o ambiente onde as contratações eletrônicas efetivamente acontecem.

O próximo passo foi implantar o Sistema BEC/SP. Isso ocorreria em setembro de 2000, para o procedimento de dispensa de licitação, na forma de projeto piloto para que pudéssemos monitorar essa fase de adaptação das unidades compradoras do Estado. Com o êxito do projeto piloto, o sistema foi regulamentado oficialmente pelo Decreto nº 45.695, de 05 de março de 2001, que, além disso, atribuiu ao sistema a denominação antes referida.

Desde então, foram alcançados resultados expressivos em relação às aquisições realizadas por esse procedimento, fazendo com que ocorressem demandas para a ampliação dessa forma eletrônica de contratações. Em 2001 foi implantada a modalidade de licitação convite, conforme previsto na regulamentação (Decreto nº 46.074, de 30 de agosto de 2002) e, em outubro de 2002, em parceria com a Secretaria de Estado da Saúde, foi incluída a compra de itens referentes à medicamentos, correlatos, saneantes domissanitários e cosméticos, de uso médico odontológico ou hospitalar.

O sucesso nas aquisições foi tão representativo que motivou o Governo do Estado a ampliar a utilização da BEC/SP, em outubro de 2003, para procedimentos de dispensa de licitação, outubro de 2000, aos Municípios, com sede e foro no Estado de São Paulo, e às Sociedades de Economia Mista, não dependentes, integrantes da Administração Indireta do Estado e, em julho de 2004, para as Universidades Estaduais.

Não podemos deixar de citar algumas das razões desse desempenho notável:



  • Economia - foi da ordem de 25%, entre o valor fixado como referência para as aquisições e o efetivamente negociado;




  • Transparência - todo o procedimento registrado em meio eletrônico, plataforma internet, possibilitando o efetivo acompanhamento pela administração pública, pelos fornecedores e pelos cidadãos;




  • Agilidade - padronização de editais, minimizando os efeitos de impugnação e facilitando o entendimento do mercado;




  • Competitividade - aumento do número de fornecedores participantes dos procedimentos de aquisição;



  • Padronização - procedimento unificado, maior eficiência gerando melhor resultado.





Impessoalidade e ética na negociação


Problema enfrentado ou oportunidade percebida

A Secretaria da Fazenda, por intermédio do Banco Interamericano de Desenvolvimento - BID, com parceria do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento - PNUD, recebeu recursos para modernização das áreas: tributária, da administração financeira e do controle interno. Diversas iniciativas foram tomadas nesse sentido, sendo que uma delas seria a integração dos sistemas orçamentário e financeiro do Estado, já que, até 1995, eles eram dissociados.


Com as informações consolidadas e padronizadas, após a implantação do SIAFEM/SP, posteriormente, a do SIAFÍSICO, a Secretaria pôde dessa forma (Somente para não repetir o então que está também na frase seguinte), elaborar projetos subseqüentes com o intuito de otimizar e racionalizar, ainda mais, os recursos financeiros. Surgiu, então, a oportunidade de, com base nessas informações, propormos a criação de um ambiente de negociação eletrônico, utilizando os recursos de tecnologia da informação disponíveis, para propiciar maior competitividade - lei da oferta e da procura - gerando maior economia para a administração pública, dentro da premissa de uma administração responsável.


Solução adotada

Os objetivos que nortearam a implantação da BEC/SP foram:




  • implantar medidas que assegurassem a correta e melhor aplicação dos recursos públicos e dotassem a Administração de instrumentos rápidos e eficazes para o gerenciamento, controle e economia na realização de suas despesas;

  • aperfeiçoar os procedimentos administrativos, facilitando o controle da legalidade e regularidade dos atos, por meio da utilização dos recursos de tecnologia da informação;

  • assegurar a máxima rapidez nos trâmites administrativos que envolvem as aquisições de bens, reforçando a imagem de credibilidade do Estado quanto ao cumprimento de suas obrigações e, assim, auferindo desejável redução no custo de bens adquiridos;

  • explorar o poder de compra do Estado, sob o enfoque de uma política de gestão pública responsável, levando-se em consideração razões de logística que poderão determinar a conveniência de se programar as aquisições das unidades administrativas em lotes de maior ou menor quantidade, a depender do exame global das necessidades da Administração.

O investimento necessário à implantação do Sistema BEC/SP foi em torno de R$ 2.500.000,00 (dois milhões e quinhentos mil reais) levando-se em consideração à contratação da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - PRODESP, a aquisição de equipamentos e de softwares necessários ao desenvolvimento do projeto.

Foram várias as dificuldades iniciais encontradas, como falta de capacitação em informática, resistência cultural e inexistência de parâmetros para desenvolvimento de um sistema eletrônico de negociação.

As informações relativas ao Sistema BEC/SP encontram-se disponíveis no site www.bec.sp.gov.br , por onde se pode acompanhar todas as etapas e a performance do procedimento de aquisição de bens para entrega imediata.

Características da iniciativa



Relevância social do tema e do objetivo
Esse projeto tem grande relevância social, tendo em vista que coloca à disposição da sociedade informações sobre os processos de aquisição de bens, até o limite de R$ 80.000,00, bem como propicia um aumento da competitividade dos fornecedores interessados em vender para o Estado.
Caráter inovador
A BEC/SP teve um caráter inovador quando, com a utilização de recursos de tecnologia da informação, conciliou os dispositivos legais e disciplinares e sistematizou os procedimentos de aquisição de bens, por dispensa de licitação e na modalidade de licitação convite.
Efetividade de Resultados
Os resultados foram altamente positivos, superando as expectativas e, inclusive, cobrindo o custo inicial de implantação, no primeiro ano de funcionamento.


Em R$

P
rêmios conquistados



  • ADVB - Top Internet – 2000 - Top New Media – Governo do Estado/BEC




  • Maior Projeto Paradigma 2001




  • Prêmio Padrão de Qualidade 2001 - B2B Magazine




  • III Prêmio de Excelência em Governo Eletrônico - 2004 - ABESP - Associação Brasileira de Empresas Estaduais de Processamento de Dados em parceria com o Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão


Possibilidade de multiplicação
A partir da implantação, novas oportunidades e novas demandas surgiram. A BEC/SP não parou de crescer. Integram o sistema, atualmente, não só a Administração Direta, Autárquica e Fundacional, como também os Municípios, as Sociedades de Economia Mista não dependentes e as Universidades. Existe, ainda, uma demanda por parte de outras entidades, como a Ordem dos Advogados do Brasil - OAB e o SEBRAE - Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas.

Devido ao reconhecido sucesso alcançado, recursos adicionais foram destinados ao projeto, pelo BID, para sua expansão, que inclusive recomendou em seus relatórios a implantação desse modelo de compras à todos os entes da federação.

A Secretaria da Fazenda passa, então, a estudar novos projetos para a ampliação do Sistema BEC/SP, culminando na proposta da implantação do pregão eletrônico e implantação de um cadastro unificado de fornecedores de todas as unidades do Estado.
Desenvolvimento de parcerias com outras entidades do setor público, social ou privado
Esse sistema foi desenvolvido com recursos internacionais, geridos pela Secretaria da Fazenda, com projeto próprio de execução e apoio, na área de tecnologia da informação, da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - PRODESP; no disciplinamento das novas funcionalidades do Sistema BEC/SP, da Procuradoria Geral do Estado; pela constituição de grupos de trabalho multidisciplinares, da Casa Civil, envolvendo toda a Administração Estadual, por meio do Comitê de Qualidade da Gestão Pública - CQGP, com o objetivo de agilizar a implantação dessas novas funcionalidades.
Relação custo-benefício
Com a implantação desse sistema informatizado, atingimos, atualmente, o patamar de 25% de economia nas negociações, sem considerar a economia processual que veio a se revelar significativa. Trabalho realizado recentemente pela pesquisadora da FAPESP - Florencia Ferrer - apurou o custo da utilização dos procedimentos tradicionais, como algo em torno de R$ 1.074,09 e dos eletrônicos, em R$ 188,49. Inegavelmente, uma economia considerável, comprovando, mais uma vez, a importância desse sistema implantado, não só no que se refere aos benefícios agregados à área de licitação, mas também como ferramenta de gestão orçamentária e financeira.
Lições aprendidas
A experiência de trabalhar com projetos foi efetivamente o grande aprendizado. O Estado não tinha essa cultura e tivemos que trabalhar com o comportamento das pessoas para que efetivamente trabalhassem voltadas para o atingimento de resultados.

A possibilidade de trabalharmos com consultoria, também merece destaque, pois foi altamente positiva, agregando valor, não somente ao trabalho, mas também aos técnicos que puderam aproveitar a oportunidade para compartilhar suas experiências.

O trabalho com equipes multidisciplinares também foi um dos marcos de sucesso e de agilidade para a implantação do projeto. Todos estavam voltados para um mesmo objetivo, não importava, naquele momento, o cargo ou posição que eles ocupavam.

A formação de um novo departamento a partir do "zero", pois tivemos que contar com a colaboração de funcionários de diversas áreas, treiná-los e motivá-los para participar dessa nova empreitada. Aqui cabe uma observação: atualmente, o índice de satisfação dos funcionários é muito bom.

Finalmente, como líder do projeto e pela experiência adquirida, aconselho aos funcionários que adotem o modelo de administrar por projetos, pois ele agrega efetivamente valor ao processo e ao conhecimento humano.

Equipe técnica

SECRETARIA DA FAZENDA

Eduardo Refinetti Guardia

Secretário da Fazenda
Milton Frasson

Coordenador da

Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas - CEDC

Responsável pelo Sistema BEC/SP


Maria de Fátima Alves Ferreira

Assistente Técnico de Coordenador da Fazenda Estadual

Líder do Projeto BEC/SP
Cesarvinicius Satt Rodrigues

Diretor do DTI


Eurico Hideki Ueda

Coordenador UCE


PROCURADORIA GERAL DO ESTADO

Maria Emília Pacheco

Procuradora assessora
CASA CIVIL

Roberto Meizi Agune

Coordenador
COMPANHIA DE PROCESSAMENTO DE DADOS DO ESTADO DE SÃO PAULO - PRODESP

Marcos Ide



Especialista em informática
CONSULTORIA PNUD

Lucilla Pinto


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